ブリーフィングとは、仕事や作業を始める前に、必要な情報を短く伝えることです。
これから行う仕事の目的や役割、注意する点などを関係者で共有します。短い打ち合わせという意味で使われることもあります。
この記事では、ブリーフィングの意味や使われる場面、基本的な進め方をわかりやすく解説します。ミーティングやデブリーフィングとの違いも紹介します。
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ブリーフィングとは
ブリーフィングとは、仕事や作業を始める前に、必要な情報を簡潔に伝えることです。英語では「briefing」と書きます。
「brief」には、短い、簡潔なという意味があります。そのため、ブリーフィングでは長い説明をするのではなく、大切な点を絞って伝えます。
かんたんに言うと「作業前の情報共有」
ブリーフィングをかんたんに言うと、作業前の情報共有です。
「何をするのか」「誰が担当するのか」「いつまでに行うのか」などを確認し、関係者が同じ認識で動けるようにします。
身近な例で考えるブリーフィング
学校行事の前に、先生が生徒へ当日の流れや役割を説明する場面を考えてみましょう。
集合時間や担当する仕事、気を付けることを事前に伝えておけば、全員が動きやすくなります。これがブリーフィングに近い考え方です。
ビジネスでも同じように、仕事を始める前に必要な情報を共有します。
ブリーフィングを行う目的
ブリーフィングの主な目的は、関係者の認識をそろえることです。仕事の内容を事前に共有することで、それぞれが自分の役割を理解しやすくなります。
主な目的には、次のようなものがあります。
- 仕事や作業の目的を共有する
- 担当者と役割を確認する
- 作業の手順や予定を伝える
- 特に注意する点を確認する
- 質問や不明な点を事前に整理する
ブリーフィングは、単に予定を読み上げる場ではありません。参加者が「これから何をすればよいのか」を理解できることが大切です。
ブリーフィングが使われる場面
ブリーフィングは、仕事の開始前や新しい取り組みを始めるときに使われます。
会社だけでなく、学校行事やイベントなど、複数の人が協力して動く場面でも使える考え方です。
仕事を始める前
その日に行う仕事や担当者を確認するときに、短いブリーフィングを行います。
朝の打ち合わせで、予定や連絡事項を共有する場面が分かりやすい例です。
新しい仕事を始めるとき
新しい企画や作業を始める前に、目的や全体の流れを説明します。
参加する人が自分の担当を理解できるため、仕事に取りかかりやすくなります。
イベントを行う前
イベントの開始前に、当日の流れや担当場所をスタッフへ伝えることがあります。
開始時間や役割、連絡方法などを確認することで、スタッフが同じ予定に沿って動けます。
お客さまへの説明前
お客さまへの説明や発表を行う前に、社内の関係者で内容を確認することもあります。
誰がどの部分を説明するのかを決めておくと、話の重なりや説明の抜けを減らせます。
ブリーフィングの具体例
新しいWebサイトを作る仕事を例に考えてみましょう。
作業を始める前のブリーフィングでは、次のような内容を共有します。
- どのようなWebサイトを作るのか
- 誰に見てもらうWebサイトなのか
- 誰が文章や画像を用意するのか
- いつまでに完成させるのか
- 次の確認をいつ行うのか
このように、仕事の目的や役割、予定を短くまとめて伝えるのがブリーフィングです。
ブリーフィングの基本的な進め方
ブリーフィングに決められた進め方はありません。ただし、伝える順番をそろえると、内容が分かりやすくなります。
- 仕事や作業の目的を伝える
- 行う内容と全体の流れを説明する
- 担当者と役割を確認する
- 予定や期限を共有する
- 質問を受けて認識をそろえる
1．目的を伝える
最初に、何のために行う仕事なのかを伝えます。
目的が分かると、参加者は自分の作業が全体の中でどのような役割を持つのか理解しやすくなります。
2．内容と流れを説明する
次に、行う作業と全体の流れを説明します。
細かな説明をすべて行うのではなく、最初に知っておくべき情報を選んで伝えます。
3．担当者と役割を確認する
誰が何を担当するのかを確認します。
複数の人が同じ作業をしたり、必要な作業が抜けたりしないように、役割を明らかにします。
4．予定や期限を共有する
作業を始める時間や終える予定、次に確認する日時などを伝えます。
予定を共有すると、それぞれが作業を進める順番を考えやすくなります。
5．質問を受ける
最後に、分からない点がないかを確認します。
説明する側から一方的に話して終わるのではなく、参加者が内容を理解したか確かめることが大切です。
ブリーフィングとミーティングの違い
ブリーフィングとミーティングは、どちらも複数の人が集まって話をする場です。ただし、主な目的に違いがあります。
| 言葉 | 主な目的 | 進め方の特徴 |
|---|---|---|
| ブリーフィング | 必要な情報を短く共有する | 説明する人が要点を伝える |
