BPMとは、仕事の流れを見えるようにして、少しずつよくしていく考え方です。 会社やお店などで行う仕事を整理し、むだやミスを減らすために使われます。
BPMという言葉は、音楽の速さや心拍数でも使われます。 この記事では、ビジネスやITで使うBPMについて、初心者向けにわかりやすく解説します。
ここだけ読めばOK
BPMとは、仕事の流れを整理し、改善し続ける考え方です。 「どこで時間がかかっているか」「どこでミスが起きやすいか」を見つけ、仕事を進めやすくします。
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BPMとは
BPMとは、Business Process Managementの略です。 日本語では「業務プロセス管理」と呼ばれることがあります。
ただし、英語をそのまま覚える必要はありません。 まずは「仕事の流れを整理して、よりよくする考え方」と覚えれば大丈夫です。
ここでいう業務とは、会社やお店などで行う仕事のことです。 業務プロセスとは、その仕事を進める順番や流れのことです。
たとえば「注文を受ける」「商品を用意する」「お金を支払ってもらう」といった一連の流れがあります。 このような仕事の流れを整理し、問題点を見つけ、改善していくのがBPMです。
BPMは、一度だけ直して終わりではありません。 仕事の流れを何度も見直し、少しずつよくしていく点が大切です。
BPMをかんたんに言うと
BPMをかんたんに言うと、仕事の流れを「見える化」して、よりよい形に整えることです。 見える化とは、頭の中だけで考えず、図や表にして分かりやすくすることです。
たとえば、学校で文化祭の準備をするとします。 誰がポスターを作るのか、誰が買い出しに行くのか、いつまでに何を終えるのかが決まっていないと、作業が止まりやすくなります。
そこで、作業の順番や担当を整理します。 すると、どこが遅れているのか、何を直せばよいのかが分かりやすくなります。
ITやビジネスで使うBPMも考え方は同じです。 会社の仕事の流れを整理し、むだやミスを減らして、仕事を進めやすくします。
BPMは何の略？
BPMは、Business Process Managementの略です。 Businessは「仕事」や「事業」、Processは「流れ」、Managementは「管理すること」を表します。
まとめると、BPMは「仕事の流れを管理する考え方」です。 ただ管理するだけでなく、仕事をよりよくすることも含みます。
音楽や心拍数のBPMとの違い
BPMは、音楽や心拍数でも使われる言葉です。 音楽では、曲の速さを表す言葉として使われます。
心拍数では、1分間に心臓が何回動くかを表す言葉として使われます。 たとえば「BPM 80」は、1分間に80回という意味です。
この記事で扱うBPMは、それとは別の意味です。 ここでは、ビジネスやITで使う「Business Process Management」としてのBPMを説明します。
BPMの身近な例
BPMは、会社だけで使う特別な考え方ではありません。 身近な作業にも、同じような考え方があります。
学校の提出物で考えるBPM
学校でレポートを出す流れを考えてみます。 たとえば、次のような流れがあります。
- 先生が課題を出す
- 生徒がレポートを書く
- 生徒が提出する
- 先生が確認する
- 必要があれば直す
この流れの中で、提出先が分かりにくいと、出し忘れが起きます。 締め切りが見えにくいと、遅れる人も出ます。
そこで、提出方法や締め切りを分かりやすくします。 これが、BPMの考え方に近い例です。
ITやビジネスでは、こうした仕事の流れをさらに細かく整理します。 そして、問題が起きやすい場所を見つけて改善します。
会社の書類確認で考えるBPM
会社では、書類を作って、上司が確認し、さらに別の部署が確認することがあります。 部署とは、会社の中のチームのようなものです。
この流れが分かりにくいと、書類がどこで止まっているのか分かりません。 BPMでは、書類がどの順番で動くのかを整理します。
誰が確認するのか、どこで止まりやすいのかを分かりやすくします。 その結果、確認にかかる時間を減らしやすくなります。
BPMが必要とされる理由
BPMが必要とされる理由は、仕事の流れが複雑になりやすいからです。 人数が増えたり、使う仕組みが増えたりすると、どこで何が起きているか分かりにくくなります。
仕事のむだを見つけやすくなる
仕事の流れを整理すると、むだな作業に気づきやすくなります。 たとえば、同じ内容を別々の表に何度も入力している場合です。
このような作業は、時間がかかります。 入力ミスも起きやすくなります。
BPMでは、こうした作業を見つけます。 そして、入力を1回にまとめるなど、よりよい形に直していきます。
人によってやり方が変わるのを防ぎやすい
同じ仕事でも、人によってやり方が違うことがあります。 慣れている人は早くできますが、初めての人は迷いやすくなります。
BPMで仕事の流れを整理すると、作業の順番が分かりやすくなります。 そのため、誰が担当しても同じように進めやすくなります。
