ガイドラインとは、物事を進めるときの基本的な考え方や目安をまとめたものです。
かんたんに言うと、「こう考えるとよい」「この範囲で進めるとよい」という道しるべのようなものです。
会社、学校、Webサービス、ITの仕事など、さまざまな場面で使われます。
この記事では、ガイドラインとは何か、意味、マニュアルとの違い、具体例、作り方を初心者にもわかりやすく解説します。
関連するIT用語をまとめて確認したい方は、IT用語一覧もあわせてご覧ください。
ガイドラインとは
ガイドラインとは、行動や判断の目安をまとめたものです。
何かをするときに、どのような考え方で進めればよいかを示します。
たとえば、会社で「SNS投稿ガイドライン」がある場合を考えてみましょう。
SNSとは、X、Instagram、LINEなど、人とつながったり、情報を投稿したりするサービスのことです。
SNS投稿ガイドラインには、会社名を出して投稿するときの注意点や、書いてよい内容、避けたほうがよい表現などが書かれています。
つまり、ガイドラインは「絶対にこの一文どおりにしなさい」という細かい手順書ではありません。
迷ったときに判断しやすくするための、基本的な方向性を示すものです。
ガイドラインの意味をわかりやすくいうと
ガイドラインの意味を身近な例でいうと、「遠足のしおり」に近いです。
遠足のしおりには、集合時間、持ち物、注意点、当日の流れなどが書かれています。
ただし、しおりには「右足から歩く」「何秒ごとに進む」といった細かい行動までは書かれていません。
安全に楽しく行動するための目安が書かれています。
ITやビジネスで使うガイドラインも同じです。
仕事や作業を進めるときに、関係者が同じ考え方で動けるようにするための目安です。
ガイドラインが使われる場面
ガイドラインは、多くの場面で使われます。
特に、人によって判断が分かれやすい場面で役立ちます。
会社で使われるガイドライン
会社では、働き方や情報の扱い方をそろえるためにガイドラインが作られます。
たとえば、次のようなものがあります。
- 社内ルールのガイドライン
- メールの書き方ガイドライン
- 在宅勤務ガイドライン
- SNS利用ガイドライン
- 情報管理ガイドライン
会社では、多くの人が一緒に働きます。
そのため、考え方や対応の基準をそろえることが大切です。
ITで使われるガイドライン
ITの仕事でも、ガイドラインはよく使われます。
ITとは、パソコン、スマートフォン、インターネットなどを使って情報を扱う技術のことです。
たとえば、次のようなガイドラインがあります。
- Webサイト制作ガイドライン
- セキュリティガイドライン
- システム運用ガイドライン
- デザインガイドライン
- アプリ利用ガイドライン
セキュリティとは、情報を守るための考え方や対策のことです。
セキュリティガイドラインがあると、パスワードの扱い方や、怪しいメールへの対応などをそろえやすくなります。
Webサービスで使われるガイドライン
Webサービスでも、ガイドラインはよく使われます。
Webサービスとは、SNS、動画サイト、ネットショップなど、インターネット上で使うサービスのことです。
Webサービスのガイドラインには、どのような投稿や利用がよいか、どのような行動を避けるべきかが書かれています。
たとえば、他人を傷つける投稿や、著作権を侵す投稿を避けるように書かれていることがあります。
著作権とは、文章、画像、音楽などを作った人の権利のことです。
ガイドラインとマニュアルの違い
ガイドラインとマニュアルは似ています。
しかし、役割は少し違います。
マニュアルとは、作業の手順をまとめたものです。
たとえば、「このボタンを押す」「次にこの項目を入力する」のように、やることの順番を具体的に示します。
| 項目 | ガイドライン | マニュアル |
|---|---|---|
| 役割 | 考え方や目安を示す | 手順を具体的に示す |
| 内容 | 判断の基準が中心 | 作業の順番が中心 |
| 使う場面 | 判断に迷うとき | 決まった作業をするとき |
| 例 | SNS投稿ガイドライン | 投稿画面の操作マニュアル |
マニュアルは、作業の道順です。
一方、ガイドラインは、判断の道しるべです。
ガイドラインとルール・規程の違い
ガイドラインは、ルールや規程とも混同されやすい言葉です。
ルールとは、守るべき決まりのことです。
規程とは、会社や組織が正式に決めた決まりのことです。
