PDFとは、スマホやパソコンで見られる書類ファイルのことです。
かんたんに言うと、紙の書類を画面で見られるようにしたものです。
PDFは、申込書、請求書、学校の資料、会社の資料、説明書などでよく使われます。この記事では、PDFファイルの意味、PDFリーダー、PDF編集、PDF変換、PDF印刷、PDFパスワード、PDFが開けない時の対処法まで、初心者向けにわかりやすく解説します。
ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。
PDFとは？かんたんに言うと見た目がくずれにくい書類ファイル
PDFとは、書類の見た目を保ったまま保存しやすいファイルのことです。
文字の位置、画像、表、余白などを、できるだけ同じ見た目で表示できます。
PDFファイルの意味
PDFファイルとは、「.pdf」という形で保存された書類ファイルです。
たとえば、「申込書.pdf」「請求書.pdf」「説明書.pdf」のような名前のファイルです。
PDFは、主に「見る」「送る」「印刷する」ための書類でよく使われます。
PDFを身近な例でいうと「画面で見る紙の書類」
PDFは、身近なものに例えると、画面で見る紙の書類です。
紙のプリントは、だれが見ても同じように見えます。PDFもそれに近く、相手のスマホやパソコンが違っても、同じ見た目で見せやすいのが特徴です。
ただし、PDFは紙そのものではありません。スマホやパソコンで開ける書類ファイルです。
PDFはスマホでもパソコンでも使われる
PDFは、スマホでもパソコンでもよく使われます。
学校の資料をスマホで見る時、会社の書類をメールで受け取る時、ネットで説明書を見る時などに使われます。
最近は、スマホだけでPDFを見る、保存する、コンビニで印刷する人も多いです。
PDFを使う前に知っておきたい基本用語
PDFを理解するには、先にいくつかの言葉を知っておくと読みやすくなります。
ここでは、PDFの記事でよく出てくる言葉をやさしく整理します。
ファイルとは？スマホやパソコンに保存されたもの
ファイルとは、スマホやパソコンに保存されたデータのまとまりです。
写真、動画、文書、音楽などもファイルです。PDFもファイルの一種です。
ファイル形式とは？ファイルの種類のこと
ファイル形式とは、ファイルの種類のことです。
PDF、Word、Excel、JPEG、PNGなどがあります。
ファイル名の最後に「.pdf」と付いていれば、PDFファイルです。この「.pdf」のような部分を拡張子と呼ぶこともあります。
データとは？スマホやパソコンで扱う情報のこと
データとは、スマホやパソコンで扱う情報のことです。
写真、文章、音楽、動画、PDFの中身などもデータです。
PDFリーダーとは？PDFを見るためのアプリ
PDFリーダーとは、PDFを開いて読むためのアプリです。
リーダーは「読むもの」という意味です。ここでは、PDFを見るためのアプリだと考えるとわかりやすいです。
PDFリーダーは、見るだけを目的にしたアプリもあります。その場合、PDFの文字や画像を大きく直せないことがあります。
ブラウザとは？インターネットを見るための窓口
ブラウザとは、Webサイトを見るためのアプリです。
Chrome、Safari、Edgeなどがあります。
PDFは、PDFアプリだけでなく、ブラウザで開けることもあります。
ダウンロードとは？ネット上のファイルを保存すること
ダウンロードとは、ネット上にあるファイルを、自分のスマホやパソコンに保存することです。
PDFの説明書や申込書を保存する時に使います。
アップロードとは？自分のファイルをネット上に送ること
アップロードとは、自分のスマホやパソコンにあるファイルを、Webサイト上のサービスや相手に送ることです。
PDF編集サイトやコンビニ印刷サービスを使う時に出てくる言葉です。
インストールとは？アプリを使えるように入れること
インストールとは、アプリをスマホやパソコンに入れて、使えるようにすることです。
PDFが開けない時に、PDFアプリをインストールする場合があります。
