5W1Hとは？意味・覚え方・ビジネスでの使い方を例文でわかりやすく解説

5W1Hとは、かんたんに言うと「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」で情報を整理する考え方です。

話をするとき、文章を書くとき、仕事で報告するときに役立ちます。大事なことを伝え忘れにくくなるためです。

たとえるなら、5W1Hは「確認するための一覧表」のようなものです。買い物メモがあると買い忘れを防げるように、5W1Hがあると伝え忘れを減らせます。

ITの場面でも、5W1Hはよく使われます。たとえば、Webサイトがうまく動かないときの報告や、AIに文章を作ってもらうときの指示にも役立ちます。

ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。

5W1Hとは？情報を整理するための考え方

5W1Hとは、情報を6つの質問に分けて考える方法です。

6つの質問とは、「When・Where・Who・What・Why・How」です。日本語では、「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」と考えるとわかりやすいです。

英語が苦手な方は、まず日本語だけ覚えれば大丈夫です。

たとえば、友だちに予定を伝えるとします。

「明日、駅前で、友だちと、映画を見ます。新作が始まるからです。電車で行きます。」

このように5W1Hを使うと、話の内容が具体的になります。

ITや仕事の場面でも同じです。何が起きたのか、だれが関係しているのか、なぜ必要なのかを整理しやすくなります。

5W1Hの意味

5W1Hの意味は、5つのWと1つのHで情報を整理することです。

英語の頭文字を取って、5W1Hと呼びます。頭文字とは、言葉の最初の文字のことです。

5W1Hの読み方

5W1Hは、「ごダブリューいちエイチ」と読みます。

英語では「ファイブ ダブリュー ワン エイチ」と言うこともあります。日本語の記事や仕事の会話では、「ごダブリューいちエイチ」で問題ありません。

5W1Hの6つの要素を表で確認

要素	英語	日本語	仕事で考えること
5W	When	いつ	期限、日程、いつまでに行うか
5W	Where	どこで	場所、画面、保存先、対象の場所
5W	Who	だれが	担当者、相手、関係する人
5W	What	何を	作業内容、商品、サービス、起きたこと
5W	Why	なぜ	目的、理由、背景、解決したいこと
1H	How	どのように	方法、手順、進め方

5W1Hの表を見ながら考えると、話の抜けもれに気づきやすくなります。

最初からきれいな文章にする必要はありません。まずは、6つの項目に分けてメモするだけでも十分です。

5W1Hを身近な例でわかりやすく

5W1Hは、仕事だけで使うものではありません。

日常会話、学校の作文、予定の連絡など、身近な場面でも使えます。

日常会話で使う例

たとえば、家族に予定を伝える場面で考えてみます。

項目	内容
When	土曜日の午後2時に
Where	駅前のカフェで
Who	高校の友だちと
What	勉強会をする
Why	テストが近いから
How	ノートを見ながら教え合う

これを文章にすると、次のようになります。

「土曜日の午後2時に、駅前のカフェで、高校の友だちと勉強会をします。テストが近いので、ノートを見ながら教え合います。」

5W1Hで整理すると、予定がわかりやすくなります。

学校の作文で使う例

作文を書くときも、5W1Hは役立ちます。

たとえば、遠足について書く場合は、次のように考えます。

• いつ行ったのか
• どこへ行ったのか
• だれと行ったのか
• 何をしたのか
• なぜ楽しかったのか
• どのように過ごしたのか

先に5W1Hをメモしておくと、文章の流れを作りやすくなります。

仕事の報告で使う例

仕事では、短く正しく伝えることが大切です。

5W1Hを使うと、「何を伝えるべきか」が見えやすくなります。

項目	報告で書く内容
When	本日10時ごろ
Where	問い合わせフォームで
Who	お客さまが
What	送信できない状態になった
Why	入力内容の確認でエラーが出たため
How	担当者が内容を確認して対応する

