アクセス権とは、かんたんに言うと「使ってよい許可」のことです。
ファイルを見る、文章を直す、フォルダを開くなど、どこまで使えるかを決めるために使われます。
たとえば、学校の教室には入ってよい人と、入ってはいけない人がいます。
同じように、パソコンやスマホの中でも、ファイルやデータを使ってよい人を決める仕組みがあります。
ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。
アクセス権とは？かんたんに言うと「使ってよい許可」のこと
アクセス権とは、ファイルやフォルダ、アプリ、サービスなどを「使ってよいか」を決める許可のことです。
もう少し具体的に言うと、「見るだけならよい」「直してもよい」「管理してもよい」といった範囲を決めます。
アクセスとは、ここでは「見に行く」「使いに行く」という意味です。
権とは、「してもよい範囲」のことです。
つまりアクセス権は、「その情報に近づいて、どこまで使ってよいかを決めるもの」と考えるとわかりやすいです。
アクセス権の身近な例
アクセス権は、むずかしいIT用語に見えます。
しかし、考え方は日常生活にもあります。
学校の教室で考えるアクセス権
学校の教室で考えてみます。
生徒は自分の教室に入れますが、職員室には自由に入れないことがあります。
先生は職員室に入れます。
でも、生徒は先生の許可が必要です。
このように、「入ってよい場所」と「入ってはいけない場所」が分かれています。
ITでいうアクセス権も、これに近い考え方です。
ITでは、教室や職員室の代わりに、ファイル、フォルダ、写真、文書、アプリなどに対して許可を決めます。
家族で使うアルバムで考えるアクセス権
家族で写真アルバムを共有する場合も、アクセス権の考え方が使えます。
共有とは、自分だけでなく、ほかの人も見られるようにすることです。
たとえば、見るだけの人、写真を追加できる人、アルバムを消せる人を分けることがあります。
見るだけの人は、写真をながめることはできます。
でも、写真を消したり、並べ替えたりはできません。
これをITの言葉で言うと、「見る権限はあるが、編集する権限はない」という状態です。
ITでのアクセス権の意味
ITでのアクセス権は、ファイルやデータを使う範囲を決める仕組みです。
使う人ごとに、できることを分けます。
よくある分け方は、次の3つです。
見ることだけできる権限
見ることだけできる権限は、ファイルの中身を確認できる許可です。
ただし、内容を直したり、消したりはできません。
たとえば、学校のお知らせや会社の資料を見るだけのときに使われます。
「読むだけ」の状態と考えるとわかりやすいです。
編集できる権限
編集できる権限は、ファイルの内容を直せる許可です。
編集とは、文章を直したり、数字を入れたり、内容を変えたりすることです。
共同で資料を作るときに使われます。
ただし、直せる人が多すぎると、だれが何を変えたか分かりにくくなることがあります。
管理できる権限
管理できる権限は、ほかの人のアクセス権を変えられる許可です。
管理者とは、見る人や編集できる人を決められる人のことです。
Googleドライブなどでは、管理者に近い立場を「所有者」や「オーナー」と呼ぶこともあります。
所有者とは、そのファイルを持っていて、共有の設定を大きく変えられる人のことです。
学校でいう先生や、会社でいう管理担当者のような立場です。
大切な設定を変えられるため、限られた人にだけ与えることが多いです。
アクセス権が使われる場面
アクセス権は、いろいろな場面で使われています。
特に、ファイルを共有するときによく関係します。
Googleドライブなどの共有ファイル
Googleドライブなどで資料を共有するとき、アクセス権が使われます。
Googleドライブとは、ネット上にファイルを保存して使えるサービスです。
「見るだけ」「コメントできる」「編集できる」などを選べます。
コメントとは、本文は直接直さずに、意見やメモを書くことです。
たとえば、先生が生徒に資料を配る場合は、見るだけで十分なことがあります。
一方で、グループでレポートを作る場合は、編集できる権限が必要になることがあります。
会社や学校の共有フォルダ
会社や学校の共有フォルダでも、アクセス権が使われます。
共有フォルダとは、複数の人で使えるフォルダのことです。
部署やクラスごとに、見られるフォルダを分けるために使われます。
たとえば、総務の資料は総務の人だけが見られるようにします。
全員向けのお知らせは、全員が見られるようにします。
このように、必要な人だけが必要な情報を使えるようにするのが、アクセス権の役割です。
スマホアプリの権限設定
スマホアプリでも、アクセス権に近い仕組みがあります。
たとえば、カメラ、写真、位置情報、連絡先などを使ってよいかを確認されることがあります。
