5W1Hとは？意味・覚え方とビジネス例文を解説

5W1Hとは、かんたんに言うと「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」の6項目で情報を整理する方法です。

英語では、When・Where・Who・What・Why・Howと表します。仕事の報告やメール、会議、作文などで、伝える内容の抜けを減らすために使われます。

たとえるなら、5W1Hは「出かける前の持ち物チェック」のようなものです。必要な項目を順番に確認すると、伝え忘れに気づきやすくなります。

5W1Hも同じように、話や文章に必要な情報がそろっているかを確認するために使います。

この記事では、5W1Hの意味や読み方、覚え方、順番、ビジネスでの使い方を、表と例文でわかりやすく解説します。

5W1Hとは？意味を簡単に解説

5W1Hとは、5つのWと1つのHを使って、情報を整理する考え方です。

5つのWは、When・Where・Who・What・Whyです。1つのHは、Howを表します。

日本語にすると、次の6つです。

• いつ
• どこで
• だれが、だれと、だれに
• 何を
• なぜ
• どのように

話す前や文章を書く前に、この6項目を確認すると、内容を整理しやすくなります。

5W1Hは、決まった項目に沿って考えるフレームワークの一つです。フレームワークとは、物事を整理して考えるための順番や決め方です。

5W1Hの読み方

5W1Hは、日本語では「5W（ごダブリュー）1H（いちエイチ）」と読みます。

英語に近い読み方は、「ファイブ・ダブリュー・ワン・エイチ」です。仕事の会話では、どちらの読み方も使われます。

5W1Hの英語と日本語一覧

英語	読み方	日本語	確認する内容
When	ウェン	いつ	日時、時期、期限
Where	ウェア	どこで	場所、画面、対象となる所
Who	フー	だれが・だれと・だれに	行う人、相手、関係する人
What	ワット	何を	内容、出来事、作業
Why	ホワイ	なぜ	原因、理由、目的
How	ハウ	どのように	方法、手順、進め方

英語が苦手な場合は、最初に日本語の6項目を覚えれば十分です。

Whoは「だれが」だけではありません。「だれと行うのか」「だれに伝えるのか」を確認するときにも使います。

Whyは、問題が起きた原因を確認するときにも、作業を行う目的を確認するときにも使います。

5W1Hは何のために使う？

5W1Hを使う目的は、情報をわかりやすく整理することです。

主に、次のような場面で役立ちます。

• 伝える内容の抜けを減らす
• 相手が状況を理解しやすくする
• 話や文章の内容を整理する
• 問題が起きたときに事実を確認する

5W1Hの答えが、必ず一つずつになるとは限りません。関係する人や理由が複数ある場合もあります。

分からない項目は、無理に埋めなくても問題ありません。「確認中」として、まだ分かっていないことを正しく伝えます。

5W1Hの覚え方

5W1Hの覚え方は、英語だけを暗記するより、日本語と一緒に覚える方法がおすすめです。

まずは「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」と、声に出して読んでみましょう。

日本語で順番に覚える

次の順番で覚えると、6項目を確認しやすくなります。

いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように

この順番は、5W1Hを覚えるための基本的な並びです。

ただし、文章を書くときまで、この順番を守る必要はありません。実際には、相手が知りたい内容から伝えます。

英語と日本語をセットで覚える

英語と日本語を1組ずつ結びつけると、覚えやすくなります。

• Whenは「いつ」
• Whereは「どこで」
• Whoは「だれが、だれと、だれに」
• Whatは「何を」
• Whyは「なぜ」
• Howは「どのように」

一度にすべて覚えようとせず、2つずつ確認しても問題ありません。

5W1Hの順番は決まっている？

5W1Hに、絶対に守らなければならない順番はありません。

情報を確認するときは、When・Where・Who・What・Why・Howの順で整理できます。しかし、文章にするときは、相手が知りたい情報を先にします。

5W1Hは、情報を確認するための項目です。文章をWhenから順番に書く決まりではありません。

たとえば、仕事の報告では「何が起きたのか」を最初に伝えると、状況を理解してもらいやすくなります。

予定の案内では、「いつ」「どこで」を先に書くと親切です。

5W1Hの使い方

5W1Hの使い方は、むずかしくありません。

次の3段階で考えると、情報を整理しやすくなります。

何を伝えるのか決める

最初に、何のために伝えるのかを決めます。

予定を知らせるのか、仕事の進み具合を報告するのか、問題を説明するのかによって、必要な情報は変わります。

6つの質問に答える

次に、5W1Hの6つの質問に答える形でメモします。

• いつ起きたのか
• どこで起きたのか
• だれが、だれと、またはだれに関係するのか
• 何が起きたのか
• なぜ起きたのか、何のために行うのか
• どのように対応するのか