保存とは？あとで見られるように残すこと
保存とは、PDFをあとで見られるようにスマホやパソコンに残すことです。
メールやWebサイトで開いたPDFは、保存しておくとあとから見直しやすくなります。
変換とは？PDFを別の種類のファイルに変えること
変換とは、PDFをWord、Excel、画像など、別の種類のファイルに変えることです。
中身を使いやすくするために、入れ物を変えるイメージです。ただし、見た目が完全に同じになるとは限りません。
結合とは？複数のPDFを1つにまとめること
結合とは、複数のPDFを1つにまとめることです。
バラバラの書類を、1つの束にするイメージです。
分割とは？PDFのページを分けること
分割とは、1つのPDFから必要なページだけを分けることです。
たとえば、10ページあるPDFから3ページ目だけを取り出す時に使います。
圧縮とは？PDFの容量を小さくすること
圧縮とは、PDFの容量を小さくすることです。
布団を圧縮袋に入れて小さくするイメージです。PDFをメールで送れない時などに使います。
ただし、圧縮すると画像が少し粗くなることもあります。
暗号化とは？PDFに鍵をかけること
暗号化とは、PDFに鍵をかけて守ることです。
大事な書類を、鍵付きの封筒に入れるイメージです。正しいパスワードを知っている人だけが、中身を見られるようにします。
スキャンとは？紙の書類を読み取ること
スキャンとは、紙の書類をスマホやコピー機で読み取ることです。
写真に撮るのと似ていますが、文字や書類をきれいに残す目的で使われます。
なぜPDFがよく使われるの？
PDFがよく使われる理由は、相手のスマホやパソコンが違っても、書類の見た目をそろえやすいからです。
WordやExcelは、文章を作ったり、表を計算したりする時に便利です。ただし、相手の環境によっては、文字の位置や表の形が変わることがあります。
PDFにすると、文字、画像、表、余白などを、できるだけ同じ見た目で見せやすくなります。
そのため、申込書、請求書、学校や会社の資料、説明書など、完成した書類を相手に渡す時によく使われます。
PDFファイルはどんな場面で使われる？
PDFファイルは、見た目を変えずに書類を見せたい時によく使われます。
大切な書類を相手に送る時や、印刷して使う書類に向いています。
申込書や請求書で使われる
PDFは、申込書や請求書でよく使われます。
たとえば、銀行、学校、役所、会社の手続き書類などです。印刷して記入する書類にも使われます。
学校や会社の資料で使われる
学校の授業資料や、会社の会議資料にもPDFは使われます。
WordやPowerPointの資料をPDFに変えて送ると、相手の画面でも見た目がくずれにくくなります。
説明書やマニュアルで使われる
家電やスマホ、アプリの説明書にもPDFがよく使われます。
紙の説明書が手元になくても、メーカーのサイトからPDFで確認できることがあります。
メールやLINEで書類を送る時にも使われる
PDFは、メールやLINEで書類を送る時にも便利です。
写真で送るよりも文字が読みやすく、印刷もしやすいことがあります。
PDFのメリットとは？初心者にも便利な理由
PDFのメリットとは、相手のスマホやパソコンに左右されにくく、書類を見やすい形で渡せることです。
ここでは、初心者にもわかりやすいPDFの便利な点を紹介します。
見た目がくずれにくい
PDFの大きなメリットは、見た目がくずれにくいことです。
WordやExcelのファイルは、相手のパソコンやアプリによって表示が変わることがあります。PDFにすると、文字や画像の位置を保ちやすくなります。
印刷しやすい
PDFは、印刷用の書類としても使いやすいです。
用紙のサイズや余白を整えた状態で保存しやすいため、申込書や資料の印刷に向いています。
スマホでも開きやすい
PDFは、スマホでも開きやすいファイルです。
多くのスマホでは、特別なアプリを入れなくてもPDFを表示できることがあります。開けない場合は、PDFを見るためのアプリを使います。
相手に書類を送りやすい
PDFは、メールやチャットで相手に送りやすいです。