位置情報とは、今いる場所の情報のことです。
地図アプリなら、位置情報を使う理由があります。
写真アプリなら、写真へのアクセスが必要になることがあります。
このように、アプリがどの情報を使ってよいかを決めることも、アクセス権の考え方に近いです。
「アクセス権がありません」と表示される理由
「アクセス権がありません」と表示されるのは、そのファイルやページを使う許可がないという意味です。
多くの場合、設定やログイン中のアカウントを見直すことで理由が分かります。
見る許可がない
一番多い理由は、見る許可がないことです。
共有されたファイルでも、自分にアクセス権が付いていないと開けません。
たとえば、友人からリンクを送られても、共有設定が限られていると見られないことがあります。
この場合は、持ち主にアクセス権を付けてもらう必要があります。
ログインしているアカウントが違う
ログインしているアカウントが違う場合もあります。
ログインとは、サービスに自分のアカウントで入ることです。
アカウントとは、サービスを使うための自分用の登録情報のことです。
たとえば、メールアドレスとパスワードの組み合わせで使うことがあります。
学校のアカウントで見る必要があるのに、個人のアカウントで開いている場合があります。
このときは、正しいアカウントで入り直すと見られることがあります。
共有設定が変わった
前は見られたのに、急に見られなくなることもあります。
その場合、ファイルの持ち主が共有設定を変えた可能性があります。
たとえば、全員に見せていた資料を、特定の人だけに変えた場合です。
必要であれば、持ち主に確認するとよいです。
「アクセス権が必要です」と表示されたときの意味
「アクセス権が必要です」と表示されたときは、そのファイルやページを見るための許可が足りないという意味です。
多くの場合、ファイルの持ち主に許可をもらう必要があります。
これは、鍵のかかった部屋に入ろうとしている状態に近いです。
部屋の中に入るには、鍵を持っている人に開けてもらう必要があります。
ITでは、その鍵にあたるものがアクセス権です。
見る必要がある場合は、持ち主にアクセス権をリクエストします。
アクセス権をリクエストとは？
アクセス権をリクエストとは、ファイルの持ち主に「見られるようにしてください」とお願いすることです。
Googleドライブなどで、共有ファイルを開けないときに表示されることがあります。
リクエストを送ると、ファイルの持ち主に通知が届きます。
通知とは、お知らせが届くことです。
持ち主が許可すれば、ファイルを見られるようになります。
ただし、リクエストを送れば必ず許可されるわけではありません。
持ち主が内容を確認して、必要な人だけに許可することがあります。
アクセス権付与とは？
アクセス権付与とは、だれかに使う許可を与えることです。
付与は「与える」という意味です。
たとえば、先生が生徒に資料を見る許可を出すことです。
会社なら、上司や担当者がメンバーに共有フォルダを見る許可を出すことがあります。
ITでは、アクセス権を付与することで、見る、編集する、管理するなどの操作ができるようになります。
アクセス権設定でよくある種類
アクセス権設定では、よく使う種類があります。
名前はサービスによって少し違いますが、考え方は似ています。
| できること | 閲覧者 | 編集者 | 管理者・所有者 |
|---|---|---|---|
| 中身を見る | ○ | ○ | ○ |
| 文字を書きかえる | × | ○ | ○ |
| ファイルを消す | × | △ | ○ |
| ほかの人を招待する | × | △ | ○ |
△は、サービスや設定によってできる場合とできない場合がある、という意味です。
実際の画面では、「閲覧者」「編集者」「所有者」などの言葉が使われることがあります。
閲覧者
閲覧者は、見ることだけができる人です。
閲覧とは、内容を見ることです。
資料を読むだけなら、閲覧者で十分です。
内容を変えられないため、配布資料に向いています。
編集者
編集者は、内容を直せる人です。
文章を書きかえたり、ファイルを追加したりできることがあります。
共同作業をする人には、編集者の権限を付けることがあります。
ただし、だれに編集を許すかは確認しておくと安心です。
管理者・所有者
管理者や所有者は、アクセス権の設定を変えられる人です。
ほかの人を追加したり、外したりできることがあります。
管理者や所有者は大きな権限を持ちます。
そのため、必要な人だけにするのが基本です。
アクセス権とアクセス権限の違い
アクセス権とアクセス権限は、ほぼ同じ意味で使われることが多いです。
どちらも「使ってよい範囲」を表します。
ただし、少しだけ言い方の違いがあります。
アクセス権は、許可そのものを指すことが多いです。
