ChatGPTでビジネスメール作成が劇的改善！1つの型で全て解決するプロンプト文

2024年9月14日

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社会人としてビジネスメールを作成しようとすると、次のような悩みはありませんか。

どのようにアイサツを書き、どのようにビジネスメールを終えるべきか分からない。
忙しい業務の中で、ビジネスメール作成にかかる時間を減らしたいが、効率化する方法が分からない。
ChatGPTをビジネスメール作成にどう活用するかが分からない

結論をまとめると次のとおりです。

ChatGPTはいろんなビジネスのアイサツを知っているので、ビジネスメールの始め方と終わり方を教えてくれます。
ChatGPTは速くて正確にビジネスメールを書くのが得意なので、ビジネスメールをすぐ作成して時間を節約できます。
ChatGPTに何を書きたいか教えると、それに合ったビジネスメールを作ってくれるので、いろんな場面でのメールの書き方を覚えられます。

当記事では、ChatGPTの1つのプロンプトの型で全てのビジネスメールを作成する方法を解説します。当記事を読むことで、ビジネスメール作成の難しさから解放され、効率的に時間を使えます。

※ChatGPT入門として何に使うか他の活用方法を知りたい方は、次の記事で解説しています。

【ChatGPT入門】何に使う？活用方法を理解し作業効率劇的改善

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ChatGPTを活用してビジネスメール作成するメリット・デメリット

ChatGPTを活用することで、ビジネスメール作成のプロセスが変わります。ここでは、ChatGPTを使ったビジネスメールの作成における主なメリットとデメリットについて、シンプルに説明します。

メリット

【時間の節約】ChatGPTはすばやい対応が可能で、ビジネスメールを素早く作成します。これにより、他の業務に集中できます。
【臨機応変な対応】ChatGPTは様々なプロンプトに基づき、自然で適切なビジネスメールを生成します。フォーマルなビジネスシーンからカジュアルなやり取りまで、幅広く対応できます。
【24時間利用可能】ChatGPTは常に利用可能で、時間や場所に関係なくビジネスメールの作成ができます。これはグローバルなビジネス環境やリモートワークにおいて特に役立ちます。

デメリット

【人間の判断力の欠如】ChatGPTはAIによるものなので、人間特有の感覚や経験を完全には再現できません。複雑な状況や細かなニュアンスを含むビジネスメールの作成には限界があります。
【プライバシーとセキュリティ】ChatGPTのようなAIは多くのデータを扱うため、セキュリティとプライバシーが重要な懸念事項となります。
【誤解の可能性】ChatGPTは学習データに基づいて動くため、場合によっては誤った情報や誤解を生じる可能性があります。

ChatGPTで作成できるビジネスメールの種類と特徴

ChatGPTは様々なビジネスメール作成に役立ちます。この記事では、社会人1年目の方やIT未経験者でも理解しやすいように、ChatGPTを使って作成できるビジネスメールの種類とその特徴を簡単に説明します。

種類	場面	具体例（ビジネスメールの冒頭）
初回連絡メール	新メンバー自己紹介、新プロジェクト開始、新ポジション就任（着任のあいさつ）	〇〇〇〇と申します。新たにマーケティングチームの一員として、皆様と共に成果を上げていくことを楽しみにしています…
提案・商談メール	新製品提案、新サービス提案、パートナーシップ提案	〇〇〇〇様、弊社の新製品についてご提案させていただきます。この新AI製品は業界で注目を集めており、貴社のビジネスに対するメリットを…
商品・サービスメール	商品発送通知、商品問題報告（クレーム）、返品要求、納品通知	〇〇〇〇様、ご注文いただいた商品を本日発送いたしました。追跡番号はXXXXXXです。詳細な配達状況はこちらのリンクでご確認ください…
財務・契約メール	請求書送付、支払い詳細説明、契約解約要求	〇〇〇〇様、今月のご利用明細と請求金額をお知らせします。詳細は添付ファイルの請求書をご覧ください。お支払い期限は2023年8月7日までとなります…
感謝・お詫びメール	お礼、謝罪、お詫び、トラブル報告の謝罪	〇〇〇〇様、先日はお時間を割いてのご面談、誠にありがとうございました。また、配送が遅れたことでご迷惑をおかけしたこと、深くお詫び申し上げます…
進捗報告・通知メール	プロジェクト進捗報告、結果報告、スケジュール変更通知	チーム全員へ、プロジェクトの進捗状況を報告します。現在、フェーズ1は85%まで進捗しており、予定通り次のフェーズに移行します…
イベント通知メール	各種イベントの通知や参加を促す（忘年会の案内、新年会の案内、新人歓迎会の案内、歓送迎会の案内など）	〇〇〇〇様、今年の忘年会を12月20日に開催いたします。皆様のご参加を心よりお待ちしております…
新年あいさつメール	新年や年末年始のあいさつを伝える	〇〇〇〇様、新年あけましておめでとうございます。今年もどうぞ宜しくお願い申し上げます…
お祝いメール	誕生日お祝い、昇進お祝い、成功祝賀、退職祝い	〇〇〇〇様、誕生日おめでとうございます！皆からの感謝と祝福の気持ちを込めて、特別なサプライズを準備しました…
チーム通知メール	チーム進捗通知、新目標設定、新ルール通知	チーム全員へ、チームの進行状況と新たな目標について報告します。これまでの成果と、これからの方針について…
会社通知メール	社内ニュース、規則変更通知、組織変更の通知（異動、退職など）	全社員へ、来週より新しい出勤ルールが適用されます。全員が新しいルールに従って働けるよう、詳細を確認してください…
面接関連メール	面接日時通知、面接場所通知、面接結果通知	〇〇〇〇様、ご応募いただき誠にありがとうございます。面接の日時は2023年7月15日、14時からとなります。場所は弊社本社で、面接官は△△△△部長が務めます…

