ChatGPTのビジネスメール作成プロンプト！1つの型で全て解決

2023年7月9日2025年3月22日

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ビジネスメールを効率的に作成したいけれど、どうすればいい？
ChatGPTでメールを作れるって聞いたけど、プロンプトのコツは？
1つの型でどんなメールにも対応できる方法を知りたい！

ビジネスメールは、相手に伝わりやすく、ミスなく作成することが大切です。しかし、毎回ゼロから考えるのは時間がかかり、表現に迷うこともあるでしょう。

ChatGPTを活用すれば、簡単に正確なビジネスメールを作成できます。特に、適切なプロンプトを使えば、どんなメールでも統一された型で作れるため、作業効率が大幅に向上します。

本記事では、ChatGPTで作成できるビジネスメールの種類、1つの型で解決するプロンプトの使い方、具体的なメールの例10パターンを紹介します。

この記事を読めば、ChatGPTを使ったビジネスメール作成のコツがわかり、すぐに活用できるようになります。効率的にメールを作成し、仕事の負担を減らしましょう！

※参考までに、ChatGPTの活用術をまとめてます。興味がある方はチェックしてみてください。

ChatGPTで作成できるビジネスメールの種類と特徴

ChatGPTは、さまざまなビジネスメールの作成に役立ちます。本記事では、社会人1年目の方やIT未経験者でも理解しやすいように、ChatGPTを活用して作成できるビジネスメールの種類と特徴を分かりやすく解説します。

種類	場面	具体例（メールの冒頭）
初回連絡メール	新メンバー自己紹介、新プロジェクト開始、新ポジション就任（着任のあいさつ）	〇〇〇〇と申します。新たにマーケティングチームの一員として、皆様と共に成果を上げていくことを楽しみにしています…
提案・商談メール	新製品提案、新サービス提案、パートナーシップ提案	〇〇〇〇様、弊社の新製品についてご提案させていただきます。この新AI製品は業界で注目を集めており、貴社のビジネスに対するメリットを…
商品・サービスメール	商品発送通知、商品問題報告（クレーム）、返品要求、納品通知	〇〇〇〇様、ご注文いただいた商品を本日発送いたしました。追跡番号はXXXXXXです。詳細な配達状況はこちらのリンクでご確認ください…
財務・契約メール	請求書送付、支払い詳細説明、契約解約要求	〇〇〇〇様、今月のご利用明細と請求金額をお知らせします。詳細は添付ファイルの請求書をご覧ください。お支払い期限は2023年8月7日までとなります…
感謝・お詫びメール	お礼、謝罪、お詫び、トラブル報告の謝罪	〇〇〇〇様、先日はお時間を割いてのご面談、誠にありがとうございました。また、配送が遅れたことでご迷惑をおかけしたこと、深くお詫び申し上げます…
進捗報告・通知メール	プロジェクト進捗報告、結果報告、スケジュール変更通知	チーム全員へ、プロジェクトの進捗状況を報告します。現在、フェーズ1は85%まで進捗しており、予定通り次のフェーズに移行します…
イベント通知メール	各種イベントの通知や参加を促す（忘年会、新年会、新人歓迎会、歓送迎会など）	〇〇〇〇様、今年の忘年会を12月20日に開催いたします。皆様のご参加を心よりお待ちしております…
新年あいさつメール	新年や年末年始のあいさつを伝える	〇〇〇〇様、新年あけましておめでとうございます。今年もどうぞ宜しくお願い申し上げます…
お祝いメール	誕生日、昇進、成功祝賀、退職祝い	〇〇〇〇様、誕生日おめでとうございます！皆からの感謝と祝福の気持ちを込めて、特別なサプライズを準備しました…
チーム通知メール	チーム進捗通知、新目標設定、新ルール通知	チーム全員へ、チームの進行状況と新たな目標について報告します。これまでの成果と、これからの方針について…
会社通知メール	社内ニュース、規則変更通知、組織変更の通知（異動、退職など）	全社員へ、来週より新しい出勤ルールが適用されます。全員が新しいルールに従って働けるよう、詳細を確認してください…
面接関連メール	面接日時通知、面接場所通知、面接結果通知	〇〇〇〇様、ご応募いただき誠にありがとうございます。面接の日時は2023年7月15日、14時からとなります。場所は弊社本社で、面接官は△△△△部長が務めます…

ChatGPTを活用すれば、これらのビジネスメールを短時間で作成でき、業務の効率化につながります。適切なプロンプトを使うことで、正確な表現やビジネスマナーを学びながら、柔軟な文章作成が可能になります。

特に、初心者やIT未経験者の方でも簡単に使いこなせるため、日々の業務負担を軽減し、スムーズなコミュニケーションを実現できます。

ChatGPTのビジネスメール作成！1つの型で全て解決するプロンプト

ビジネスメールは、日々の業務における重要なコミュニケーション手段です。自己紹介から商談、請求書の送付まで、さまざまなシーンで活用されます。ChatGPTを活用すれば、これらのビジネスメールを短時間で作成し、効率的に対応することが可能です。適切なプロンプトを使うことで、フォーマルな表現やビジネスマナーを守りながら、正確な文章を生成できます。

ここでは、ChatGPTを活用したビジネスメール作成の基本手順を紹介します。

STEP

ChatGPTに目的のビジネスメール作成に必要な情報を確認

ChatGPTのプロンプト例の赤文字部分を、作成するビジネスメールの目的に置き換えて実行してください。実行すると、ChatGPTが必要な情報をリストアップしてくれます。

ChatGPTのプロンプト例

[ビジネスメール作成の目的]に関するビジネスメールを作成したいです。
ChatGPTで現状に基づいたビジネスメールを作成してもらうには、どういう情報が必要ですか。
箇条書きで情報の内容と、その情報の具体例を教えてください。

ChatGPTのプロンプト例と実行結果

STEP

必要な情報を具体化し、ChatGPTに指示を出す

STEP1で確認した必要な情報をもとに、ChatGPTのプロンプトの赤文字部分を置き換えて実行してください。必要に応じて情報を増減し、より詳細な内容を入力すると、あなたのニーズに合った文章が生成されます。

ChatGPTのプロンプト例

以下の情報を基にビジネスメールを作成してください。

[STEP1の必要な情報を具体化したもの]

ChatGPTに入力する際には、次の情報を含めないでください

情報の種類	具体的な例
個人情報	名前、住所、電話番号、メールアドレス、クレジットカード情報など
企業機密情報	取引情報、顧客データ、内部文書、戦略情報、財務情報など
パスワードや認証情報	ログインID、APIキー、暗号キーなど
未公開のアイデアや機密資料	特許関連情報、研究データ、新規事業計画など

ChatGPTの情報漏洩リスクのあるデータの種類

ChatGPTが必要な情報として上記をあげてきた場合、

・〇〇〇〇、△△△△、□□□□、××××などの記号を使用する
・特定できない適当な単語に置き換える
・情報は未記入にする

など、特定できないように対策してください。

※ChatGPTの情報漏洩対策は、次の記事で解説しています。