メールとは、インターネットを使って送る手紙のようなものです。
インターネットとは、世界中のスマホやパソコンをつなぐ仕組みです。
かんたんに言うと、メールはスマホやパソコンから、文章や写真、書類などを相手に送るための仕組みです。
メールを使うには、インターネットにつながっていることと、メールアドレスが必要です。
メールアドレスとは、メールを届けるための住所のようなものです。
紙の手紙は住所に送りますが、メールはメールアドレスに送ります。
この記事では、メールとは何か、メールアドレスとの違い、メールの送り方、受信と送信、CC・BCC、添付ファイル、署名、アーカイブ、メールが届かない原因まで初心者向けにわかりやすく解説します。
ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。
メールとは？かんたんにいうとインターネットで送る手紙
メールとは、インターネットを使って文章やファイルを送る仕組みです。
スマホ、パソコン、タブレットなどから送ったり受け取ったりできます。
メールの意味
メールは、正式には電子メールと呼ばれることがあります。
電子メールとは、紙ではなく、インターネットを使ってやり取りする手紙のことです。
英語では「e-mail」と書かれることもあります。
メールとはわかりやすく言うと何か
メールとは、相手のメールアドレスに文章を送る仕組みです。
文章だけでなく、写真、PDF、WordやExcelの書類などを一緒に送ることもできます。
PDFとは、書類の見た目を保ったまま相手に渡しやすいファイルの形です。
Wordは文章を作るためのソフト、Excelは表や計算に使うソフトです。
IT用語としてのメールは、インターネット上で文章やファイルを送ることと受け取ることを指します。
紙の手紙との違い
紙の手紙は、紙に書いて郵便で送ります。
メールは、スマホやパソコンで書いてインターネットで送ります。
紙の手紙より早く届きやすく、同じ内容を複数の人に送ることもできます。
メールはどんな場面で使われる？
メールは、仕事、学校、買い物、会員登録など、いろいろな場面で使われます。
LINEやSNSがある今でも、メールは大切な連絡手段の一つです。
仕事や学校の連絡で使う
仕事では、連絡、資料の送付、日程調整などにメールが使われます。
学校でも、先生や事務局からのお知らせ、提出物の連絡などで使われることがあります。
あとから内容を見返しやすいのも、メールのよいところです。
会員登録や本人確認で使う
Webサービスに登録するとき、メールアドレスを使うことがあります。
Webサービスとは、インターネット上で使うサービスのことです。
登録確認のメールが届き、そこに書かれたリンクを押して本人確認をすることがあります。
本人確認とは、本当にその人が操作しているかを確かめることです。
資料や写真を送るときに使う
メールでは、文章だけでなく、写真や書類も一緒に送れます。
このように、メールにファイルを付けて送ることを「添付」といいます。
ファイルとは、写真や書類などのデータのまとまりです。
仕事の資料や学校の提出物を送るときにも使われます。
お知らせや通知を受け取るときに使う
通販サイトや銀行、予約サービスなどからのお知らせもメールで届くことがあります。
注文内容、発送通知、予約確認、パスワード変更のお知らせなどです。
大切なメールを見落とさないように、受信箱をときどき確認するとよいです。
メールアドレスとは？メールを送るための住所
メールアドレスとは、メールを送るための住所のようなものです。
相手のメールアドレスがわからないと、基本的にメールは送れません。
メールアドレスの意味
メールアドレスは、メールの送り先を表す文字です。
たとえば「name@example.com」のような形をしています。
「@」の前後に文字があり、それぞれ意味がありますが、この記事では深く覚えなくても大丈夫です。
メールとメールアドレスの違い
メールは、送ったり受け取ったりする文章や仕組みのことです。
メールアドレスは、そのメールを届けるための住所です。
- メール：送る内容や仕組み
- メールアドレス：送り先の住所
