アーカイブとは、メール、写真、書類ファイルなどを消さずに保管しておくことです。
かんたんに言うと、今すぐ使わないものを、あとで見られる場所にしまっておくことです。メールやGmailで見かける「アーカイブ」は、削除とは意味が違います。
この記事では、アーカイブの意味、メールやGmailでの使い方、削除との違い、元に戻す方法を初心者向けにわかりやすく解説します。
アーカイブとは？かんたんに言うと「消さずに保管すること」
アーカイブとは、必要なものを消さずに、あとで見られるように保管することです。
メール、写真、動画、Webページなど、いろいろな場面で使われます。共通しているのは「今すぐ見える場所からは外すけれど、残しておく」という点です。
アーカイブは「しまっておく」に近い言葉
身近な例でいうと、机の上にある書類を引き出しにしまうイメージです。
書類を捨てたわけではありません。机の上をすっきりさせるために、あとで見られる場所へ移しただけです。
ITでいうアーカイブも、これに近い考え方です。メールやファイルを消すのではなく、別の場所に保管します。
アーカイブの日本語での意味
アーカイブは、日本語では「記録を保存する」「保管する」という意味で使われます。
古い資料や過去の情報を、あとから確認できるように残すときにも使われます。単なる保存よりも、「整理して残す」という意味で使われることが多い言葉です。
アーカイブはどんな場面で使われる？
アーカイブは、さまざまな場面で使われる言葉です。
ただし、使われる場所によって少し意味が変わることがあります。ここでは、よく見る場面を整理します。
メールやGmailで使われる
メールでのアーカイブは、受信トレイからメールを外して保管する操作です。
受信トレイとは、届いたメールが最初に入る場所のことです。Gmailとは、Googleが提供しているメールサービスのことです。
アーカイブすると、受信トレイには見えなくなります。ただし、メール自体は残ります。
インターネット上のページを残すときに使われる
インターネットでは、Webページや情報をあとから見られるように保存する意味で使われます。
Webページとは、インターネットで見るホームページや記事ページのことです。ブラウザとは、インターネットを見るためのアプリのことです。
過去のWebページを記録として残すときに、「Webアーカイブ」と呼ぶことがあります。
動画やライブ配信をあとから見られる形で残すときに使われる
動画やライブ配信でも、アーカイブという言葉が使われます。
ライブ配信とは、その時間に見る動画配信のことです。あとから見られるように残した配信を「アーカイブ配信」と呼ぶことがあります。
メールやGmailのアーカイブとは？
メールやGmailのアーカイブとは、メールを削除せずに受信トレイから外すことです。
受信トレイを整理したいときに使います。大切なメールを消さずに、画面をすっきりさせたいときに便利です。
受信トレイから見えなくなるだけ
Gmailでメールをアーカイブすると、受信トレイからは見えなくなります。
そのため、初めて使う人は「メールが消えた」と感じることがあります。しかし、多くの場合は消えたのではなく、別の場所に保管されています。
メール自体は消えない
アーカイブは、メールを削除する操作ではありません。
メールは残っています。あとから検索したり、「すべてのメール」などの場所から見つけたりできます。
Gmailの「すべてのメール」とは、受信トレイ以外のメールもまとめて見られる場所です。
必要になったら検索して見つけられる
アーカイブしたメールは、あとから探せます。
メールを送った人、メールのタイトル、本文に入っていた言葉などで検索すると見つかることがあります。
メールを送った人のことを「差出人」といいます。メールのタイトルのことを「件名」といいます。
アーカイブと削除の違い
アーカイブと削除は、似ているようで意味が違います。
アーカイブは「保管すること」です。削除は「消すこと」です。
アーカイブは保管すること
アーカイブは、今すぐ使わないものを、あとで見られるように保管する操作です。
メールの場合は、受信トレイから外しても、メール自体は残ります。部屋の中の物を、見える場所から収納へ移すようなイメージです。
削除は消すこと
削除は、メールやファイルなどを消す操作です。
使っているものによっては、いったんゴミ箱に入ることがあります。ゴミ箱に入ったあと、一定期間が過ぎると完全に消える場合もあります。
迷ったときはアーカイブの方が安心
メールを消してよいか迷うときは、削除よりアーカイブの方が安心です。
アーカイブなら、あとで必要になったときに見つけられることが多いからです。受信トレイを整理しながら、メールを残せます。
アーカイブしたメールを元に戻すには？
アーカイブしたメールは、元に戻せることがあります。
ここでは、Gmailを例にして考えます。ほかのメールアプリでも、基本の考え方は近いです。
Gmailでは「すべてのメール」から探す
Gmailでアーカイブしたメールは、「すべてのメール」から探せます。
「すべてのメール」は、Gmail内にあるメールをまとめて見られる場所です。受信トレイから外れたメールも、ここで見つけられることがあります。