問い合わせフォームとは、Webサイトで質問や連絡を送るための画面のことです。

このように整理すると、相手が状況をつかみやすくなります。

5W1Hの覚え方

5W1Hの覚え方は、英語と日本語をセットにするのがおすすめです。

「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」と声に出すと覚えやすくなります。

英語と日本語をセットで覚える

英語	日本語
When	いつ
Where	どこで
Who	だれが
What	何を
Why	なぜ
How	どのように

英語だけで覚えようとすると、少し難しく感じることがあります。

まずは日本語で覚えてから、英語を結びつけると覚えやすいです。

順番にこだわりすぎなくてよい理由

5W1Hの順番に、絶対の決まりはありません。

よく使われる並びは「When・Where・Who・What・Why・How」です。ただし、実際の文章では伝えたい内容に合わせて順番を変えても大丈夫です。

仕事の場面では、結論を先に伝える方がわかりやすいことがあります。

たとえば、報告では「何が起きたのか」を先に伝え、そのあとに「いつ」「どこで」「なぜ」「どう対応するか」を続けると読みやすくなります。

つまり、5W1Hは順番を暗記するものではありません。相手が知りたいことを、わかりやすい順に並べるための考え方です。

5W1Hの使い方

5W1Hの使い方は、むずかしくありません。

まず伝えたいことを決めてから、6つの質問に分けて考えます。

まず伝えたいことを決める

最初に、「何を伝えたいのか」を決めます。

たとえば、予定を伝えたいのか、問題を報告したいのか、お願いをしたいのかで、必要な情報が変わります。

目的がはっきりすると、5W1Hの中で大切な項目も見えやすくなります。

6つの質問に分けて書く

次に、5W1Hの6つの質問に答える形でメモします。

• いつ起きたのか
• どこで起きたのか
• だれが関係しているのか
• 何が起きたのか
• なぜ起きたのか
• どのように対応するのか

文章が苦手な人でも、先にメモを作ると書きやすくなります。

足りない情報を見直す

最後に、読む人が困らないかを確認します。

たとえば、「いつ」がないと、予定なのか過去の話なのかわかりません。「なぜ」がないと、理由や目的が伝わりにくくなります。

5W1Hは、文章を作る道具であると同時に、情報の抜けもれを見つける道具でもあります。

仕事で5W1Hを使う場面

仕事では、5W1Hを使う場面が多くあります。

報告、メール、会議、問題の整理、AIへの指示などで役立ちます。

報告するとき

報告では、「何が起きたのか」を正しく伝えることが大切です。

5W1Hを使うと、相手が状況を判断しやすくなります。

例文は次の通りです。

本日10時ごろ、社内の共有フォルダで、一部の社員が資料を開けない状態になりました。確認したところ、アクセス権の設定が変わっていました。現在、担当者が設定を元に戻しています。

共有フォルダとは、複数の人で使うフォルダのことです。

アクセス権とは、ファイルを見たり開いたりするための許可のことです。

この文章には、時間、場所、だれ、何、理由、対応が入っています。

メールを書くとき

メールでは、読む人がすぐに内容を理解できることが大切です。

5W1Hを使うと、用件が伝わりやすくなります。

6月10日14時から、会議室Aで、次回イベントの打ち合わせを行います。参加者は企画チームのメンバーです。会場の使い方を決めるため、当日は資料を見ながら確認します。

必要な情報がまとまっているため、受け取った人が行動しやすくなります。

会議の内容を整理するとき

会議では、話が広がりやすいことがあります。

5W1Hを使うと、決まったことや次にやることを整理しやすくなります。

• いつまでにやるのか
• どこで確認するのか
• だれが担当するのか
• 何をするのか
• なぜ必要なのか
• どのように進めるのか

会議メモにこの形を使うと、あとで見返しやすくなります。

問題を整理するとき

問題が起きたときも、5W1Hは役立ちます。

いきなり理由を決めつけず、まず状況を整理できます。

項目	確認すること
When	いつから起きているか
Where	どの画面、どの場所で起きているか
Who	だれに起きているか
What	何が起きているか
Why	考えられる理由は何か
How	どう対応するか

このように整理すると、落ち着いて対応しやすくなります。

AIに指示を出すとき

5W1Hは、AIに指示を出すときにも役立ちます。

AIとは、人の作業を手伝う技術のことです。文章を作ったり、質問に答えたりするものがあります。

生成AIとは、文章や画像などを新しく作れるAIのことです。生成AIに文章を作ってもらう場合、5W1Hを入れると希望に近い答えを得やすくなります。

AIは、こちらが伝えていない事情までは正しく読み取れません。

そのため、「だれに向けて」「何を作るのか」「なぜ必要なのか」「どのような形で出すのか」を伝えることが大切です。

5W1H	AIへの指示で入れる内容
When	いつ使うのか、いつまでに必要か
Where	どこで使うのか。授業、会議、Web記事など
Who	だれ向けか。高校生、初心者、上司、お客さまなど
What	何を作るのか。文章、表、メール文、説明文など
Why	なぜ必要なのか。学習用、説明用、比較用など
How	どのように出すのか。短く、表で、やさしく、箇条書きでなど