紙の手紙でいうと、メールは手紙そのもの、メールアドレスは住所に近いです。
メールアドレスは深く見方を覚えなくても使える
メールアドレスの細かい見方は、最初からすべて覚える必要はありません。
まずは、相手のメールアドレスを正しく入力することが大切です。
詳しい見方や作り方は、メールアドレスの記事で分けて説明すると読みやすくなります。
メールの基本構成
メールには、基本の入力欄があります。
よく使うのは、宛先、件名、本文、添付ファイル、署名です。
宛先｜誰に送るか
宛先とは、メールを送る相手のことです。
メールでは、宛先に相手のメールアドレスを入れます。
メールアドレスを間違えると、相手に届かないことがあります。
件名｜何のメールかを短く書く場所
件名とは、メールのタイトルです。
相手が内容をすぐわかるように、短く書きます。
たとえば「打ち合わせ日程の確認」「資料送付のお願い」のように書きます。
件名があると、相手が内容をすぐに理解しやすくなります。
件名がないと、相手が見落としやすくなることがあります。
また、迷惑メールのように見えてしまうこともあります。
本文｜伝えたい内容を書く場所
本文とは、メールで伝えたい内容を書く場所です。
用件、質問、連絡事項などを書きます。
仕事や学校のメールでは、あいさつ、用件、締めの言葉の順に書くと読みやすいです。
添付ファイル｜写真や書類を一緒に送るもの
添付ファイルとは、メールに一緒に付けて送る写真や書類のことです。
PDF、画像、Word、Excelなどを送るときに使います。
ただし、容量が大きすぎるファイルは送れないことがあります。
容量とは、データの大きさのことです。
署名｜名前や連絡先を自動で入れるもの
署名とは、メールの最後に入れる名前や連絡先の定型文です。
定型文とは、毎回同じように使う文章のことです。
仕事のメールでは、会社名、名前、電話番号などを入れることがあります。
毎回同じ情報を入れられるので、連絡先を伝えやすくなります。
メールの送り方
メールの送り方は、基本の流れを覚えると難しくありません。
宛先、件名、本文を入れ、必要ならファイルを添付して送信します。
宛先を入力する
まず、宛先に相手のメールアドレスを入力します。
1文字でも違うと届かないことがあります。
特に、半角英数字、記号、ドットの位置を確認しましょう。
半角英数字とは、メールアドレスなどで使う細い形の英字や数字のことです。
件名を書く
次に、件名を書きます。
件名は、メールの内容がわかる短い言葉にします。
空欄のまま送ると、相手が見落としやすくなることがあります。
また、迷惑メールのように見えてしまうこともあります。
短くてもよいので、「何のメールか」がわかる件名を書きましょう。
本文を書く
本文には、伝えたい内容を書きます。
長くなりすぎる場合は、文を分けると読みやすくなります。
仕事や学校のメールでは、何をしてほしいのかをはっきり書くとよいです。
必要ならファイルを添付する
写真や書類を送りたい場合は、ファイルを添付します。
添付したつもりでも付け忘れることがあります。
送る前に、ファイルが付いているか確認しましょう。
送信前に内容を確認する
送信ボタンを押す前に、宛先、件名、本文、添付ファイルを確認しましょう。
特に、宛先の間違いには注意が必要です。
大切なメールほど、送る前に一度読み返すと安心です。
メールの受信と送信の違い
メールには、受信と送信があります。
受信は受け取ること、送信は送ることです。
メール受信とは受け取ること
メール受信とは、相手から送られたメールを受け取ることです。
受け取ったメールは、受信箱に入ることが多いです。
受信箱とは、届いたメールを確認する場所です。
メール送信とは送ること
メール送信とは、自分から相手にメールを送ることです。
送信ボタンを押すと、相手のメールアドレスへ送られます。
送ったメールは、送信済みの場所に残ることがあります。
受信箱と送信済みの違い
受信箱は、相手から届いたメールを見る場所です。
送信済みは、自分が送ったメールを見る場所です。
メールが届いたか、送ったかを確認するときは、この違いを知っておくと便利です。
メールのCCとは？ほかの人にも共有する送信方法