見つからないときは、検索欄にメールを送った人やメールのタイトルの一部を入れて探すとよいです。検索欄とは、文字を入れて探す場所のことです。
見つけたメールを受信トレイに戻す
アーカイブしたメールを見つけたら、受信トレイに戻す操作をします。
Gmailでは、メールを開いて「受信トレイに移動」のような操作を選ぶと、受信トレイに戻せます。表示名は、使っている画面やアプリで少し変わることがあります。
使うものによって戻し方は少し違う
アーカイブの戻し方は、Gmail、Outlook、スマホのメールアプリなどで少し違います。
Outlookとは、Microsoftが提供しているメールサービスやメールアプリのことです。
ただし、基本の考え方は同じです。アーカイブされたメールを探し、受信トレイに戻す操作をします。
アーカイブ配信とは？
アーカイブ配信とは、ライブ配信をあとから見られるように残したものです。
その時間に見られなかった人でも、あとで動画を見られるようにする仕組みです。
ライブ配信をあとから見られるようにしたもの
ライブ配信は、その時間に見て楽しむ配信です。
アーカイブ配信は、その配信を録画のような形で残したものです。あとから再生できるため、見逃した人にも便利です。
見逃し配信と近い意味で使われることがある
アーカイブ配信は、見逃し配信と近い意味で使われることがあります。
ただし、使う動画サイトや配信サービスによって呼び方や内容は違います。見逃し配信は、見られる期間が決まっていることもあります。
いつまで見られるかはサービスによって違う
アーカイブ配信は、ずっと見られるとは限りません。
数日だけ見られる場合もあれば、長い期間残る場合もあります。見たい配信があるときは、見られる期間を確認しておくと安心です。
インターネットのアーカイブとは？
インターネットのアーカイブとは、Webページや情報をあとから見られるように残すことです。
今ある情報だけでなく、過去の情報を記録として残すときに使われます。
Webページや情報をあとから見られるように残すこと
Webページは、時間がたつと内容が変わったり、ページ自体が消えたりすることがあります。
そのため、過去のページを保存しておくことがあります。これをインターネット上のアーカイブと呼ぶことがあります。
過去の情報を保存する目的で使われる
アーカイブは、過去の情報を残す目的で使われます。
たとえば、以前のニュース、昔のサイト、公開されていた資料などを確認したいときに役立つことがあります。
アーカイブで初心者が間違えやすい点
アーカイブは便利な言葉ですが、はじめて見ると少し分かりにくいことがあります。
ここでは、初心者が間違えやすい点を整理します。
アーカイブは削除と同じではない
アーカイブは、削除と同じではありません。
メールでいうと、アーカイブは保管です。削除は消す操作です。
アーカイブしても見つけられることが多い
アーカイブしたものは、あとから見つけられることが多いです。
Gmailなら検索や「すべてのメール」から探せます。受信トレイに見えないだけで、メール自体が残っている場合があります。
アプリやサービスによって意味が少し変わる
アーカイブは、使うアプリやサービスによって意味が少し変わることがあります。
アプリとは、スマホやパソコンで使うソフトのことです。サービスとは、Gmailや動画サイトなど、インターネット上で使える仕組みのことです。
メールでは「受信トレイから外して保管する」という意味で使われます。配信では「あとから見られるように残した動画」という意味で使われます。
アーカイブについてよくある質問
アーカイブすると相手に分かる？
メールをアーカイブしても、ふつうは相手に通知されません。
アーカイブは、自分の画面でメールを整理する操作だからです。相手のメールには影響しません。
アーカイブしたメールはどこにある？
Gmailの場合、アーカイブしたメールは「すべてのメール」から探せます。
また、検索欄にメールを送った人やメールのタイトルを入れて探すこともできます。受信トレイには表示されないことがあります。
アーカイブしたものは削除できる？
アーカイブしたものも、あとから削除できる場合があります。
メールであれば、アーカイブしたメールを探してから削除できます。削除してよいか迷うときは、内容を確認してから操作しましょう。
アーカイブとバックアップは同じ？
アーカイブとバックアップは似ていますが、少し違います。
バックアップとは、メールや写真などが消えたときに戻せるよう、予備として別に保存しておくことです。
アーカイブは、今すぐ使わないものを整理して保管する意味で使われることが多いです。
まとめ：アーカイブとは消さずに保管しておくこと
アーカイブとは、メール、写真、書類ファイルなどを消さずに保管しておくことです。
メールやGmailでは、受信トレイから外して整理する操作として使われます。削除とは違い、メール自体は残っていることが多いです。
また、アーカイブは配信やWebページでも使われます。アーカイブ配信は、ライブ配信をあとから見られるようにしたものです。
迷ったときは、「アーカイブは捨てることではなく、あとで見られるようにしまうこと」と考えると分かりやすいです。