ビジネスメールの種類と利用場面

ChatGPTを使うことで、これらのメールをすばやく適切に作成することができます。プロンプトに基づき柔軟に文章を生成し、正確な表現とビジネスマナーを学ぶことが可能です。これにより、特に初心者やIT未経験者の方々の業務効率が向上し、スムーズな業務運営が期待できます。

【実践】ChatGPTの1つのプロンプトの型で全てのビジネスメールを作成する方法

ビジネスメールは、日々の業務における重要なコミュニケーション手段です。自己紹介から商談、請求書の送付まで、ビジネスメールの種類は幅広いです。ChatGPTを使えば、これらのビジネスメールを効率的に作成できます。ここでは、ChatGPTを使ったビジネスメール作成の簡単な手順を紹介します。

STEP

ChatGPTに目的のビジネスメール作成に必要な情報を確認

ChatGPTのプロンプト例の赤文字を今回のビジネスメール作成の目的に置き換えて実行してください。実行すると、ChatGPTが今回のビジネスメール作成に必要な情報を提供してくれます。

ChatGPTのプロンプト例

[ビジネスメール作成の目的]に関するビジネスメールを作成したいです。
ChatGPTで現状に基づいたビジネスメールを作成してもらうには、どういう情報が必要ですか。
箇条書きで情報の内容と、その情報の具体例を教えてください。

ChatGPTのプロンプト例と実行結果

STEP

必要な情報を具体化し、ChatGPTに指示を出す

ChatGPTのプロンプト例の赤文字を、STEP1の必要な情報を具体化したものに置き換えて実行してください。この情報は、メールの詳細に合わせて増やしたり減らしたりできます。メールの内容に関連する詳しい情報を入れると、あなたのニーズに合った文章が作れます。

ChatGPTのプロンプト例

以下の情報を基にビジネスメールを作成してください。

[STEP1の必要な情報を具体化したもの]

ChatGPTに入力する際には、次の情報を含めないでください

・個人情報（名前、住所、電話番号、メールアドレス、クレジットカード番号、銀行口座番号など）
・会社の機密情報（商品・サービス開発の情報、研究開発の情報、経営戦略の情報、顧客情報、従業員情報、特許情報、商標情報、技術情報、財務情報、ノウハウなど）

ChatGPTが必要な情報として上記をあげてきた場合、

・〇〇〇〇、△△△△、□□□□、××××などの記号を使用する
・特定できない適当な単語に置き換える
・情報は未記入にする

など、特定できないように対策してください。

※ChatGPTの情報漏洩リスクは、次の記事で解説しています。

ChatGPT情報漏洩！「履歴オフ」は効果抜群のセキュリティ対策で安全性担保

ChatGPTのプロンプト例と実行結果

STEP

ChatGPTで作成されたビジネスメールを添削・修正する。もしくはSTEP2の必要な情報を添削・修正して再度ビジネスメール作成する

ChatGPTが生成したビジネスメールを、自分のビジネスや状況に合わせて添削・修正します。適切な単語選びや文章の流れを確認し、必要に応じて日時や数字を加えるなどして、ビジネスメールを最終的な形に仕上げます。