メールのCCとは、宛先の相手以外にも内容を共有したいときに使う欄です。
CCとBCCは、同じメールをほかの人にも共有したいときに使う欄です。
初心者のうちは、まず「宛先」だけでメールを送れるようになれば大丈夫です。
CCの意味
CCは、メールを共有する相手を入れる場所です。
本来の宛先ではないけれど、内容を知っておいてほしい人を入れます。
たとえば、担当者に送るメールを、上司にも共有したいときに使います。
CCを使う場面
CCは、情報共有したいときに使います。
たとえば、学校の先生に送る内容を保護者にも共有したい場合などです。
ただし、関係のない人を入れすぎると、相手が混乱することがあります。
CCに入れた人は全員に見える
CCに入れたメールアドレスは、メールを受け取った人全員に見えます。
そのため、相手のメールアドレスをほかの人に見せてもよいか考える必要があります。
多くの人に送るときは、BCCを使う場面もあります。
メールのBCCとは？相手に見えないように共有する送信方法
メールのBCCとは、ほかの人にメールアドレスを見せずに送るための欄です。
複数の人に同じメールを送るときに使われることがあります。
BCCの意味
BCCは、メールを送った相手同士にメールアドレスを見せないための欄です。
BCCに入れた人のメールアドレスは、ほかの受信者には見えません。
個人情報を守るために使われることがあります。
BCCを使う場面
BCCは、複数の人に同じ内容を送るときに使うことがあります。
たとえば、案内メールを多くの人に送る場合です。
相手同士が知り合いではない場合は、BCCを使うとメールアドレスを見せずに送れます。
BCCは使い方に注意する
BCCは便利ですが、使い方には注意が必要です。
誰に共有しているかが見えないため、仕事の連絡では誤解につながることがあります。
初心者は、迷う場合は送る前に詳しい人に確認すると安心です。
メールのCCとBCCの違い
メールのCCとBCCの違いは、共有相手が見えるかどうかです。
CCは「誰に共有したか」が相手に見えます。BCCは「誰に共有したか」が相手に見えません。
CCは共有相手が見える
CCに入れた人は、メールを受け取った人全員に見えます。
誰に共有されているかがわかるため、仕事の連絡で使いやすい場面があります。
ただし、メールアドレスが全員に見える点には注意しましょう。
BCCは共有相手が見えない
BCCに入れた人は、ほかの受信者からは見えません。
相手のメールアドレスをほかの人に見せたくないときに使います。
案内メールや一斉連絡で使われることがあります。
初心者は迷ったらCCやBCCを使いすぎない
CCやBCCは、便利ですが少し注意が必要な機能です。
まずは、基本の宛先だけでメールを送れるようになることが大切です。
仕事や学校で使うときは、ルールを確認してから使いましょう。
メールの添付ファイルとは？写真や書類を一緒に送ること
メールの添付ファイルとは、メールに写真や書類を一緒に付けて送ることです。
本文だけでは伝えにくい資料を送るときに使います。
添付ファイルの意味
添付ファイルとは、メールに付けるファイルのことです。
ファイルとは、写真、文書、表、PDFなどのデータのまとまりです。
メール本文とは別に、資料として一緒に送れます。
添付できるものの例
添付できるものには、いろいろな種類があります。
- 写真
- Wordの書類
- Excelの表
- 画像ファイル
ただし、メールサービスによって送れるファイルの大きさには上限があります。
容量が大きいファイルは送れないことがある
容量が大きいファイルは、メールで送れないことがあります。
容量とは、ファイルの大きさのことです。
動画や高画質の写真は大きくなりやすいです。
大きいファイルを送るときは、クラウド保存サービスを使う場合もあります。
クラウド保存サービスとは、写真や書類をインターネット上に保存して、相手と共有できるサービスです。
知らない添付ファイルは開かない
知らない相手から届いた添付ファイルは、すぐ開かないようにしましょう。
あやしいファイルを開くと、トラブルにつながることがあります。
心当たりがない場合は、送信者に確認してから開くと安心です。