相手が同じアプリを持っていなくても開けることが多いため、書類の共有に向いています。
PDFリーダーとは？PDFを見るためのアプリ
PDFリーダーとは、PDFファイルを開いて見るためのアプリです。
PDFを見るための道具だと考えるとわかりやすいです。
PDFリーダーでできること
PDFリーダーを使うと、PDFファイルを開いて中身を確認できます。
ページをめくる、拡大する、文字を探す、印刷するなどの操作ができます。
見るだけのPDFリーダーでは編集できないことがある
PDFリーダーは、見ることを目的にしたアプリです。
そのため、PDFの中の文字や画像を自由に直せないことがあります。
PDFを直したい場合は、PDF編集に対応したアプリを使う必要があります。
スマホでは最初から開けることも多い
スマホでは、PDFをタップするだけで開けることがあります。
iPhoneやAndroidスマホには、PDFを表示する機能が最初から入っている場合があるためです。
ただし、PDFに文字を書きたい場合や、細かく編集したい場合は、PDFアプリが必要になることがあります。
代表的なPDFアプリ
PDFアプリには、PDFを見るだけのものと、編集もできるものがあります。
代表的なものには、Adobe Acrobat Reader、スマホに入っているファイルアプリ、ブラウザのPDF表示機能などがあります。
まずは、今使っているスマホやパソコンで開けるか確認するとよいでしょう。
PDF編集とは？PDFに文字を書いたりページを直したりすること
PDF編集とは、PDFファイルに文字を書き込んだり、ページを整理したりすることです。
ただし、PDFはもともと「見た目を保つ書類」として使われることが多いため、Wordのように自由に直せるとは限りません。
PDFに書き込みをする
PDF書き込みとは、PDFの上に文字や線を追加することです。
たとえば、申込書に名前を書く、資料にメモを書く、チェックを入れるといった使い方です。
手書きのように書けるPDFアプリもあります。
PDFの文字や画像を直す
PDF編集では、PDF内の文字や画像を直せる場合があります。
ただし、すべてのPDFでできるわけではありません。画像として作られたPDFでは、文字をそのまま直せないことがあります。
PDFページを削除する
PDFページ削除とは、いらないページをPDFから消すことです。
たとえば、10ページあるPDFから、不要な2ページだけを消す場合に使います。
PDFを回転する
PDF回転とは、横向きや逆さまになったページの向きを直すことです。
紙の書類を読み取った時に、ページが横向きになることがあります。その向きを直す時に使います。
PDF編集無料ツールを使う時の注意点
PDF編集無料ツールは便利です。
ただし、名前、住所、請求書、契約書などの大切な書類を、よく知らない無料サイトに入れるのは避けた方が安心です。
大切なPDFは、信頼できるアプリや公式のサービスを使いましょう。
PDF変換とは？PDFを別の種類のファイルに変えること
PDF変換とは、PDFファイルをWord、Excel、画像など、別の種類のファイルに変えることです。
たとえるなら、中身を使いやすくするために、ファイルの入れ物を変える作業です。
PDFをWordに変換する
PDFをWordに変換すると、文章を編集しやすくなることがあります。
たとえば、PDFの文章を直したい時に使います。
ただし、表や画像の位置が変わることがあります。変換後は、内容を確認することが大切です。
PDFをExcelに変換する
PDFをExcelに変換すると、表のデータを使いやすくなることがあります。
たとえば、PDFに入っている一覧表をExcelで計算したい時に使います。
ただし、PDFの作り方によっては、表がうまく分かれないこともあります。
PDFを画像に変換する
PDFを画像に変換すると、1ページを1枚の画像として保存できます。
SNSに載せる、資料の一部を画像として使う、スマホで見やすくする場合などに使われます。
PDFをJPEGやPNGに変換する
