申し送りとは？意味・引き継ぎとの違い・使い方を例文で解説

申し送りとは、仕事に必要な情報を、次の担当者へ伝えることです。

たとえば、仕事が終わる人が次に働く人へ、未対応の作業や注意点を伝えます。このような情報の受け渡しが申し送りです。

この記事では、申し送りの意味や使われる場面、引き継ぎとの違いを分かりやすく解説します。ビジネスで使える例文や、伝わりやすくするポイントも紹介します。

申し送りとは簡単にいうと何？

申し送りとは、担当者が交代するときに、必要な情報を次の担当者へ伝えることです。「もうしおくり」と読みます。

伝える内容には、仕事の進み具合、起きた出来事、未対応の作業などがあります。次の担当者が迷わず仕事を始められるようにすることが目的です。

身近な例で考えてみよう

家族で留守番を交代するときに、「荷物が届く予定だから受け取ってね」と伝える場面を考えてみましょう。

この言葉がなければ、次に留守番をする人は荷物が届くことを知りません。必要な情報を次の人へ渡すという点で、申し送りに似ています。

仕事に戻すと、勤務や担当を交代するときに、次の担当者が知っておくべき情報を伝えることが申し送りです。

申し送り事項とは

申し送り事項とは、次の担当者へ伝えておく必要がある内容です。申し送りが「伝える行為」を表すのに対し、申し送り事項は「伝える内容」を表します。

たとえば、対応中の仕事や予定の変更、確認が必要な点などが申し送り事項に当たります。

言葉	意味	具体例
申し送り	必要な情報を次の担当者へ伝えること	交代前に口頭やメモで説明する
申し送り事項	次の担当者へ伝える内容	未対応の作業や予定の変更を伝える

申し送りを行う目的

申し送りの目的は、担当者が交代しても仕事を続けやすくすることです。必要な情報を共有すれば、次の担当者が状況を一から調べる手間を減らせます。

主な目的は次のとおりです。

• 仕事の進み具合を伝える
• 未対応の作業を知らせる
• 予定や変更点を共有する
• 同じ確認や作業の繰り返しを減らす
• 次の担当者が仕事を始めやすくする

申し送りは、単に情報を並べるものではありません。次の担当者が「何を確認し、何をすればよいか」を分かるように伝えることが大切です。

申し送りが使われる場面

申し送りは、担当者が入れ替わりながら同じ仕事を続ける場面で使われます。特に、勤務時間が分かれている職場ではよく使われる言葉です。

勤務を交代するとき

早番から遅番へ、日中の担当者から夜間の担当者へ交代するときに申し送りを行います。

その時間までに起きたことや、次の時間に対応してほしいことを伝えます。

担当者が一時的に変わるとき

休暇や外出などで、別の人が仕事を担当するときにも申し送りを行います。

対応中の内容や今後の予定を伝えておけば、担当者が変わっても仕事を進めやすくなります。

チームで仕事を進めるとき

一つの仕事を複数の人で進める場合も、申し送りが使われます。

前の担当者が行った作業や調査結果を伝えることで、次の担当者が続きから取り組めます。

申し送りと引き継ぎの違い

申し送りと引き継ぎは、どちらも仕事に必要な情報を次の人へ伝えることです。そのため、職場によっては同じ意味で使われる場合があります。

一般的には、申し送りは日々の勤務交代などで使われます。引き継ぎは、異動や退職、担当変更などで仕事そのものを渡すときに使われます。

比較する点	申し送り	引き継ぎ
主な目的	必要な情報を次の担当者へ伝える	仕事や役割を次の担当者へ渡す
よく使う場面	勤務や作業の交代	異動、退職、担当変更
伝える期間	当日や直近の情報が中心	今後も続く仕事の情報が中心
情報の量	必要な点を短く伝えることが多い	仕事の手順まで詳しく伝えることが多い

たとえば、「今日届いた問い合わせは回答待ちです」と次の勤務者へ伝えるのは申し送りです。異動に伴い、仕事の手順や取引先の情報を後任者へ渡す場合は引き継ぎと表すのが一般的です。

ただし、両者の使い分けに厳密な決まりがあるわけではありません。勤務先で決められた呼び方がある場合は、その呼び方に合わせます。

申し送りと連絡・情報共有の違い

申し送り、連絡、情報共有は、いずれも情報を伝える行為です。ただし、情報を伝える相手や場面に違いがあります。

言葉	主な意味
申し送り	次の担当者へ必要な情報を伝える
連絡	特定の相手へ用件や予定を知らせる
情報共有	複数の人が同じ情報を確認できるようにする

申し送りには、「次に担当する人へ伝える」という意味があります。連絡や情報共有は、担当の交代がない場面でも使えます。

ビジネスにおける申し送りの使い方と例文

申し送りは、「申し送りをする」「申し送りを受ける」「申し送り事項を確認する」などの形で使います。

申し送りをする場合

• 次の担当者へ、未対応の作業を申し送りします。
• 勤務を終える前に、必要事項の申し送りをします。
• 本日の問い合わせ内容を、遅番の担当者へ申し送りました。

申し送りを受ける場合

• 前の担当者から、作業の進み具合について申し送りを受けました。
• 申し送りを確認してから、作業を始めます。
• 担当者から受けた申し送りの内容を、メモに残しました。