| 言葉 | 意味 | 特徴 | 違反した場合 |
|---|---|---|---|
| ガイドライン | 行動や判断の目安 | 考え方を示すことが多い | 注意、見直し、指導につながることがある |
| ルール | 守るべき決まり | してよいこと、してはいけないことが明確 | ペナルティが発生することがある |
| 規程 | 会社や組織が正式に決めた決まり | 社内制度や手続きに関わることが多い | 会社の決まりに基づく対応の対象になることがある |
| マニュアル | 作業の手順書 | 具体的な操作や流れを示す | 作業ミスとして確認や見直しが行われることがある |
たとえば、会社の服装について考えてみます。
「清潔感のある服装にする」は、ガイドラインに近い表現です。
「サンダルは禁止」は、ルールに近い表現です。
「服装規程」は、会社として正式に決めた文書にあたります。
このように、ガイドラインは考え方や方向性を示すことが多く、ルールや規程は決まりとしての性格が強くなります。
ガイドラインの具体例
ここでは、ガイドラインの具体例を紹介します。
身近な場面で見ると、意味がわかりやすくなります。
SNS利用ガイドライン
SNS利用ガイドラインは、SNSを使うときの注意点をまとめたものです。
たとえば、会社の情報を書かない、他人を傷つける投稿をしない、誤解される表現を避けるなどです。
特に会社員の場合、個人の投稿でも会社の信用に関わることがあります。
そのため、投稿するときの考え方をそろえる目的で作られます。
セキュリティガイドライン
セキュリティガイドラインは、情報を守るための目安をまとめたものです。
たとえば、パスワードを使い回さない、知らない添付ファイルを開かない、パソコンを放置しないなどです。
添付ファイルとは、メールなどに付けられた別のファイルのことです。
セキュリティガイドラインがあると、情報を安全に扱いやすくなります。
デザインガイドライン
デザインガイドラインは、色、文字、ロゴ、ボタンの見た目をそろえるための目安です。
Webサイトやアプリでは、画面ごとに見た目が大きく変わると使いにくくなります。
そのため、使う色や文字の大きさ、ボタンの形などを決めておきます。
これにより、見る人にとってわかりやすい画面を作りやすくなります。
AI利用ガイドライン
AI利用ガイドラインは、AIを使うときの注意点をまとめたものです。
AIとは、人が書いた文章のような答えを出したり、情報を整理したりする技術のことです。
たとえば、個人情報を入力しない、出てきた答えをそのまま信じない、最後は人が確認するなどです。
個人情報とは、名前、住所、電話番号、メールアドレスなど、個人を特定できる情報のことです。
また、他人の文章や画像をそのままAIに読み込ませたり、AIが作った内容を確認せずに公開したりしないことも大切です。
AIを安全に使うために、会社や学校でガイドラインが作られることがあります。
ガイドラインを作るときに入れる内容
ガイドラインを作るときは、読む人が迷わないようにすることが大切です。
むずかしい言葉を並べるより、誰が見てもわかる内容にするほうが役立ちます。
目的
まず、何のためのガイドラインなのかを書きます。
目的がはっきりしていると、読む人が内容を理解しやすくなります。
たとえば、「安全にSNSを使うため」「お客様の情報を守るため」などです。
対象者
次に、誰に向けたガイドラインなのかを書きます。
社員向けなのか、利用者向けなのか、学生向けなのかを明確にします。
対象者がはっきりすると、文章の書き方も決めやすくなります。
基本の考え方
ガイドラインでは、細かい手順だけでなく、基本の考え方が大切です。
たとえば、「相手に誤解を与えない」「情報を外に出さない」「迷ったら確認する」などです。
この部分があると、想定外の場面でも判断しやすくなります。
してよいこと・避けること
読む人が行動しやすいように、してよいことと避けることを書きます。
たとえば、SNS利用ガイドラインなら次のように書けます。
- 会社の公開情報は共有してよい
- 社外秘の情報は投稿しない
- 他人を傷つける表現は避ける
- 迷った場合は担当者に確認する
社外秘とは、会社の外に出してはいけない情報のことです。
具体例
ガイドラインには、具体例を入れるとわかりやすくなります。
「よい例」「避けたい例」を並べると、読む人が判断しやすくなります。
文字だけで説明しにくい場合は、表や図を使うのもよい方法です。
ガイドラインに違反するとどうなる？