送信者とは、メールを送った人のことです。
メールの署名とは？名前や連絡先を入れる定型文
メールの署名とは、メールの最後に入れる名前や連絡先のことです。
毎回同じ内容を入れられるため、仕事のメールでよく使われます。
署名の意味
署名は、メールの最後に入る自己紹介のような部分です。
名前、会社名、部署名、電話番号などを書くことがあります。
相手が「誰からのメールか」を確認しやすくなります。
仕事メールで署名が使われる理由
仕事のメールでは、相手がすぐ連絡先を確認できるように署名を入れることがあります。
電話番号や会社名が書かれていると、連絡が取りやすくなります。
何度も同じ内容を書く手間も減らせます。
初心者向けの署名例
初心者向けの署名は、長すぎない方が読みやすいです。
たとえば、次のような形です。
山田 太郎
メール：taro@example.com
電話：090-xxxx-xxxx学校や仕事で使う場合は、所属名を入れることもあります。
メールのアーカイブとは？削除せずに受信箱からしまうこと
メールのアーカイブとは、メールを削除せずに受信箱からしまうことです。
アーカイブは、メールを消す操作ではありません。
受信箱をすっきりさせたいときに使います。
アーカイブの意味
アーカイブとは、保管するという意味で使われます。
メールでは、受信箱には表示しないけれど、あとから探せるように残しておくことを指します。
不要ではないけれど、今すぐ見なくてもよいメールに使えます。
削除との違い
削除は、メールを消す操作です。
アーカイブは、メールを残したまま受信箱からしまう操作です。
- 削除：消す
- アーカイブ：残してしまう
大切なメールは、削除ではなくアーカイブにしておくと見返しやすいです。
アーカイブしたメールはあとから探せる
アーカイブしたメールは、検索やすべてのメールの一覧から探せます。
メールサービスによって表示名は少し違います。
消したわけではないので、あとから見つけられることが多いです。
Gmailでは、アーカイブしたメールは「すべてのメール」などから探せます。
見つからないときは、メールの検索欄で相手の名前や件名を探すと見つけやすいです。
メールアプリとWebメールの違い
メールは、メールアプリでもWebメールでも使えます。
どちらもメールを送ることと受け取ることができます。
メールアプリとは
メールアプリとは、スマホやパソコンに入れて使うメール用のアプリです。
スマホの「メール」アプリや、パソコンのメールソフトなどがあります。
一度設定すると、アプリを開くだけでメールを確認できます。
Webメールとは
Webメールとは、ブラウザで開いて使うメールのことです。
GmailやYahoo!メールなどがあります。
ブラウザとは、Webサイトを見るためのアプリです。Chrome、Edge、Safariなどがあります。
どちらを使ってもメールは送受信できる
メールアプリでもWebメールでも、メールの送受信はできます。
スマホでよく使うならメールアプリ、別のパソコンでも確認したいならWebメールが便利なことがあります。
自分が使いやすい方法を選べば大丈夫です。
メールが届かない原因と確認すること
メールが届かないときは、いくつかの原因が考えられます。
すぐに相手のせいだと決めず、順番に確認しましょう。
メールアドレスを間違えている
メールアドレスを1文字でも間違えると、メールが届かないことがあります。
特に、半角英数字、ドット、ハイフン、アンダーバーなどに注意しましょう。
コピーして貼り付けた場合も、余分な空白が入っていないか確認します。
迷惑メールに入っている
届くはずのメールが、迷惑メールに入っていることがあります。
迷惑メールは、あやしいメールや不要なメールを分けておく場所です。
大切なメールが間違って入ることもあります。
見つからないときは、迷惑メールの場所も確認しましょう。
受信箱の容量がいっぱいになっている
受信箱の容量がいっぱいだと、新しいメールを受け取れないことがあります。
古いメールや不要な添付ファイルを整理すると改善する場合があります。
容量とは、保存できる大きさのことです。
通信環境が悪い