JPEGやPNGは、画像ファイルの種類です。
JPEGは写真に使われることが多い形式です。PNGは文字や図をはっきり見せたい時に使われることがあります。
PDF JPEG変換やPDF PNG変換は、PDFのページを画像として保存したい時に使います。
PDF変換無料サービスを使う時の注意点
PDF変換無料サービスは、手軽に使えるものがあります。
ただし、個人情報や仕事の重要書類を扱う時は注意が必要です。Webサイト上のサービスに送ったPDFがどのように扱われるか、利用前に確認しましょう。
PDFの結合・分割・圧縮とは？ページを整理する方法
PDFは、ページをまとめたり、分けたり、軽くしたりできます。
書類を送る前に整えたい時に便利です。
PDF結合とは複数のPDFを1つにまとめること
PDF結合とは、複数のPDFファイルを1つにまとめることです。
たとえば、「申込書.pdf」と「本人確認書類.pdf」を1つのPDFにする時に使います。
バラバラの書類を1つの束にするイメージです。
PDF分割とは必要なページだけ分けること
PDF分割とは、1つのPDFから必要なページだけを取り出すことです。
たとえば、10ページあるPDFから3ページ目だけを別のPDFにしたい時に使います。
PDF圧縮とはファイルの容量を小さくすること
PDF圧縮とは、PDFファイルの容量を小さくすることです。
布団を圧縮袋に入れて小さくするように、PDFを送れる大きさに近づけるイメージです。
PDFの容量が大きすぎると、メールで送れないことがあります。PDFを圧縮すると、送信しやすくなります。
ただし、画像が少し粗くなることもあります。
PDF印刷とは？紙に出す時の基本
PDF印刷とは、PDFファイルを紙に印刷することです。
PDFは印刷しやすい形で保存されることが多いため、申込書や資料を紙で使いたい時に便利です。
パソコンからPDFを印刷する
パソコンでPDFを開き、印刷ボタンを押すと紙に印刷できます。
印刷する前に、用紙サイズ、向き、ページ数を確認しましょう。
スマホからPDFを印刷する
スマホからPDFを印刷することもできます。
自宅のプリンターがスマホ印刷に対応していれば、スマホから直接印刷できる場合があります。
PDFをコンビニで印刷する
PDFコンビニ印刷とは、コンビニのコピー機でPDFを印刷することです。
スマホにあるPDFをコンビニ印刷用のアプリやサービスに登録し、コンビニのコピー機で印刷します。
コンビニ印刷用のアプリとは、スマホのPDFをコンビニのコピー機で印刷するためのアプリです。
プリンターを持っていない人でも、スマホからPDFをコンビニで印刷できます。
PDF印刷で文字や画像がずれる時の確認点
PDF印刷で文字や画像がずれる時は、印刷設定を確認しましょう。
用紙サイズ、拡大・縮小、余白、向きが合っていないと、思った通りに印刷されないことがあります。
「用紙に合わせる」や「実際のサイズ」などの設定を変えると直る場合があります。
PDFパスワードとは？PDFを開く人を制限する仕組み
PDFパスワードとは、PDFを開く時や編集する時に必要な合い言葉のようなものです。
大切な書類を、決まった人だけが見られるようにしたい時に使います。
PDFパスワード設定でできること
PDFパスワード設定では、PDFを開く時にパスワードを求めるようにできます。
また、印刷や編集を制限できる場合もあります。
たとえば、請求書や契約書などを送る時に使われることがあります。
PDF暗号化とはファイルに鍵をかけること
PDF暗号化とは、PDFに鍵をかけて中身を守ることです。
大切な書類を、ダイヤル錠付きの封筒に入れるイメージです。正しいパスワードを知っている人だけが、中身を見られるようにします。
パスワードを忘れると開けないことがある
PDFにパスワードを設定すると、パスワードを知らない人は開けません。
そのため、自分で設定したパスワードを忘れると、自分でも開けなくなることがあります。
パスワードは、なくさないように安全な場所で管理しましょう。
PDFが開けない時の原因と対処法