たとえば、次のように指示します。

高校生向けに、来週の授業で使う説明文を作ってください。テーマは5W1Hです。ITに詳しくない人にもわかるように、短い文で、身近な例を入れて説明してください。

この指示には、「だれ向けか」「いつ使うか」「何を作るか」「なぜ必要か」「どのように書くか」が入っています。

AIにうまく指示を出すコツは、頭の中にある条件を言葉にすることです。5W1Hを使うと、その条件を整理しやすくなります。

5W1Hの例文

ここでは、5W1Hの例文を場面別に紹介します。

そのまま使うのではなく、自分の目的に合わせて直して使ってください。

日常会話の例文

明日の午前10時に、駅前の本屋で、友だちと参考書を買います。来週テストがあるので、数学の問題集を見ながら選ぶ予定です。

日常会話では、すべての項目を毎回入れる必要はありません。

ただし、予定を伝えるときは「いつ」「どこで」「だれと」「何を」があると伝わりやすくなります。

仕事のメールの例文

6月15日13時から、インターネットを使って、営業チーム向けの説明会を行います。新しい資料の使い方を共有するためです。当日は画面を見ながら、手順を確認します。

「オンライン」という言葉は、インターネットを使うことを意味します。

仕事のメールでは、日時と目的をはっきり書くと親切です。

報告書の例文

報告書とは、仕事や学校で、起きたことや調べたことをまとめる文章のことです。

本日9時30分ごろ、問い合わせフォームで送信できない状態になりました。確認したところ、入力内容の確認画面でエラーが出ていました。現在、担当者が理由を調べ、元の状態に戻す作業を進めています。

報告書では、事実を先に書くと読みやすくなります。

理由がまだわからない場合は、「確認中」と書けば十分です。わからないことを、決めつけて書く必要はありません。

AIへの指示文の例文

高校生向けに、5W1Hとは何かを説明する文章を作ってください。授業のプリントに使います。専門用語は使わず、300文字以内で、身近な例を入れてください。

AIへの指示では、「だれ向け」「何に使う」「どのくらいの長さ」「どんな書き方」を入れると伝わりやすくなります。

5W1Hのテンプレート

テンプレートとは、そのまま使える型のことです。

5W1Hは、テンプレートにしておくと使いやすくなります。

そのまま使える5W1Hテンプレート

以下は、コピーして使いやすい5W1Hの型です。

【When】いつ：
【Where】どこで：
【Who】だれが：
【What】何を：
【Why】なぜ：
【How】どのように：

最初は、すべてをきれいに書く必要はありません。

空いているところがあれば、「まだ情報が足りない」と気づくきっかけになります。

報告に使えるテンプレート

項目	書く内容
When	いつ起きたか
Where	どこで起きたか
Who	だれが関係しているか
What	何が起きたか
Why	なぜ起きたか、または考えられる理由
How	どう対応するか

メールに使えるテンプレート

〇月〇日〇時に、〇〇で、〇〇向けに、〇〇を行います。目的は〇〇です。当日は〇〇の方法で進めます。

案内メールでは、日時、場所、対象者、内容、目的、進め方を入れると伝わりやすくなります。

会議メモに使えるテンプレート

項目	メモする内容
When	いつまでに行うか
Where	どこで確認するか
Who	だれが担当するか
What	何をするか
Why	なぜ必要か
How	どう進めるか

会議のあとにこの形で整理すると、次にやることが見えやすくなります。

5W1Hと5W2Hの違い

5W1Hと似た言葉に、5W2Hがあります。

5W2Hは、5W1Hにもう1つのHを足した考え方です。

追加されるHは、一般的には「How much」です。How muchは、「いくらで」「どのくらいの費用で」という意味です。

場面によっては、「How many」を使うこともあります。How manyは、「いくつ」「どのくらいの数」という意味です。

言葉	内容	向いている場面
5W1H	いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように	報告、説明、文章作成、会議メモ
5W2H	5W1Hに、費用や数の考え方を足したもの	企画、見積もり、予算、作業量の確認