仕事を止めずに改善しやすい
BPMは、仕事を止めてすべて作り直す考え方ではありません。 今の仕事を続けながら、少しずつ見直していく考え方です。
そのため、毎日の仕事に取り入れやすい点があります。 大きく変える前に、小さな改善から始めることもできます。
BPMで行うこと
BPMは、仕事の流れを整理し、改善し続ける考え方です。 この考え方は、PDCAサイクルとも関係があります。
PDCAサイクルとは、「計画する」「実行する」「結果を確認する」「改善する」という流れをくり返す考え方です。 難しく考えず、「やってみて、結果を見て、よりよくする流れ」と考えると分かりやすいです。
BPMでも、仕事の流れを一度決めて終わりにはしません。 実際に使いながら、問題点を見つけて、少しずつ直していきます。
BPMでは、まず仕事の流れを整理します。 そのうえで、問題を見つけ、改善し、結果を確認します。
そして、確認した結果をもとに、また次の改善につなげます。 このくり返しによって、仕事の流れを少しずつよくしていきます。
仕事の流れを整理する
最初に、今の仕事がどのように進んでいるかを整理します。 誰が、いつ、何をしているのかを確認します。
このとき、作業を図にすることがあります。 図にすると、仕事の順番や関係が見えやすくなります。
問題点を見つける
次に、どこに問題があるかを探します。 たとえば、確認に時間がかかる場所や、同じ作業をくり返している場所です。
問題点を見つけるときは、感覚だけで判断しません。 実際の作業時間や件数などを見ながら考えます。
改善して、結果を確認する
問題点が分かったら、改善します。 改善とは、今よりよい状態に直すことです。
たとえば、確認の順番を変えたり、入力する場所を減らしたりします。 改善したあとは、よくなったかを確認します。
思ったほど効果が出ない場合は、もう一度見直します。 このように、BPMは「整理する」「直す」「確認する」をくり返す考え方です。
BPMが使われる場面
BPMは、さまざまな仕事で使われます。 特に、複数の人や部署が関わる仕事で役立ちます。
問い合わせ対応
お客様からの問い合わせ対応では、受付、確認、回答、記録という流れがあります。 この流れが決まっていないと、対応漏れが起きやすくなります。
BPMで流れを整理すると、誰が次に何をするのかが分かりやすくなります。 そのため、対応の抜けや重なりを減らしやすくなります。
申請や承認の流れ
申請とは、「これをお願いします」と正式に伝えることです。 承認とは、内容を確認して「よい」と認めることです。
会社では、休みの申請や、仕事で使ったお金の申請などがあります。 申請してから承認されるまでに、いくつかの確認が入ります。
BPMでは、この流れを整理します。 どこで時間がかかっているのかを見つけ、スムーズに進むようにします。
受注や請求の流れ
受注とは、注文を受けることです。 請求とは、商品やサービスの代金を支払ってもらうために、金額を知らせることです。
商品やサービスを売る会社では、受注、出荷、請求、入金確認といった流れがあります。 入金確認とは、お金が支払われたかを確認することです。
この流れのどこかで止まると、次の作業も遅れます。 BPMを使うと、作業のつながりを見やすくできます。
ITシステムの運用
ITシステムとは、パソコンやサーバーなどを使って、仕事を支える仕組みのことです。 サーバーとは、データやサービスを動かすコンピューターのことです。
ITシステムの運用でもBPMの考え方は使われます。 運用とは、システムを毎日使える状態に保つことです。
たとえば、障害が起きたときの連絡、確認、復旧、報告の流れがあります。 障害とは、システムがうまく動かない状態のことです。
復旧とは、システムを元どおり使えるようにすることです。 この流れを整理しておくと、落ち着いて対応しやすくなります。
BPMシステムとは
BPMシステムとは、BPMを進めるために使うITシステムのことです。 仕事の流れを管理し、作業を進めやすくする役割があります。
BPMシステムでできること
BPMシステムでは、仕事の流れを画面上で確認できます。 誰がどの作業を担当しているかも分かりやすくなります。
また、申請や確認を自動で次の人へ回すこともあります。 自動とは、人が毎回手で行わなくても、仕組みが動いてくれることです。
これにより、連絡忘れや確認漏れを減らしやすくなります。 作業の進み具合も確認しやすくなります。
人の作業とITシステムをつなぐ役割
仕事は、人だけで進めるものではありません。 パソコンや業務システムを使う場面も多くあります。
BPMシステムは、人の作業とITシステムの作業をつなぐ役割を持ちます。 たとえば、人が申請した内容を、次の確認者に自動で知らせるような使い方です。
ただし、BPMシステムを入れれば必ず仕事がよくなるわけではありません。 先に仕事の流れを整理することが大切です。
BPMとBPRの違い
BPMと似た言葉に、BPRがあります。 BPRは、Business Process Re-engineeringの略です。
