RPAとは？意味やできること、AIとの違いを初心者向けに解説

2026年6月5日

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RPAとは、パソコンで行う決まった作業を、人の代わりに自動で進める仕組みです。

たとえば、毎日同じ表に数字を入れたり、同じ内容のファイルを作ったりする作業があります。RPAは、そのような「毎回同じ手順で行う作業」を助けてくれます。

この記事では、RPAの意味、できること、具体例、AIとの違いを、初心者向けにわかりやすく解説します。

ここだけ読めばOK

RPAとは、パソコン上の決まった作業を自動で進める仕組みです。

データ入力、写し取り、メールの下書き作成、ファイル保存など、同じ流れでくり返す作業に向いています。

AIのように考えるものではなく、決められた作業の順番を正確に進めることが得意です。

ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。

RPAとは？かんたんに言うと決まった作業を自動で進める仕組み

RPAとは、パソコンで行う決まった作業を、自動で進める仕組みです。

ここでいう「自動」とは、人が毎回やっていた入力や保存などの作業を、パソコンが代わりに進めることです。

たとえば、人がマウスを動かし、画面を開き、文字を入力し、ファイルを保存する作業があります。RPAは、あらかじめ登録された作業の順番にそって、それらを進めます。

RPAの意味

RPAは「Robotic Process Automation」の略です。

日本語では、「ロボットによる作業の自動化」という意味で使われます。ただし、ここでいうロボットは、人の形をした機械ではありません。

RPAでいうロボットは、パソコンの中で動くソフトのことです。ソフトとは、パソコンやスマホの中で動くアプリのようなものです。

RPAを身近な例でいうと

身近な例でいうと、RPAは「毎日同じ手順で作業してくれる事務の助手」のようなものです。

たとえば、毎朝同じサイトを開き、数字をコピーし、Excelに貼り付けて、決まった名前で保存する作業があるとします。

このように、毎回同じ流れで行う作業なら、RPAに手順を覚えさせることで、自動で進められる場合があります。

IT用語としてのRPAは、このようにパソコン上の決まった作業を自動で進める仕組みを指します。

RPAでできること

RPAでできることは、主に「毎回同じ手順で行う作業」です。

毎回考えながら進める仕事よりも、流れが決まっている仕事に向いています。

データを別の場所に写す

RPAは、ある場所の情報を、別の場所に写す作業に使われます。

このように情報を写すことを「転記」といいます。たとえば、申し込みフォームの内容を、会社の管理表に写す作業です。

ファイルを作る・保存する

毎日同じ形のファイルを作る作業にも、RPAが使われます。

たとえば、売上データを集めて、日付ごとのファイル名で保存する作業です。保存先や名前のルールが決まっていれば、RPAに向いています。

メールの下書きを作る

決まった相手に、決まった形のメールを作る作業にも使えます。

たとえば、毎週同じ形式の報告メールを下書きとして作る場合です。送信前に人が確認すると、宛先や内容の間違いを防ぎやすくなります。

決まった画面を開いて入力する

RPAは、決まった画面を開き、決まった場所に文字を入れる作業もできます。

たとえば、会社の中で使う仕事用の画面にログインし、決まった項目を入力する作業です。画面の流れが決まっているほど、RPAに向いています。

RPAの具体例

ここでは、RPAの具体例を見ていきます。

RPAは、会社の中のいろいろな事務作業で使われます。特に、同じ作業を何度も行う場面で役に立ちます。

経理で使う例

経理とは、会社のお金の出入りを記録する仕事です。

たとえば、請求書の情報を見て、会計ソフトに入力する作業があります。毎回同じ形で入力するなら、RPAを使って作業の手間を減らせる場合があります。

人事で使う例

人事とは、社員の入社、退職、出勤時間などを扱う仕事です。

たとえば、社員の名前、社員番号、部署などを、いくつかの表に入力する作業があります。決まった場所に同じ形で入力する作業は、RPAと相性がよいです。

問い合わせ対応で使う例

問い合わせ対応では、メールの内容を確認し、管理表に記録する作業があります。

決まった件名や決まった形のメールであれば、RPAで内容を取り出して記録できる場合があります。

Excel作業で使う例

Excelは、表を作ったり、数字をまとめたりするソフトです。

RPAは、Excelを開き、必要なデータを入れ、保存する作業にも使われます。毎日同じExcel作業がある場合は、RPAの対象になりやすいです。

RPAの仕組み

RPAの仕組みは、かんたんに言うと「人の作業の順番を覚えて、その通りに動く」というものです。

人のように考えながら自由に動くというより、決められた順番を守って進める仕組みです。

人が行う作業の順番を整理する

まず、人がどのような順番で作業しているかを整理します。

たとえば、「サイトを開く」「ログインする」「数字をコピーする」「Excelに貼る」というように、作業を細かく分けます。

RPAに作業の流れを覚えさせる

次に、その作業の流れをRPAに登録します。

この作業の流れを「シナリオ」と呼ぶことがあります。シナリオとは、RPAに覚えさせる作業の順番のことです。

同じ作業をくり返し動かす

RPAは、登録された作業の順番にそって動きます。

同じ作業を何度も行うことが得意です。一方で、途中で画面やルールが変わると、うまく動かないことがあります。

