アジェンダとは、会議や発表で「何を、どの順番で話すか」をまとめたものです。
かんたんに言うと、会議の進行表です。進行表とは、話す順番を書いた表のことです。
身近な例でいうと、料理を作る前に見るレシピに近いです。レシピがあると、何から作ればよいか分かります。
アジェンダも同じです。会議や発表の前に見ておくと、これから何を話すのかが分かりやすくなります。
ここだけ読めばOK
アジェンダとは、会議や発表の「話す内容」と「話す順番」をまとめたものです。
事前にみんなで見られるようにしておくと、会議の流れが分かりやすくなります。
ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。
アジェンダとは
かんたんに言うと、会議の話す順番をまとめたもの
アジェンダとは、会議で話す内容を順番に並べたものです。
たとえば、会議で「最初に前回の確認」「次に今日の相談」「最後に次にやることの確認」と決めておくことがあります。
この流れをまとめたものがアジェンダです。
アジェンダがあると、会議の目的が分かりやすくなります。目的とは、「何のために集まるのか」ということです。
参加する人も、何を準備すればよいか分かります。
アジェンダの意味
アジェンダは、英語の「agenda」から来た言葉です。
主に「予定」「議題」「話し合う内容」という意味で使われます。議題とは、会議で話し合うテーマのことです。
ビジネスでは、会議で話すテーマや順番をまとめた文書を指すことが多いです。
日本語で言い換えるなら、「議題」「会議の進行表」「話し合う内容」が近いです。
重要課題や行動計画という意味で使うこともある
アジェンダは、会議の進行表だけを指す言葉ではありません。
会社の経営会議やニュースでは、「解決すべき重要な課題」や「これから取り組む計画」という意味で使われることもあります。
たとえば、「我が社の最優先アジェンダ」と言う場合は、「今いちばん取り組むべき大事な課題」という意味です。
初心者のうちは、まず「会議の進行表」と覚えると分かりやすいです。そのうえで、文脈によっては「重要課題」や「行動計画」という意味もあると知っておくと安心です。
先に知っておきたい言葉
- 議題：会議で話し合うテーマ
- 共有：同じ内容をみんなで見られるようにすること
- レジュメ：話す内容を短くまとめた資料
- 議事録：会議で話したことや決まったことの記録
- テンプレート：何度も使えるひな形
アジェンダが使われる場面
アジェンダは、会議や発表の前に使われます。
特に、複数の人が集まって話す場面で役立ちます。
会議で使うアジェンダ
もっとも多いのは、会議で使うアジェンダです。
会議の前にアジェンダを共有しておくと、参加者が話す内容を先に確認できます。共有とは、同じ内容をみんなで見られるようにすることです。
たとえば、次のような内容を書きます。
- 会議の目的
- 話し合う内容
- それぞれの時間の目安
- 担当者
- 決めたいこと
担当者とは、その内容を説明したり進めたりする人のことです。
会議の前にこれらを見ておくと、何を話す会議なのかが分かりやすくなります。
プレゼンで使うアジェンダ
プレゼンでもアジェンダは使われます。
プレゼンは「プレゼンテーション」を短くした言葉です。人前で何かを説明することを指します。
学校の発表や、仕事での商品説明などもプレゼンにあたります。
プレゼンの最初に「今日はこの順番で話します」と見せるものも、アジェンダです。
たとえば、商品説明のプレゼンなら、次のような流れになります。
- はじめに
- 商品の特徴
- 使い方
- 料金
- まとめ
アジェンダがあると、聞く人は話の全体像をつかみやすくなります。
ビジネスで使うアジェンダ
ビジネスで使うアジェンダとは、仕事の場面で会議を進めやすくするための道しるべです。
仕事では、会議の時間が限られています。そのため、何を話すかを先に決めておくことが大切です。
アジェンダがあると、話が別の方向に進みにくくなります。
会議のあとに、次に何をすればよいかも分かりやすくなります。
また、会社の方針や経営の話では、「今後取り組む大切な課題」という意味で使われることもあります。
アジェンダの具体例
ここでは、アジェンダの具体例を見ていきます。
むずかしく考える必要はありません。大切なのは、参加者が見てすぐ分かることです。
会議アジェンダの例
会議アジェンダは、次のように書くと分かりやすいです。
| 時間 | 内容 | 担当 |
|---|---|---|
| 10:00〜10:05 | 今日の目的を確認する | 田中さん |
| 10:05〜10:20 | 前回の作業を確認する | 佐藤さん |
| 10:20〜10:40 | 困っていることを相談する | 全員 |
| 10:40〜10:50 | 次にやることを決める | 全員 |
このように、時間・内容・担当を並べると、会議の流れが分かりやすくなります。
「困っていること」は、「課題」と書かれることもあります。課題とは、今考えたり解決したりしたいことです。
プレゼンアジェンダの例
プレゼンでは、聞く人が全体の流れをつかめるように書きます。
- 今日お伝えすること
- サービスの概要
- できること
- 料金と使い方
- まとめ
順番が分かると、今どこを聞いているのかが分かりやすくなります。
発表する人も、話す順番を忘れにくくなります。
アジェンダの書き方
アジェンダの書き方に、必ず守らなければならない形はありません。
ただし、会議や発表で使うなら、入れておくとよい項目があります。
アジェンダに入れる項目
アジェンダには、次の項目を入れると分かりやすくなります。
- 会議名
- 日時
- 参加者
- 目的
- 話す内容
- 時間の目安
- 担当者
- 決めたいこと
特に大切なのは、目的です。
何のために集まるのかが分からないと、話がまとまりにくくなります。
最初に目的を書いておくと、参加者が同じ方向を向きやすくなります。
見やすいアジェンダを作るコツ
見やすいアジェンダを作るコツは、短く書くことです。