通信環境とは、インターネットのつながり具合のことです。
インターネットにつながっていないと、メールを受け取れないことがあります。
Wi-Fiやモバイル通信の状態を確認しましょう。
通信が不安定なときは、少し時間を置くと受信できることがあります。
添付ファイルが大きすぎる
添付ファイルが大きすぎると、メールが届かないことがあります。
送る側か受け取る側の制限にかかるためです。
大きなファイルは、クラウド保存サービスで共有する方法もあります。
相手側の設定で止まっている
相手側のメール設定で、メールが止まっていることもあります。
迷惑メール設定や受信拒否設定が原因になる場合があります。
受信拒否設定とは、特定のメールを受け取らない設定のことです。
何度送っても届かないときは、別の連絡方法で確認しましょう。
メールが送れない原因と確認すること
メールが送れないときも、原因はいくつかあります。
まずは宛先、通信、添付ファイルを確認しましょう。
宛先が間違っている
宛先のメールアドレスが間違っていると、送信できないことがあります。
送れたように見えても、あとからエラーメールが返ってくる場合もあります。
エラーメールとは、メールが届かなかったことを知らせるメールです。
インターネットにつながっていない
インターネットにつながっていないと、メールは送れません。
Wi-Fiやモバイル通信が使える状態か確認しましょう。
地下や電波の弱い場所では、送信が止まることもあります。
添付ファイルの容量が大きい
添付ファイルが大きすぎると、メールを送れないことがあります。
写真や動画をまとめて送ると、容量が大きくなりやすいです。
必要に応じて、ファイルを分けるか、別の共有方法を使いましょう。
下書きや送信待ちに残っている
送ったつもりのメールが、下書きや送信待ちに残っていることがあります。
下書きとは、まだ送信していない途中のメールです。
送信待ちは、送ろうとしている途中で止まっている状態です。
メールアプリの下書きや送信トレイを確認しましょう。
送信トレイとは、送信中のメールや送れていないメールが一時的に入る場所です。
メールで初心者が間違えやすい点
メールは便利ですが、初心者が間違えやすい点もあります。
先に知っておくと、落ち着いて使いやすくなります。
メールとメールアドレスを同じものだと思ってしまう
メールとメールアドレスは別のものです。
メールは送る内容や仕組みです。
メールアドレスは、そのメールを届けるための住所です。
CCとBCCをよくわからず使ってしまう
CCとBCCは、メールを共有するときに使う機能です。
CCは共有相手が見えます。BCCは共有相手が見えません。
特に多くの人へ送るときは、メールアドレスの見え方に注意しましょう。
件名を書かずに送ってしまう
件名がないメールは、相手が内容を判断しにくくなります。
また、迷惑メールのように見えることもあります。
短くてもよいので、何のメールかわかる件名を書きましょう。
添付ファイルを付け忘れる
本文に「添付します」と書いても、実際にファイルを付け忘れることがあります。
送信前に、添付ファイルが付いているか確認しましょう。
仕事や学校の提出では、特に大切です。
あやしいメールのリンクを押してしまう
メールには、あやしいリンクが入っていることがあります。
リンクとは、押すとWebサイトへ移動する文字やボタンのことです。
知らない相手からのメールや、急がせる内容のメールでは、すぐに押さないようにしましょう。
メールを安全に使うための基本
メールを安全に使うには、あやしいものを開かないことが大切です。
少し確認するだけで、トラブルを避けやすくなります。
知らない相手のリンクをすぐ押さない
知らない相手から届いたメールのリンクは、すぐ押さないようにしましょう。
本物の会社に見せかけたメールもあります。
宅配便の不在通知、銀行からの重要なお知らせ、通販サイトの確認メールに見せかけた偽メールもあります。
本物に見えるメールでも、リンクや添付ファイルを開く前に、心当たりがあるか確認しましょう。
心当たりがない場合は、メール内のリンクを押さず、公式サイトや公式アプリから確認しましょう。
知らない添付ファイルを開かない