最初から文章にしなくても構いません。短い言葉でメモするだけでも、情報を整理できます。

足りない情報を確認する

最後に、相手が読んだときに困らないかを確認します。

たとえば、「いつ」がないと、過去の話なのか、これからの予定なのかわかりません。

「なぜ」がないと、問題が起きた理由や、作業を行う目的が伝わりにくくなります。

まだ分からないことがある場合は、「原因は確認中です」のように書きます。推測で内容を埋める必要はありません。

5W1Hの簡単な例文

5W1Hは、実際の文章を見ると理解しやすくなります。

ここでは、日常生活や学校で使える簡単な例文を紹介します。

日常生活の例文

土曜日の午後2時に、駅前のカフェで、高校の友だちと勉強会をします。来週のテストに備えるため、ノートを見ながら問題を解きます。

項目	例文の内容
When	土曜日の午後2時に
Where	駅前のカフェで
Who	高校の友だちと
What	勉強会をする
Why	来週のテストに備えるため
How	ノートを見ながら問題を解く

この例では、Whoが「だれが」ではなく、「だれと」として使われています。

5W1Hを使うと、予定の内容が具体的になり、相手が理解しやすくなります。

小学生や中学生にも分かる例文

昨日、学校の体育館で、クラスのみんなと発表会の練習をしました。本番で上手に発表するため、先生の話を聞きながら動きを確認しました。

作文を書くときも、最初に5W1Hをメモすると、内容を考えやすくなります。

ただし、すべてを1文に詰め込む必要はありません。短い文に分けると読みやすくなります。

5W1Hをビジネスで使う場面

5W1Hは、ビジネスで広く使われています。

報告やメール、会議、問題の整理など、相手に正しく伝えたい場面で役立ちます。

仕事の報告で使う

仕事の報告では、最初に「何が起きたのか」を伝えることが大切です。

そのあとに、日時、場所、原因、今行っている対応を続けると、相手が状況を判断しやすくなります。

メールを書くときに使う

会議や説明会の案内メールでは、日時や場所が抜けると、受け取った人が行動できません。

5W1Hを使うと、必要な情報を確認しながら書けます。

会議や議事録で使う

会議では、話し合った内容だけでなく、次に何をするかを決める必要があります。

「いつまでに」「だれが」「何を」「どのように行うか」を整理すると、それぞれが行うことが明確になります。

議事録とは、会議で話し合った内容や決まったことを残す記録です。

問題の原因を整理するときに使う

問題が起きたときは、すぐに原因を決めつけないことが大切です。

まず、いつ、どこで、だれに、何が起きているかを確認します。

ITの仕事では、システム障害の報告にも5W1Hが使われます。システム障害とは、コンピューターの仕組みやサービスが正しく動かず、使いにくくなったり、使えなくなったりすることです。

AIに指示するときにも使える

5W1Hは、AIに文章を作ってもらうときにも使えます。

AIに伝える指示文は、プロンプトと呼ばれます。プロンプトとは、AIにしてほしいことを伝える文章です。

「だれ向けか」「何を作るのか」「なぜ必要か」「どのように書くのか」を伝えると、希望に近い答えを得やすくなります。

文章や画像などを新しく作るAIは、生成AIと呼ばれます。生成AIを使う場合も、必要な条件を具体的に伝えることが大切です。

5W1Hのビジネス例文

ここでは、仕事で使える5W1Hの例文を紹介します。

自分の状況に合わせて、日時や内容を置き換えて使ってください。

報告の例文

本日10時ごろ、Webサイトで質問を送る画面で、一部の人が送信できない問題が起きました。入力した内容を確認する部分が正しく動いていないため、現在、担当者がなぜ起きたのかを調べています。

この例文では、発生した時間、場所、関係する人、問題、考えられる原因、今行っている対応を伝えています。

原因がまだ分からない場合は、「原因は確認中です」と書きます。

メールの例文

7月25日午後2時から、会議室Aで、新しい資料の使い方を説明します。営業チームの皆さまに向けた説明です。当日は、資料を画面に表示しながら手順を確認します。

案内メールでは、日時、場所、参加する人、内容を先に書くと伝わりやすくなります。

報告書の例文

本日午前9時30分ごろ、社内で複数の人が使うフォルダーで、一部の社員が資料を開けない状態になりました。設定が変わっていたため、担当者が元の設定に戻しました。今は問題なく使えます。