PDFが開けない時は、いくつかの原因が考えられます。
PDFアプリ、ファイルの状態、パスワード、スマホの容量などを順番に確認しましょう。
PDFを見るためのアプリが入っていない
PDFを見るためのアプリが入っていないと、PDFを開けないことがあります。
まずは、スマホやパソコンにPDFを開けるアプリがあるか確認しましょう。
ブラウザで開ける場合もあります。
ファイルが壊れている
PDFファイルが壊れていると、開けないことがあります。
たとえば、ダウンロードの途中で通信が切れた場合などです。
もう一度ダウンロードするか、送ってくれた相手に再送してもらいましょう。
パスワードがかかっている
PDFにパスワードがかかっていると、正しいパスワードを入れないと開けません。
パスワードがわからない時は、PDFを送った人や作った人に確認しましょう。
スマホの容量や通信状態を確認する
スマホの容量が少ないと、PDFを保存できないことがあります。
また、通信状態が悪いと、PDFをうまく読み込めない場合があります。
Wi-Fiにつなぐ、不要なファイルを消す、スマホを再起動するなどで改善することがあります。
PDF更新しないとどうなる？古いPDFアプリを使う注意点
PDF更新しないとどうなるのかは、主にPDFアプリの更新をしていない場合に関係します。
PDFそのものよりも、PDFを開くアプリが古いと、うまく表示できないことがあります。
PDFがうまく開けないことがある
PDFアプリが古いと、新しい作り方で保存されたPDFをうまく開けないことがあります。
文字が表示されない、画像が出ない、印刷がうまくいかない場合があります。
安全面で弱くなることがある
古いアプリを使い続けると、安全面で弱くなることがあります。
アプリの更新には、不具合の修正や安全のための修正が含まれることがあります。
PDFアプリは定期的に更新する
PDFアプリは、できるだけ新しい状態にしておきましょう。
スマホならアプリストア、パソコンならアプリの更新画面から確認できます。
更新することで、PDFをより安定して開ける場合があります。
PDFと似た言葉の違い
PDFは、Word、Excel、画像ファイルなどと混同されやすいです。
それぞれの違いを知ると、どのファイルを使えばよいか判断しやすくなります。
PDFとWordの違い
Wordは、文章を作ったり直したりするためのファイルです。
PDFは、完成した書類を見た目を保って見せるためによく使われます。
たとえば、文章を作る時はWord、相手に完成版を送る時はPDF、という使い分けができます。
PDFとExcelの違い
Excelは、表や計算に使うファイルです。
PDFは、表の見た目をそのまま相手に見せたい時に使われます。
計算や入力をしたい時はExcel、印刷や共有をしたい時はPDFが向いています。
PDFと画像ファイルの違い
画像ファイルは、写真やイラストを保存するためのファイルです。
PDFは、文字、画像、表などをまとめて書類として保存できます。
1枚の写真なら画像ファイル、複数ページの書類ならPDFが使いやすいです。
PDFと紙の書類の違い
紙の書類は、手に取って読める書類です。
PDFは、スマホやパソコンで見られる書類です。
PDFは印刷すれば紙にできます。反対に、紙の書類をスマホやコピー機で読み取ればPDFにできることもあります。
初心者がPDFで間違えやすい点
PDFは便利ですが、初心者が誤解しやすい点もあります。
よくある間違いを知っておくと、PDFを安心して使いやすくなります。
PDFは必ず編集できるとは限らない
PDFは、必ず自由に編集できるわけではありません。
PDFによっては、文字を直せない場合があります。画像として保存されたPDFでは、見た目は文字でも、アプリ上では画像として扱われることがあります。
見るだけのPDFリーダーでは直せないことがある
PDFリーダーは、PDFを見るためのアプリです。
そのため、見るだけのPDFリーダーでは、文字や画像を直せないことがあります。
PDFを編集したい場合は、編集に対応したアプリを使いましょう。