知らない添付ファイルは、すぐ開かないようにしましょう。
請求書やお知らせに見せかけたファイルもあります。
不安な場合は、送信者に別の方法で確認しましょう。
パスワードや確認コードをメールで送らない
パスワードや確認コードは、他人に知られると危険です。
確認コードとは、本人確認のために送られる数字や文字のことです。
家族、友人、会社、サポートを名乗る相手でも、むやみに送らないようにしましょう。
大切なメールは削除前に確認する
大切なメールは、削除する前に内容を確認しましょう。
請求書、契約、学校や仕事の連絡などは、あとで必要になることがあります。
迷う場合は、削除ではなくアーカイブを使うと見返しやすいです。
メールについてよくある質問
メールとは何ですか？
メールとは、インターネットを使って文章やファイルを送る仕組みです。
紙の手紙のように、相手に連絡を送るために使います。
メールとメールアドレスの違いは何ですか？
メールは、送る内容や仕組みのことです。
メールアドレスは、メールを届けるための住所です。
紙の手紙でいうと、メールは手紙、メールアドレスは住所に近いです。
メールの送り方はどうすればよいですか？
宛先に相手のメールアドレスを入力します。
次に、件名と本文を書きます。
必要ならファイルを添付し、内容を確認してから送信します。
メールの受信とは何ですか？
メールの受信とは、相手から送られたメールを受け取ることです。
受け取ったメールは、受信箱に入ることが多いです。
メールの送信とは何ですか？
メールの送信とは、自分から相手にメールを送ることです。
送信したメールは、送信済みの場所に残ることがあります。
メールのCCとは何ですか？
CCとは、本来の宛先以外にもメールの内容を共有したいときに使う欄です。
CCに入れた人のメールアドレスは、受け取った人全員に見えます。
メールのBCCとは何ですか？
BCCとは、ほかの受信者にメールアドレスを見せずに送るための欄です。
複数の人に同じメールを送るときに使われることがあります。
メールのCCとBCCの違いは何ですか？
CCは、共有相手のメールアドレスが見えます。
BCCは、共有相手のメールアドレスがほかの人に見えません。
違いは、共有相手が見えるか見えないかです。
メールの署名とは何ですか？
メールの署名とは、メールの最後に入れる名前や連絡先のことです。
仕事では、会社名、名前、電話番号などを入れることがあります。
メールのアーカイブとは何ですか？
メールのアーカイブとは、メールを削除せずに受信箱からしまうことです。
アーカイブは、メールを消す操作ではありません。
Gmailでは「すべてのメール」などから探せます。
メールが届かないときは何を確認すればよいですか？
メールアドレスの間違い、迷惑メール、受信箱の容量、通信環境を確認しましょう。
添付ファイルが大きすぎる場合や、相手側の設定で止まっている場合もあります。
まとめ｜メールとはインターネットで送る手紙のようなもの
メールとは、インターネットを使って文章やファイルを送る仕組みです。
かんたんに言うと、インターネットで送る手紙のようなものです。
インターネットとは、世界中のスマホやパソコンをつなぐ仕組みです。
メールは、仕事、学校、会員登録、本人確認、資料送付、お知らせの受け取りなどで使われます。
メールアドレスは、メールを送るための住所です。メールとメールアドレスは別のものです。
メールを送るときは、宛先、件名、本文を入力し、必要なら添付ファイルを付けます。
件名がないと、相手が見落としやすくなったり、迷惑メールのように見えたりすることがあります。
CCは共有相手が見える送信方法、BCCは共有相手が見えない送信方法です。
アーカイブは、メールを消さずに受信箱からしまうことです。Gmailでは「すべてのメール」などから探せます。
メールが届かないときは、メールアドレス、迷惑メール、受信箱の容量、通信環境、添付ファイルの大きさを確認しましょう。
宅配便、銀行、通販サイトなどを装った偽メールもあります。
知らない相手のリンクや添付ファイルは、すぐ開かないことが大切です。
基本を押さえれば、メールは連絡や資料のやり取りに便利に使える仕組みです。