| ミーティング | 話し合いや意見交換を行う | 参加者が意見を出し合う |
ブリーフィングでは、すでに決まっている内容や必要な情報を伝えることが中心です。
ミーティングでは、参加者が意見を出し合い、方法や方針を決めることがあります。ただし、会社によって言葉の使い方が異なる場合もあります。
ブリーフィングとデブリーフィングの違い
デブリーフィングとは、仕事や活動が終わったあとに、結果や気付いた点を共有することです。
| 言葉 | 行う時期 | 主な内容 |
|---|---|---|
| ブリーフィング | 仕事や作業の前 | 目的、役割、予定などを共有する |
| デブリーフィング | 仕事や作業のあと | 結果や気付いた点を振り返る |
ブリーフィングは「これから行うこと」の確認です。デブリーフィングは「行ったこと」の振り返りです。
ブリーフィングとブリーフの違い
ブリーフとは、仕事の目的や条件などを短くまとめた情報です。説明に使う資料を指すこともあります。
ブリーフィングは、その情報を関係者へ説明し、共有することです。「ブリーフは情報」「ブリーフィングは情報を伝える場や行動」と考えると分かりやすいでしょう。
ブリーフィングで伝える内容
ブリーフィングでは、情報を多く伝えればよいわけではありません。これから仕事をする人に必要な内容を選ぶことが大切です。
- 今回の目的
- 具体的な作業内容
- 担当者と役割
- 作業の順番
- 予定と期限
- 連絡や確認の方法
- 特に気を付ける点
資料を使う場合も、文章を多く並べるのではなく、要点を短く整理します。
ブリーフィングを分かりやすくするポイント
伝える内容を絞る
ブリーフィングは、短く分かりやすく行うことが基本です。
細かな背景まですべて説明すると、大切な情報が見つけにくくなります。目的や役割、予定など、最初に必要な内容を優先します。
結論から伝える
最初に「何をするのか」を伝え、そのあとに理由や手順を説明します。
話の目的が早く分かるため、聞く人が内容を整理しやすくなります。
具体的な言葉を使う
「なるべく早く」ではなく、「午前中まで」のように具体的に伝えます。
担当者や期限を明らかにすると、次に取る行動が分かりやすくなります。
最後に質問を受ける
説明したあとに、分からない点がないか確認します。
質問の時間を設けることで、説明する側と聞く側の認識をそろえられます。
ブリーフィングに関する初心者が間違えやすい点
長い会議にしない
ブリーフィングは、必要な情報を短く伝えるために行います。
話し合う内容が多い場合は、別にミーティングの時間を設ける方法もあります。
資料を読むだけで終わらせない
資料を最初から最後まで読み上げるだけでは、重要な点が伝わりにくくなります。
特に知ってほしい内容を示し、参加者が次に何をするのか確認します。
専門用語を多く使わない
参加者によって、知っている言葉や経験は異なります。
初めて参加する人にも伝わる言葉を使い、必要な用語には短い説明を加えます。
説明しただけで伝わったと思わない
説明する側が話し終えても、参加者が同じ内容を理解しているとは限りません。
最後に質問を受けたり、担当する作業を確認したりすると、認識をそろえやすくなります。
ブリーフィングの使い方と例文
ブリーフィングは、仕事の会話で次のように使われます。
- 作業を始める前にブリーフィングを行います。
- 担当者からブリーフィングを受けました。
- 明日の予定についてブリーフィングをお願いします。
- 参加者へ短いブリーフィングを実施しました。
「ブリーフィングをする」「ブリーフィングを行う」「ブリーフィングを受ける」といった形で使います。
ブリーフィングに関するよくある質問
ブリーフィングは何分くらい行いますか？
決まった時間はありません。必要な情報を過不足なく伝えられる長さにします。
内容が多くなる場合は、詳しい資料を別に用意すると、説明を短くまとめやすくなります。
ブリーフィングは会議と同じですか？
広い意味では会議や打ち合わせの一つといえます。ただし、ブリーフィングは情報の共有が中心です。
参加者が意見を出し合って何かを決める場合は、ミーティングと呼ばれることが多くなります。
ブリーフィングには資料が必要ですか？
必ずしも資料が必要なわけではありません。内容が少なければ、口頭だけで行うこともできます。
予定や担当者が多い場合は、簡単な資料があると内容を確認しやすくなります。
オンラインでもブリーフィングはできますか？
オンライン会議や社内の連絡ツールを使って行えます。
文章だけで伝える場合は、目的、担当者、期限を分けて書くと読みやすくなります。
まとめ｜ブリーフィングとは作業前に行う短い情報共有
ブリーフィングとは、仕事や作業を始める前に、目的や役割、予定などを短く共有することです。
情報を一方的に伝えるだけではなく、参加者が「何をすればよいのか」を理解できるように進めます。
目的、作業内容、担当者、期限の順に整理すると、短い時間でも分かりやすいブリーフィングを行えます。