文章を長くしすぎると、読む人が大事な点を見つけにくくなります。
次の3つを意識すると、分かりやすくなります。
- 1つの項目は短く書く
- 話す順番に並べる
- 時間の目安を書く
会議で決めたいことがある場合は、「決めること」として書いておくとよいです。
先にゴールが分かるので、話し合いが進めやすくなります。
アジェンダのテンプレート例
テンプレートとは、何度も使えるひな形のことです。
アジェンダのテンプレートは、次のような形で使えます。
| 会議名 | 〇〇についての打ち合わせ |
|---|---|
| 日時 | 〇月〇日 10:00〜11:00 |
| 目的 | 次にやることを決める |
| 参加者 | 〇〇さん、〇〇さん |
| 議題 | 今の状態を確認する 困っていることを共有する 対応方法を相談する 次回までにやることを確認する |
この形をもとに、会議の内容に合わせて変えると使いやすいです。
最初から完璧に作る必要はありません。参加者が見て分かる形を目指しましょう。
アジェンダと似た言葉の違い
アジェンダには、似た言葉があります。
特に「レジュメ」「目次」「議事録」と混同しやすいです。
アジェンダとレジュメの違い
レジュメとは、話す内容を短くまとめた資料のことです。
アジェンダは、これから話す内容や順番をまとめたものです。レジュメは、説明する内容の要点をまとめたものです。
| 言葉 | 主な意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| アジェンダ | 話す順番や議題 | 会議の前、発表の最初 |
| レジュメ | 内容を短くまとめた資料 | 授業、説明会、発表 |
つまり、アジェンダは「話す流れ」です。
レジュメは「話す内容の短いまとめ」です。
アジェンダと目次の違い
目次は、本や資料の中で、どこに何が書いてあるかを示すものです。
アジェンダは、会議や発表で、これから何を話すかを示すものです。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| アジェンダ | 会議や発表の話す順番 |
| 目次 | 本や資料の中身の一覧 |
どちらも「全体の流れ」を見せる点は似ています。
ただし、アジェンダは会議や発表で使うことが多いです。
アジェンダと議事録の違い
議事録とは、会議で話したことや決まったことを、あとから見返せるように残した記録です。
アジェンダは会議の前に使います。議事録は会議のあとに使います。
| 言葉 | 使うタイミング | 内容 |
|---|---|---|
| アジェンダ | 会議の前 | これから話す内容 |
| 議事録 | 会議のあと | 話した内容や決まったこと |
会議の前に見るのがアジェンダです。
会議のあとに、話したことや決まったことを見るための記録が議事録です。
アジェンダを使うときの注意点
アジェンダは、作ればよいというものではありません。
見た人が分かりやすい形にすることが大切です。
内容を詰め込みすぎない
アジェンダに内容を入れすぎると、何が大事か分かりにくくなります。
会議で話す内容は、必要なものにしぼりましょう。
細かい説明は、別の資料に分けると見やすくなります。
時間の目安を書く
アジェンダには、時間の目安を書くと便利です。
たとえば、「今の状態の確認 10分」「相談 20分」のように書きます。
時間の目安があると、会議の進み具合を確認しやすくなります。
会議の目的を先に書く
会議の目的は、アジェンダの上のほうに書くとよいです。
目的が分かると、参加者は何を考えながら聞けばよいか分かります。
たとえば、「次にやることを決める」「困っている点をみんなで確認する」のように書くと分かりやすいです。
アジェンダに関するよくある質問
アジェンダとは日本語で何ですか？
アジェンダとは、日本語では「議題」「予定」「会議の進行表」に近い言葉です。
ビジネスでは、会議で話す内容や順番をまとめたものとして使われます。
アジェンダは目次と同じですか？
完全に同じではありません。
目次は、本や資料の中身を一覧にしたものです。
アジェンダは、会議や発表で話す内容や順番をまとめたものです。
アジェンダとレジュメは何が違いますか？
アジェンダは、話す順番や議題をまとめたものです。
レジュメは、話の内容を短くまとめた資料です。
アジェンダは「流れ」、レジュメは「内容の短いまとめ」と考えると分かりやすいです。
アジェンダは会議以外でも使いますか？
はい。プレゼンや説明会、研修などでも使います。
人に何かを説明するときに、話す順番を先に示すために使われます。
会議の進行表以外にもアジェンダという言葉を使いますか？
はい。会社の経営会議や政治のニュースなどでは、会議の進行表以外の意味で使われることがあります。
その場合は、「解決すべき重要な課題」や「これから取り組む行動計画」という意味になります。
たとえば、「最優先アジェンダ」は、「今いちばん取り組むべき大事な課題」という意味です。
ただし、初心者のうちは、まず「会議の進行表」と覚えておけば基本は押さえられます。
アジェンダを書くときに一番大切なことは何ですか？
一番大切なのは、目的をはっきり書くことです。
何のために話し合うのかが分かると、会議の内容もまとまりやすくなります。
まとめ：アジェンダとは会議や発表の流れを分かりやすくするもの
アジェンダとは、会議や発表で話す内容や順番をまとめたものです。
かんたんに言うと、会議の進行表です。事前にみんなで見られるようにしておくと、参加者が内容を理解しやすくなります。
アジェンダには、目的、話す内容、時間の目安、担当者などを書きます。
レジュメは内容を短くまとめた資料です。目次は資料の中身の一覧です。議事録は会議のあとに見る記録です。
また、ニュースや経営の話では、「重要な課題」や「行動計画」という意味で使われることもあります。
似ている言葉はありますが、使う場面が違います。
アジェンダをうまく使うと、会議や発表の流れが分かりやすくなります。まずは、短く見やすい形で作ることから始めるとよいです。