RPAとAIの違い

RPAとAIは、どちらも仕事を助ける技術です。

ただし、得意なことは違います。RPAは決められた作業の順番を進めることが得意で、AIは内容を見て判断や予測を助けることが得意です。

かんたんに言うと、RPAは「決められたルール通りに動くもの」です。AIは「情報をもとに考えることを助けるもの」です。

RPAは決まった作業が得意

RPAは、決められた作業の順番を、その通りに進めることが得意です。

たとえば、同じ画面を開き、同じ場所に数字を入れ、同じ形で保存する作業です。

RPAにも「もしAならBをする」という分かれ道を作ることはできます。ただし、それもあらかじめ人が決めたルールにそって動きます。

AIは内容を見て判断や予測を助けることが得意

AIとは、人の考える働きの一部を、コンピューターで助ける技術です。

たとえば、文章を分けたり、画像の内容を見分けたり、過去のデータから今後を予想したりする場面で使われます。

RPAが「決まった順番で作業を進める」のに対して、AIは「内容を見て、どう分けるか、何が近いか、次に何をするか」を考える手助けをします。

RPAとAIを組み合わせる場合もある

RPAとAIは、組み合わせて使われることもあります。

たとえば、AIでメールの内容を分け、そのあとRPAで決まった表に入力する使い方です。

最近では、AIが内容を読み取り、次に必要な作業を選び、その作業をRPAが進めるような使い方もあります。

この場合、AIが判断を助け、RPAが決まった作業を実行します。

RPAツールとは

RPAツールとは、RPAを作ったり動かしたりするためのソフトです。

RPAを使うには、多くの場合、RPAツールを使って作業の流れを作ります。

RPAツールは自動で動く作業を作るためのソフト

RPAツールでは、どの画面を開くか、どこをクリックするか、どの文字を入力するかを設定します。

プログラムを書かなくても使えるものもあります。プログラムとは、コンピューターに出す命令のことです。

有料ツールと無料ツールがある

RPAツールには、有料のものと無料で使えるものがあります。

ただし、無料で使える範囲には条件がある場合があります。会社で使う場合は、費用だけでなく、管理のしやすさも確認します。

ツール選びは別記事で扱うと分かりやすい

RPAツールには、いろいろな種類があります。

この記事では、RPAの意味を理解することを中心にしています。ツールの比較やおすすめは、別の記事で分けて扱うほうが読みやすくなります。

RPAを使うメリット

RPAを使うメリットは、同じ作業にかかる時間を減らしやすいことです。

人が別の仕事に時間を使いやすくなる点も、大きなよさです。

同じ作業の時間を減らせる

RPAは、同じ作業をくり返すことが得意です。

毎日、毎週、毎月のように発生する作業を自動で進められれば、その分の時間をほかの仕事に使えます。

入力ミスを減らしやすい

人が何度も同じ入力をしていると、打ち間違いが起こることがあります。

RPAは、登録された作業の順番にそって進めるため、決まった作業での入力ミスを減らしやすくなります。

人が確認や判断に時間を使いやすくなる

RPAは、単純なくり返し作業を助けます。

その分、人は確認、判断、相談、改善のような仕事に時間を使いやすくなります。

RPAを使うときの注意点

RPAは便利ですが、すべての仕事に向いているわけではありません。

向いている作業と、向いていない作業を分けて考えることが大切です。

すべての仕事を自動にできるわけではない

RPAは、決まった手順の作業に向いています。

一方で、毎回考える内容が変わる仕事や、人との相談が必要な仕事は、RPAだけでは進めにくいです。

画面やルールが変わると動かなくなることがある

RPAは、登録された画面や作業の順番にそって動きます。

そのため、画面の場所やボタン名が変わると、正しく動かないことがあります。使いながら見直すことが大切です。

最後は人が確認することが大切

RPAが作業を進めたあとも、必要な部分は人が確認します。

特に、お金、個人情報、重要な書類に関わる作業では、確認の流れを決めておくと安心です。

RPAに向いている仕事・向いていない仕事

RPAは、くり返しが多く、手順が決まっている仕事に向いています。

反対に、その場で考えることが多い仕事には向いていません。

RPAに向いている仕事

向いている仕事	理由
データ入力	入れる場所と内容が決まっているため
Excelへの写し取り	同じ表に同じ形で入れる作業が多いため
ファイル保存	保存先や名前のルールを決めやすいため
メールの下書き作成	送る相手や文章の形が決まっている場合に、下書きまでを自動化しやすいため
システムからの通知メール	決まった条件で、決まった相手に知らせる作業に向いているため

RPAに向いていない仕事

向いていない仕事	理由
毎回判断が変わる仕事	決まった順番にしにくいため
相談や交渉が必要な仕事	人とのやり取りが中心になるため
画面やルールがよく変わる作業	設定の見直しが多くなるため
例外が多い作業	すべての流れを決めにくいため

RPAを理解するためのミニ用語集

RPAの記事では、少し聞き慣れない言葉が出てきます。

ここで、よく出る言葉をかんたんに整理します。

言葉	かんたんな意味
自動化	人がしていた作業を、パソコンが代わりに進めること
定型作業	毎回同じ手順で行う作業
転記	ある場所の情報を、別の場所に写すこと
シナリオ	RPAに覚えさせる作業の順番
RPAツール	RPAを作ったり動かしたりするためのソフト
社内システム	会社の中で使う仕事用の画面や仕組み
サポート	困ったときに質問できる体制