アクセス権限は、「どこまでできるか」という範囲を指すときに使われやすいです。
たとえば、「見る権限」「編集する権限」「管理する権限」のように使います。
初心者のうちは、どちらも「使ってよい範囲のこと」と考えれば問題ありません。
アクセス権で初心者が間違えやすい点
アクセス権は便利な仕組みです。
ただし、設定の意味を知らないと、思ったより広く共有してしまうことがあります。
共有された人だけが見られるとは限らない
ファイルを共有したとき、必ず「指定した人だけ」が見られるとは限りません。
設定によっては、リンクを知っている人が見られる場合があります。
リンクとは、ファイルやWebページへ移動するための文字やボタンのことです。
共有するときは、だれが見られる設定なのかを確認しましょう。
リンクを知っている人全員が見られる設定もある
「リンクを知っている全員」が見られる設定があります。
これは、URLを知っている人なら開けるという意味です。
URLとは、Webページやファイルの場所を示す文字列のことです。
たとえば、ブラウザの上の方に表示される「https://」から始まる文字です。
この設定は便利ですが、URLがほかの人に伝わると、その人も見られることがあります。
SNSやメールでURLが広がると、知らない人に見られる可能性もあります。
個人情報や仕事の資料には、安易に使わない方が安全です。
大切なファイルは、特定の人だけに見せる設定を使いましょう。
編集できる人を増やしすぎない
編集できる人を増やしすぎると、内容が変わりやすくなります。
だれかが間違って消してしまうこともあります。
また、ほかの人が書いた内容を上書きしてしまうこともあります。
上書きとは、前の内容を新しい内容で置きかえることです。
見るだけでよい人には、閲覧者の権限を付けるのが基本です。
編集が必要な人だけに、編集できる権限を付けましょう。
アクセス権を安全に使うための注意点
アクセス権を設定するときは、「その人に本当に必要か」を考えることが大切です。
必要な人に、必要な範囲だけ許可します。
この考え方は、ITでは「最小権限の原則」と呼ばれます。
むずかしく聞こえますが、意味は「必要な分だけ許可する」ということです。
たとえば、家の鍵を渡す場面で考えるとわかりやすいです。
玄関だけ使えばよい人に、家中の部屋の鍵まで渡す必要はありません。
アクセス権も同じです。
資料を読むだけの人には、閲覧だけで十分です。
一緒に作業する人には、編集の権限を付けます。
管理できる権限は、できるだけ少ない人にします。
設定を変えられる人が多いと、共有範囲が分かりにくくなるためです。
使わなくなった共有は見直すとよいです。
卒業、退職、担当変更などがあったときは、アクセス権も合わせて確認しましょう。
アクセス権とは何かについてよくある質問
アクセス権とは何ですか？
アクセス権とは、ファイルやフォルダなどを使ってよいかを決める許可のことです。
見る、編集する、管理するなど、できることの範囲を決めます。
アクセス権がありませんと出たらどうすればよいですか？
まず、正しいアカウントでログインしているか確認します。
ログイン先が合っていても見られない場合は、ファイルの持ち主にアクセス権を付けてもらう必要があります。
アクセス権をリクエストとは何ですか？
アクセス権をリクエストとは、ファイルの持ち主に「見られるようにしてください」とお願いすることです。
持ち主が許可すると、ファイルを開けるようになります。
アクセス権付与とは何ですか？
アクセス権付与とは、だれかに使う許可を与えることです。
たとえば、資料を見る許可や、ファイルを編集する許可を与えることを指します。
アクセス権限とは同じ意味ですか？
アクセス権とアクセス権限は、ほぼ同じ意味で使われます。
どちらも「どこまで使ってよいか」を表す言葉です。
所有者と管理者は同じですか？
所有者と管理者は、どちらも強い権限を持つ立場です。
ただし、サービスによってできることや呼び方が少し違います。
初心者のうちは、「共有の設定を大きく変えられる人」と考えるとわかりやすいです。
まとめ：アクセス権とは「使ってよい範囲を決める許可」のこと
アクセス権とは、ファイルやフォルダ、アプリなどを使ってよい範囲を決める許可のことです。
見るだけ、編集できる、管理できるなど、できることを分けられます。
「アクセス権がありません」と表示されたときは、見る許可がない、またはログインしているアカウントが違う可能性があります。
必要な場合は、ファイルの持ち主にアクセス権をリクエストします。
アクセス権を設定するときは、必要な人に、必要な分だけ許可することが大切です。
これが「最小権限の原則」という考え方です。
アクセス権は、情報を必要な人にだけ届けるための大切な仕組みです。
むずかしく考えず、「使ってよい人と範囲を決めるもの」と覚えておきましょう。