転記とは、ある場所に書かれている内容を、別の場所へ書き写すことです。
紙の申込書に書かれた名前をパソコンへ入力したり、メールの内容を一覧表へ移したりする作業が転記に当たります。この記事では、転記の意味や使い方、似た言葉との違いを初心者向けに解説します。
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転記とは
転記とは、すでに記録されている文字や数字を、別の書類や画面などへ書き写すことです。「てんき」と読みます。
手書きで写す場合だけでなく、パソコンを使って入力し直す場合にも使われます。内容を考えて新しく作るのではなく、元の情報を別の場所へ移す点が特徴です。
たとえば、紙に書かれた電話番号をスマートフォンの連絡先へ登録する作業を考えてみましょう。これは、紙にある情報をスマートフォンへ転記しているといえます。
ビジネスでは、書類、メール、表計算ソフト、業務システムなどの間で情報を移す作業を「転記」と呼びます。
転記するとはどのような作業なのか
「転記する」とは、元の情報を確認しながら、別の場所へ書き写すことです。「転記」は作業の名前で、「転記する」は実際に作業を行うことを表します。
基本的な流れは、次のとおりです。
- 書き写す元の情報を確認する
- 情報を入力する場所を確認する
- 文字や数字を書き写す
- 元の情報と見比べる
転記では、内容を正しく移すことが大切です。日付、金額、名前などは、似た文字や数字を間違えないように確認します。
転記が使われる身近な場面
転記は、学校や職場だけでなく、日常生活でも行われています。よくある場面を見てみましょう。
紙の内容をパソコンへ入力する
アンケート用紙に書かれた回答を、パソコンの一覧表へ入力する作業です。紙からデジタルのデータへ情報を転記しています。
メールの内容を一覧表へ移す
メールで届いた名前、日付、件名などを、Excelやスプレッドシートへ入力する場合があります。これも転記の一例です。
予定を手帳へ書き写す
案内文に書かれた日時や場所を、手帳やカレンダーへ書き写す作業です。日常生活でも、知らないうちに転記を行っています。
システムの情報を別のシステムへ移す
一方の業務システムに表示された情報を、別のシステムへ入力する場合があります。このような作業も、仕事では転記と呼ばれます。
転記の使い方と例文
転記は、書類の作成やパソコンへの入力について説明するときによく使われます。
- 申込書の内容を顧客一覧へ転記する
- メールに書かれた日付を予定表へ転記する
- 調査結果をExcelの表へ転記する
- 手書きのメモを報告書へ転記する
- 転記した内容に間違いがないか確認する
ビジネスでは、「入力する」よりも、元の情報を書き写していることを明確にしたいときに「転記する」を使います。
転記と転載の違い
転記と転載は、どちらも元の内容を別の場所へ移す行為です。ただし、言葉が使われる場面は異なります。
| 言葉 | 意味 | 使用例 |
|---|---|---|
| 転記 | 情報を別の書類や画面へ書き写すこと | 申込書の住所を一覧表へ転記する |
| 転載 | 文章や画像などを別の場所へ載せること | 記事に掲載された図を別の資料へ転載する |
転記は、文字や数字などを入力し直す作業によく使われます。転載は、文章や画像などを別の媒体へ載せる場面で使われます。
転記と記入の違い
記入とは、決められた場所に文字や数字を書き入れることです。必ずしも、別の場所から書き写すとは限りません。
自分の名前を申込書へ書く作業は「記入」です。その申込書に書かれた名前を一覧表へ移す作業は「転記」です。
転記とコピーの違い
コピーとは、内容を同じ形で複製することです。パソコンでは、コピーと貼り付けによって文字やファイルを複製できます。
転記は、元の情報を見ながら別の場所へ入力し直す作業も含みます。コピーは機能や操作を表すことが多く、転記は作業の目的を表すことが多いという違いがあります。
転記の言い換えと類語
転記は、場面に応じて次の言葉に言い換えられます。
- 書き写す：元の文章や数字を見ながら同じ内容を書く
- 写す：元の内容を別の場所へ移す
- 移す：情報を別の書類や画面へ移動させる
- 入力する：文字や数字をパソコンなどへ入れる
- 入力し直す：別の場所にある情報を改めて入力する
日常会話では「書き写す」や「入力する」と言うと伝わりやすくなります。仕事の手順や作業内容を説明するときは、「転記する」がよく使われます。
転記は英語で何という？
転記に当たる英語は、作業の内容によって異なります。どの場面でも同じ英語を使うわけではありません。
| 英語 | 主な意味 |
|---|---|
| copy | 内容を別の場所へ写す |
| transcribe | 文字や音声などを書き起こす |
| transfer | 情報やデータを別の場所へ移す |
一般的に「別の場所へ写す」と伝える場合は、copyが分かりやすい表現です。データを別のシステムへ移す場合は、transferが使われることもあります。
転記ミスとは
転記ミスとは、元の情報を別の場所へ書き写すときに、文字や数字を間違えることです。入力間違いのほか、一部の情報を写し忘れることも含まれます。
よくある転記ミスには、次のようなものがあります。
- 数字の順番を入れ替えてしまう
- 似た漢字や名前を間違える
- 入力する行や列を間違える
- 必要な項目を飛ばしてしまう
- 古い情報を転記してしまう
転記ミスを防ぐ方法
転記ミスを減らすには、入力後の確認が大切です。特別な道具を使わなくても、作業の順番を決めることで間違いを減らせます。
元の情報と転記した内容を見比べる
入力が終わったら、元の情報と転記した内容を順番に見比べます。名前、日付、数字などは、一文字ずつ確認すると見落としを減らせます。
一件ずつ作業を終わらせる
複数の情報を同時に扱うと、別の行へ入力する間違いが起こりやすくなります。一件の転記と確認を終えてから、次の情報へ進む方法が分かりやすいでしょう。
確認する項目を決めておく
名前、日付、金額など、必ず確認する項目を決めます。確認する順番をそろえると、項目の抜けを見つけやすくなります。
自動化したあとも結果を確認する
転記作業は、Excelの機能や業務システムによって自動化できる場合があります。ただし、設定や元の情報に間違いがあると、そのまま別の場所へ移ることがあります。
自動化した場合も、最初の数件や重要な項目は確認するとよいでしょう。
転記についてよくある質問
転記と入力は同じ意味ですか？
完全に同じ意味ではありません。入力は文字や数字を機器へ入れる作業全般を指します。
転記は、すでに別の場所にある情報を書き写す作業です。転記のためにパソコンへ入力することはありますが、すべての入力が転記になるわけではありません。
コピペも転記に含まれますか？
元の情報を別の場所へ移すという広い意味では、コピペも転記の方法の一つと考えられます。ただし、仕事では手入力による書き写しを転記と呼ぶことが多くあります。
メールを転記するとはどういう意味ですか？
メールに書かれた名前、日付、依頼内容などを、一覧表や業務システムへ移すことです。メール自体をそのまま移すのではなく、必要な情報だけを入力する場合にも使われます。
転記と書き写すは同じ意味ですか？
ほぼ同じ意味で使えます。「書き写す」は日常的な表現で、「転記する」は仕事や事務作業で使われることが多い表現です。
まとめ｜転記とは情報を別の場所へ書き写すこと
転記とは、書類や画面に記録されている情報を、別の場所へ書き写すことです。紙からパソコンへ入力する場合や、メールの内容を一覧表へ移す場合などに使われます。
転記と転載は似ていますが、転記は情報を書き写す作業、転載は文章や画像などを別の場所へ載せることを表します。転記したあとは元の情報と見比べ、間違いや抜けがないか確認することが大切です。