BPRとは、仕事のやり方を大きく見直す考え方です。 今のやり方を前提にせず、最初から作り直すように考える点が特徴です。
BPMは少しずつ改善する考え方
BPMは、今ある仕事の流れを見ながら、少しずつ改善する考え方です。 毎日の仕事を続けながら、むだやミスを減らしていきます。
たとえば、申請の確認順を少し変える、入力する項目を減らす、といった改善です。 小さな改善を続ける点がBPMの特徴です。
BPRは仕事のやり方を大きく見直す考え方
BPRは、仕事の進め方そのものを大きく見直します。 場合によっては、部署の役割や使うシステムまで変えることがあります。
BPMは「今の流れを見直して改善する」考え方です。 BPRは「仕事の流れを大きく作り直す」考え方です。
| 言葉 | 意味 | 特徴 |
|---|---|---|
| BPM | 仕事の流れを管理し、改善し続ける考え方 | 少しずつ改善する |
| BPR | 仕事の流れを大きく見直す考え方 | 大きく作り直す |
BPMとBPMNの違い
BPMと似た言葉に、BPMNもあります。 BPMNとは、仕事の流れを図で表すための書き方です。
BPMは考え方です。 BPMNは、その考え方を進めるときに使う図の書き方です。
BPMは仕事の流れを管理して改善する考え方
BPMは、仕事の流れを整理し、問題点を見つけ、改善する考え方です。 何を見直すか、どうよくするかを考えるために使います。
BPMNは仕事の流れを図で表す書き方
BPMNは、仕事の流れを図にするための決まった書き方です。 たとえば、作業の開始、判断、次の作業などを記号で表します。
初心者は、BPMとBPMNを同じ意味で覚えないようにしましょう。 BPMは「考え方」、BPMNは「図で表すための書き方」です。
| 言葉 | かんたんな意味 |
|---|---|
| BPM | 仕事の流れを改善する考え方 |
| BPMN | 仕事の流れを図で表す書き方 |
初心者が間違えやすい点
BPMは短い言葉なので、意味を取り違えやすい用語です。 ここでは、初心者が間違えやすい点を整理します。
BPMは音楽の速さだけを表す言葉ではない
BPMは、音楽の速さを表す言葉としてよく使われます。 そのため、検索すると音楽や曲の情報が多く出ることがあります。
しかし、ITやビジネスで使うBPMは、Business Process Managementのことです。 仕事の流れを管理し、改善するための考え方です。
BPMは一度決めたら終わりではない
BPMは、仕事の流れを一度作って終わりではありません。 仕事のやり方は、人や状況によって変わることがあります。
そのため、BPMでは定期的に見直します。 今の流れでよいか、むだが増えていないかを確認します。
BPMとBPMNを同じ意味で覚えない
BPMとBPMNは名前が似ています。 しかし、意味は違います。
BPMは仕事を改善する考え方です。 BPMNは仕事の流れを図にするための書き方です。
BPMシステムを入れるだけで改善できると思わない
BPMシステムは、仕事の流れを整理しやすくするための道具です。 道具を入れるだけで、自動的に仕事がよくなるわけではありません。
先に、今の仕事の流れを確認することが大切です。 そのうえで、どこを直すかを考える必要があります。
BPMとは何かをよくある質問で確認
BPMとは簡単に言うと何ですか？
BPMとは、仕事の流れを整理し、少しずつよくしていく考え方です。 むだな作業やミスが起きやすい場所を見つけ、改善します。
BPMは何の略ですか？
BPMは、Business Process Managementの略です。 日本語では「業務プロセス管理」と呼ばれることがあります。
ただし、初心者は英語を無理に覚える必要はありません。 まずは「仕事の流れをよくする考え方」と覚えましょう。
BPMとBPRの違いは何ですか？
BPMは、今の仕事の流れを見ながら、少しずつ改善する考え方です。 BPRは、仕事のやり方を大きく見直す考え方です。
BPMNとは何ですか？
BPMNとは、仕事の流れを図で表すための書き方です。 BPMを進めるときに、流れを分かりやすくするために使われます。
BPMとPDCAサイクルは関係ありますか？
関係があります。 BPMは仕事の流れを改善し続ける考え方で、PDCAサイクルも改善をくり返す考え方です。
そのため、BPMを学ぶときは、PDCAサイクルの「計画する、実行する、結果を確認する、改善する」という流れもあわせて覚えると分かりやすいです。
まとめ：BPMとは仕事の流れを見直し、改善し続ける考え方
BPMとは、仕事の流れを整理し、問題点を見つけ、改善し続ける考え方です。 Business Process Managementの略で、ビジネスやITの分野で使われます。
音楽や心拍数でもBPMという言葉は使われます。 しかし、この記事で説明したBPMは、仕事の流れをよくするための考え方です。
BPMは、仕事のむだを減らし、作業を分かりやすくするために役立ちます。 また、PDCAサイクルのように、見直しと改善をくり返す考え方とも関係があります。