申し送りをお願いする場合

• 未対応の作業について、次の担当者へ申し送りをお願いします。
• 予定の変更がある場合は、遅番の担当者にも申し送ってください。
• 明日の担当者へ、確認結果を伝えておいてください。

社外の人には、「お伝えください」「ご連絡をお願いします」などの分かりやすい表現が適しています。

申し送りに含めたい内容

申し送りでは、次の担当者が仕事を続けるために必要な内容を伝えます。すべての出来事を細かく話す必要はありません。

一般的な申し送り事項は次のとおりです。

• 現在の状況
• 完了した作業
• 対応中の作業
• まだ対応していない作業
• 次に行うこと
• 期限や予定時刻
• 確認してほしい点
• 担当者や連絡先

「何が起きたか」だけでなく、「次に何をすればよいか」まで伝えると、内容を理解しやすくなります。

分かりやすく申し送りをするポイント

重要な内容から伝える

最初に、次の担当者がすぐに確認すべき内容を伝えます。その後に、経緯や補足を説明すると要点が伝わりやすくなります。

事実と自分の考えを分ける

実際に確認した内容と、自分の考えを分けて伝えます。

たとえば、「回答はまだ届いていません」が事実です。「今日中には届くと思います」は自分の考えです。

期限と担当者を明確にする

「後で確認してください」だけでは、確認する時期が分かりません。

「午後3時までに、担当の佐藤さんへ確認してください」のように、期限と担当者を具体的にします。

口頭だけでなく記録にも残す

情報が多い場合は、メモや社内の共有ツールにも残します。後から内容を確認できるため、聞き間違いや記憶違いを減らせます。

相手の確認時間を設ける

申し送りの最後に、分からない点がないか確認します。質問を受ける時間を設けると、内容の受け取り方に違いがないか確かめられます。

申し送りの言い換え表現

申し送りは、相手や場面に合わせて別の言葉に言い換えられます。

言い換え表現	使いやすい場面
引き継ぎ	仕事や担当を後任者へ渡すとき
伝達	情報や指示を人へ伝えるとき
連絡	予定や用件を知らせるとき
情報共有	チーム全体で情報を確認するとき
お伝えする	やわらかく分かりやすく表現するとき
ご報告する	仕事の結果や状況を伝えるとき

「申し送り」は主に職場の内部で使われる言葉です。社外の相手には、「お伝えする」「ご連絡する」などの表現を使うと自然です。

申し送りで間違えやすい点

申し送りと引き継ぎを完全に別のものと考える

申し送りと引き継ぎには、意味が重なる部分があります。すべての職場で同じように使い分けられているわけではありません。

一般的な違いを理解したうえで、勤務先の使い方に合わせることが大切です。

出来事を最初からすべて説明する

出来事を時間の順番だけで話すと、重要な内容が伝わりにくくなることがあります。

結論、現在の状況、次に行うことの順番で伝えると、内容を整理しやすくなります。

あいまいな表現を使う

「たぶん」「そのうち」「いつもの件」などの表現だけでは、相手が判断しにくくなります。

日時、作業内容、担当者などを具体的に伝えましょう。

申し送りについてよくある質問

申し送りは口頭で行うものですか？

申し送りは、口頭でも書面でも行えます。メール、メモ、社内チャットなどを使う場合もあります。

重要な内容や情報が多い場合は、口頭で伝えたうえで記録にも残すと確認しやすくなります。

申し送り事項がない場合はどうしますか？

職場の決まりに従い、「申し送り事項はありません」と伝えます。何も言わずに交代するより、伝える内容がないことを明らかにできます。

申し送りは上司にも使えますか？

社内であれば、上司に対して使われることもあります。ただし、職場によって受け取り方が異なる場合があります。

迷うときは、「ご報告します」「必要事項をお伝えします」などに言い換えると分かりやすくなります。

申し送りと申し伝えは同じ意味ですか？

どちらも情報を伝えることに関係する言葉ですが、使われる場面が異なります。

申し送りは、次の担当者へ仕事の情報を伝えるときに使います。申し伝えは、ある人から預かった言葉を別の人へ伝えるときに使われます。

申し送りとは必要な情報を次の担当者へ伝えること

申し送りとは、仕事に必要な情報を次の担当者へ伝えることです。勤務や担当が変わっても、仕事を続けやすくする役割があります。

申し送り事項には、現在の状況、未対応の作業、期限、次に行うことなどを含めます。重要な内容から順番に伝え、必要に応じて記録にも残しましょう。

申し送りと引き継ぎは似ていますが、申し送りは日々の勤務交代、引き継ぎは異動や退職などの担当変更で使われる傾向があります。違いを厳密に考え過ぎず、相手に伝わる言葉を選ぶことが大切です。