報告書とは、起きたことや調べた結果をまとめて伝える文章です。

分からない内容を推測で書かず、確認できた事実と、まだ確認中の内容を分けて書きます。

そのまま使える5W1Hテンプレート

テンプレートとは、空いている部分に内容を書いて、そのまま使える形です。

5W1Hのテンプレートを用意しておくと、報告や文章作成を始めやすくなります。

基本の5W1Hテンプレート

【When】いつ：
【Where】どこで：
【Who】だれが・だれと・だれに：
【What】何を：
【Why】なぜ・何のために：
【How】どのように：

空いている項目があれば、情報が足りていない可能性があります。

ただし、必要のない項目まで無理に埋める必要はありません。

報告に使えるテンプレート

【発生した日時】
【発生した場所】
【関係する人】
【起きたこと】
【分かっている原因】
【今行っている対応】
【今後行うこと】

「今後行うこと」は5W1Hに含まれない項目ですが、仕事の報告では入れると親切です。

原因が分からない場合は、「確認中」と記入します。

メールに使えるテンプレート

〇月〇日〇時から、〇〇で、〇〇の皆さまに向けて、〇〇を行います。目的は〇〇です。当日は〇〇の方法で進めます。

案内メールでは、受け取った人が次に何をすればよいかも書くと、よりわかりやすくなります。

5W1Hと5W2Hの違い

5W1Hと似た言葉に、5W2Hがあります。

5W2Hとは、5W1Hにもう一つのHを加えた考え方です。

5W2Hで追加される項目

追加されるHは、一般的にはHow muchです。

How muchは、「いくらかかるのか」という意味です。使えるお金の上限や、必要な費用を確認するときに使います。

場面によっては、How manyを使い、必要な数や量を確認することもあります。

5W1Hと5W2Hの使い分け

比較項目	5W1H	5W2H
確認する内容	日時、場所、人、内容、理由、方法	5W1Hに費用や数を追加
主な用途	報告、説明、文章、会議	計画、使えるお金、必要な数の確認
向いている場面	基本的な情報整理	お金や数も確認する場面

日常の連絡や簡単な報告では、まず5W1Hを使えば十分です。

費用や必要な数まで考える場合は、5W2Hを使うと整理しやすくなります。

5W1Hを使うときの注意点

5W1Hは便利ですが、6項目を並べるだけで文章がわかりやすくなるとは限りません。

読む人や聞く人の立場を考えて使うことが大切です。

6項目すべてを無理に入れない

5W1Hは、必ずすべて入れなければならないものではありません。

たとえば、「午後3時に会議室へ来てください」という連絡では、時間と場所だけでも必要な内容を伝えられます。

必要な情報を選び、短く伝えることも大切です。

WhyとHowを混同しない

Whyは「なぜ」です。原因や理由、目的を表します。

Howは「どのように」です。方法や手順を表します。

項目	例
Why	商品の売上を増やすため
How	商品の説明記事を作る

この例では、「売上を増やすこと」が目的です。「記事を作ること」は、その目的を達成するための方法です。

WhyとHowを分けて考えると、何のために作業するのかがわかりやすくなります。

相手が知りたい内容を先にする

5W1Hの基本の順番にこだわりすぎると、文章が読みにくくなる場合があります。

仕事の報告では、最初にWhatとなる「何が起きたのか」を伝えると効果的です。

予定の案内では、WhenとWhereとなる「いつ」「どこで」を先に書くと親切です。

分からないことを推測で埋めない

問題の原因や関係する人が分からない場合は、無理に答えを作る必要はありません。

「原因は確認中です」「関係する人を調べています」のように書くと、現在の状況を正しく伝えられます。

5W1Hについてよくある質問

5W1Hは何と読みますか？

日本語では「5W（ごダブリュー）1H（いちエイチ）」と読みます。

英語に近い読み方は、「ファイブ・ダブリュー・ワン・エイチ」です。

5W1HのHは何を表しますか？

5W1HのHは、Howを表します。

日本語では「どのように」という意味で、方法や手順を確認するときに使います。

Whoは「だれが」だけを表しますか？

Whoは、「だれが」だけではありません。

「だれと行うのか」「だれに伝えるのか」「だれが関係するのか」を確認するときにも使います。

Whyは原因と目的のどちらを表しますか？

Whyは、原因と目的のどちらにも使われます。

問題について考えるときは「なぜ起きたのか」、仕事について考えるときは「何のために行うのか」を確認します。

5W1Hの順番は決まっていますか？

絶対に決まった順番はありません。

情報を確認するときは基本の順番を使い、文章にするときは相手が知りたい内容から伝えます。

5W1Hは古い考え方ですか？

5W1Hは、古くて使えない考え方ではありません。

現在も報告、メール、会議、文章作成、問題の整理などで使われています。

ただし、6項目を決まった順番で並べるのではなく、目的に合わせて使うことが大切です。

5W1Hと5W2Hはどちらを使えばよいですか？

基本的な情報を整理する場合は、5W1Hで十分です。

費用や数も確認したい場合は、5W2Hを使います。

5W1Hは小学生や中学生でも使えますか？

小学生や中学生でも使えます。

作文、発表、予定の説明などで、最初に「いつ・どこで・だれが・何を」を考えると始めやすくなります。

まとめ｜5W1Hとは情報を整理して伝える方法

5W1Hとは、「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」の6項目で情報を整理する方法です。

英語では、When・Where・Who・What・Why・Howと表します。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：だれが・だれと・だれに
• What：何を
• Why：原因・理由・目的
• How：どのように

5W1Hを使うと、伝える内容の抜けを減らし、相手が理解しやすい形に整理できます。

順番に絶対の決まりはありません。仕事の報告では何が起きたかを先に伝え、予定の案内では日時や場所を先に書くなど、目的に合わせて並べます。

すべての項目が分からない場合は、無理に埋める必要はありません。「確認中」と書き、分かっていることと分からないことを分けて伝えます。

まずは、「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」と日本語で覚えるところから始めてみましょう。