ガイドライン違反とは、ガイドラインで示された内容に反する行動をすることです。
たとえば、SNS利用ガイドラインで「会社の内部情報を投稿しない」と書かれているのに、内部情報を投稿してしまう場合です。
ガイドラインは、すべてが法律と同じ意味を持つわけではありません。
ただし、会社やサービスの中では、注意や利用制限などの対応につながることがあります。
国や省庁が出すガイドラインは、法律を正しく守るための考え方や基準として示されることもあります。
そのため、「法律ではないから守らなくてよい」と考えるのは適切ではありません。
大切なのは、ガイドラインを「こわい決まり」として見ることではありません。
自分や周りの人を守るための目安として使うことです。
ガイドラインの言い換え表現
ガイドラインは、場面によって別の言葉に言い換えられます。
文章をやさしくしたいときは、次のような表現が使えます。
| 言い換え | 使いやすい場面 |
|---|---|
| 目安 | 初心者向けに説明するとき |
| 基本方針 | 会社や組織の考え方を示すとき |
| 行動の基準 | 人の行動について説明するとき |
| 判断の基準 | 迷ったときの考え方を示すとき |
| 利用上の注意 | サービスやアプリの使い方を説明するとき |
ただし、すべての場面で同じ言い換えができるわけではありません。
会社の正式な文書では、「ガイドライン」という言葉をそのまま使うことも多いです。
初心者が間違えやすい点
ガイドラインは、身近な言葉に見えて、意味を取り違えやすい言葉です。
ここでは、特に間違えやすい点を整理します。
ガイドラインは細かい手順書ではない
ガイドラインは、作業を一つずつ説明する手順書ではありません。
細かい操作を知りたいときは、マニュアルを見ます。
ガイドラインは、どう考えて行動するかを示すものです。
ガイドラインは何でも自由という意味ではない
ガイドラインは、ルールよりやわらかい表現で使われることがあります。
しかし、「守らなくてもよい」という意味ではありません。
会社やサービスの中では、利用者や関係者が安心して行動するための大切な目安です。
ガイドラインの内容は分野によって違う
ガイドラインは、分野によって内容が大きく変わります。
IT、医療、賃貸、教育、行政など、使われる場面はさまざまです。
この記事では、ITやビジネスで使う一般的な意味を中心に説明しています。
ガイドラインに関するよくある質問
ガイドラインとは何ですか？
ガイドラインとは、行動や判断の目安をまとめたものです。
仕事やサービスを進めるときに、関係者が同じ考え方で動けるようにするために使われます。
ガイドラインとマニュアルの違いは何ですか？
ガイドラインは、考え方や判断の目安を示すものです。
マニュアルは、作業の手順を具体的に示すものです。
たとえば、「安全に使うための考え方」はガイドラインです。
「このボタンを押して設定する」はマニュアルです。
ガイドラインに法的効力はありますか？
法的効力とは、法律上の力があるかどうかという意味です。
ガイドラインは、法律そのものとは限りません。
ただし、国や省庁が出すガイドラインは、法律を正しく守るための考え方や基準として示されることがあります。
そのため、「法律ではないから守らなくてよい」と考えるのは適切ではありません。
会社や仕事に関わるガイドラインは、内容をよく確認し、必要に応じて担当部署や専門家に確認することが大切です。
ガイドラインは英語で何といいますか？
ガイドラインは英語で「guideline」と書きます。
複数の目安や指針を指す場合は、「guidelines」と書かれることもあります。
ガイドラインはビジネスでどう使いますか？
ビジネスでは、仕事の進め方や判断の基準をそろえるために使います。
たとえば、メール対応、SNS利用、情報管理、在宅勤務などの場面で使われます。
まとめ：ガイドラインとは、迷わず行動するための目安
ガイドラインとは、行動や判断の目安をまとめたものです。
かんたんに言うと、迷ったときに進む方向を示してくれる道しるべです。
マニュアルは、具体的な手順を示すものです。
一方、ガイドラインは、基本の考え方や判断の基準を示します。
会社、学校、IT、Webサービスなど、ガイドラインは多くの場面で使われます。
また、国や省庁が出すガイドラインは、法律を守るための基準として使われることもあります。
意味や役割を知っておくと、仕事や日常で見かけたときにも内容を理解しやすくなります。