企画とは、何をどう進めるかを考えることです。

見積もりとは、かかるお金を前もって計算することです。

たとえば、イベントの企画では、日時や場所だけでなく、費用も大切です。その場合は、5W2Hで考えると便利です。

また、作業人数や必要な数を考えるときは、How manyの考え方も役立ちます。

一方で、日常の説明やかんたんな報告なら、まずは5W1Hで十分です。

5W1Hを使うときの注意点

5W1Hは便利ですが、使い方を間違えると文章が読みにくくなることがあります。

ここでは、初心者が間違えやすい点を紹介します。

すべてを無理に入れようとしない

5W1Hは、必ず6つすべてを入れなければならないものではありません。

短い連絡では、「いつ」「どこで」「何を」だけで十分なこともあります。

大切なのは、読む人に必要な情報が入っていることです。

WhyとHowをあいまいにしない

5W1Hの中でも、WhyとHowはあいまいになりやすいです。

Whyは「なぜ」です。目的や理由を表します。

Howは「どのように」です。方法や手順を表します。

この2つを混同すると、何のために作業しているのかがわかりにくくなります。

たとえば、「売上を上げるためにブログ記事を書く」とします。

項目	内容
Why	売上を上げるため
How	ブログ記事を書く

この場合、本来の目的は「売上を上げること」です。

しかし、作業を続けているうちに「ブログ記事を書くこと」自体が目的のようになることがあります。

これでは、記事が売上につながっているかを見直しにくくなります。

5W1Hを使うと、「なぜやるのか」と「どうやるのか」を分けて考えられます。

仕事では、Howよりも先にWhyを確認すると、作業の方向がずれにくくなります。

相手に必要な情報を先に考える

5W1Hは、書く人のためだけのものではありません。

読む人、聞く人が理解しやすくなるためのものです。

そのため、相手が知りたい順番で書くことも大切です。

仕事の報告では、まず「何が起きたのか」を書いた方がよい場合があります。予定の案内では、まず「いつ」「どこで」を書いた方がわかりやすい場合があります。

5W1Hについてよくある質問

5W1Hの順番は決まっていますか？

絶対に決まった順番はありません。

基本の並びとしては、「When・Where・Who・What・Why・How」がよく使われます。ただし、文章では伝えたい内容に合わせて順番を変えても大丈夫です。

仕事では、結論を先に書くと伝わりやすいことがあります。

たとえば、報告では「何が起きたのか」を先に書き、そのあとに「いつ」「どこで」「なぜ」「どう対応するか」を続けると読みやすくなります。

5W1HのHは何ですか？

5W1HのHは、Howです。

Howは、「どのように」という意味です。方法や手順を説明するときに使います。

5W1Hは仕事でどう使いますか？

仕事では、報告、メール、会議メモ、問題の整理、企画の整理などで使います。

特に、短くわかりやすく伝えたい場面で役立ちます。

5W1Hと5W2Hはどちらを使えばよいですか？

まずは5W1Hで考えるとよいです。

費用、数、作業量も整理したい場合は、5W2Hを使うと便利です。

5W1Hは小学生や中学生でも使えますか？

使えます。

作文、発表、読書感想文、予定の説明などで役立ちます。まずは「いつ・どこで・だれが・何を」から考えると始めやすいです。

5W1HはITの仕事でも使いますか？

使います。

Webサイトがうまく動かないときの報告、問い合わせ内容の整理、作業の依頼などに役立ちます。

また、AIを使って文章を作るときにも、5W1Hで指示を整理すると伝わりやすくなります。

まとめ：5W1Hとは情報をわかりやすく整理する考え方

5W1Hとは、「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」の6つで情報を整理する考え方です。

話すとき、文章を書くとき、仕事で報告するとき、AIに指示を出すときなどに役立ちます。

5W1Hを使うと、大事なことを伝え忘れにくくなります。相手にも伝わりやすくなります。

まずは、次の6つを日本語で覚えるのがおすすめです。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：だれが
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どのように

英語が苦手でも問題ありません。「いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように」と考えるだけで、話や文章を整理しやすくなります。

特に仕事では、「なぜやるのか」と「どのようにやるのか」を分けて考えることが大切です。5W1Hを使うと、目的と手順を整理しやすくなります。

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