PDFにしたら元のWordやExcelに完全に戻るとは限らない
PDFをWordやExcelに変換しても、元の状態に完全に戻るとは限りません。
文字の位置、表の形、画像の大きさが変わることがあります。
変換したあとは、必ず内容を確認しましょう。
無料のPDF編集サイトに大事な書類を入れない
無料のPDF編集サイトは便利ですが、大事な書類を入れる時は注意しましょう。
住所、名前、電話番号、契約内容、請求情報などが入ったPDFは、信頼できるサービスで扱う方が安心です。
アプリを入れなくても開ける場合がある
PDFは、必ず専用アプリを入れないと開けないわけではありません。
スマホやパソコンに最初から入っている機能や、ブラウザで開けることがあります。
ただし、文字を書き込んだり編集したりしたい場合は、PDFアプリを使う方が便利です。
PDFとは何かについてよくある質問
ここでは、PDFとは何かを調べている人が迷いやすい点をまとめます。
PDFとは初心者にもわかるように言うと何ですか？
PDFとは、スマホやパソコンで見られる書類ファイルです。
かんたんに言うと、紙の書類を画面で見られるようにしたものです。見た目がくずれにくく、印刷や共有に向いています。
PDFファイルはスマホで開けますか？
はい。PDFファイルはスマホで開けます。
多くの場合、PDFをタップするとそのまま表示できます。開けない時は、PDFを見るためのアプリを入れると開けることがあります。
PDFを見るにはPDFリーダーが必要ですか？
必要な場合もありますが、必ず必要とは限りません。
スマホやパソコンの最初から入っている機能で開けることもあります。ただし、PDFを安定して見たい時や文字を書きたい時は、PDFリーダーを使うと便利です。
PDF編集は無料でできますか？
無料でできる場合があります。
文字の書き込み、ページの回転、メモや線の追加などは無料アプリでできることがあります。ただし、文字や画像を本格的に直すには有料機能が必要な場合もあります。
PDFをWordやExcelに変換できますか？
はい。PDFをWordやExcelに変換できる場合があります。
ただし、元の見た目や表が完全に同じになるとは限りません。変換後は、文字や数字が正しいか確認しましょう。
PDFを画像に変換できますか？
はい。PDFをJPEGやPNGなどの画像に変換できる場合があります。
資料の1ページを画像として使いたい時や、スマホで見やすくしたい時に便利です。
PDFをコンビニで印刷できますか？
はい。PDFはコンビニで印刷できます。
スマホにPDFを保存し、コンビニ印刷用のアプリやサービスを使って印刷する方法があります。
PDFにパスワードを設定できますか？
はい。PDFにパスワードを設定できる場合があります。
PDFを開く時にパスワードを必要にしたり、編集や印刷を制限したりできます。
PDFが開けない時はどうすればいいですか？
まず、PDFを開けるアプリがあるか確認しましょう。
次に、ファイルが壊れていないか、パスワードが必要ではないか、スマホやパソコンの容量が足りているかを確認します。
それでも開けない場合は、もう一度ダウンロードするか、送った人に再送してもらうとよいです。
ITパスポートの勉強にもつながります
この用語は、ITパスポート試験の基礎知識にも関係します。試験対策で先に覚えたい用語をまとめて確認したい方は、こちらも参考にしてください。
まとめ｜PDFとは見た目を保ったまま使いやすい書類ファイル
PDFとは、スマホやパソコンで書類を同じ見た目のまま開きやすくするファイル形式です。
申込書、請求書、学校の資料、会社の資料、説明書など、身近な場面でよく使われます。
PDFは、見るだけでなく、編集、変換、印刷、結合、分割、圧縮、パスワード設定もできます。
一方で、すべてのPDFが自由に編集できるわけではありません。PDFをWordやExcelに変換しても、完全に元通りになるとは限りません。
大切な書類を扱う時は、信頼できるPDFアプリやサービスを使いましょう。PDFの基本を知っておくと、スマホでもパソコンでも書類を扱いやすくなります。