ドキュメントとは？意味や種類、ファイル・PDFとの違いを初心者向けに解説

ドキュメントとは、かんたんに言うと、文章や図を使って情報をまとめた「文書」や「資料」のことです。

学校のレポート、仕事の報告書、商品の説明書、PDFの資料などがドキュメントに当たります。紙に印刷された文書だけでなく、パソコンやスマホで見る文書もドキュメントです。

ただし、パソコンでは、文書を保存する「ドキュメント」フォルダーの名前として使われることもあります。

この記事では、ドキュメントとは何か、パソコンやスマホでの意味、ファイル・フォルダー・PDFとの違いを初心者向けに解説します。

ドキュメントとは？一言でいうと文書や資料

ドキュメントとは、文字、表、図、画像などを使って、情報をまとめた文書や資料のことです。

たとえば、次のようなものがドキュメントに当たります。

• 学校で作るレポートや作文
• 仕事で使う報告書や議事録
• 商品の説明書やマニュアル
• 申込書や案内書
• Wordで作った文書
• PDFで配られる資料

紙に印刷された書類も、パソコンやスマホの画面で見る文書もドキュメントです。

英語のdocumentが持つ意味

ドキュメントは、英語の「document」から来た言葉です。

documentには、「文書」「書類」「記録」などの意味があります。日本語でも、ほぼ同じ意味で使われています。

日常では「資料」や「書類」と呼ばれるものを、仕事やITの場面では「ドキュメント」と呼ぶことがあります。

ドキュメントには3つの使われ方がある

ドキュメントという言葉は、使われる場面によって意味が少し変わります。

使われる場面	意味	具体例
一般的な会話	文書や資料	報告書、説明書、申込書
パソコンやスマホ	文書として使うファイル	Word文書、PDF、テキストファイル
Windows	ファイルを保存する場所	ドキュメントフォルダー

基本の意味は「文書や資料」です。

ただし、Windowsの画面に表示される「ドキュメント」は、文書そのものではなく、ファイルを保存するフォルダーを表す場合があります。

ドキュメントとファイル・フォルダー・PDFの違い

ドキュメントと一緒に使われる言葉に、ファイル、フォルダー、PDFがあります。

それぞれが表すものは異なります。

言葉	かんたんな意味	具体例
ドキュメント	文書や資料	報告書、説明書、議事録
ファイル	保存された情報のまとまり	文書、写真、音楽、動画
フォルダー	ファイルを整理して入れる場所	仕事用、学校用、写真用の保存場所
PDF	ファイル形式の一つ	申込書、説明資料、電子説明書

ドキュメントとファイルの違い

ファイルとは、パソコンやスマホに保存された情報のまとまりです。

文書だけでなく、写真、音楽、動画などもファイルに含まれます。そのため、ファイルはドキュメントより広い意味を持つ言葉です。

ドキュメントは、ファイルの中でも、文書や資料として使われるものを指すことが一般的です。

たとえば、写真はファイルですが、通常はドキュメントとは呼びません。Wordで作った報告書は、ファイルであり、ドキュメントでもあります。

ドキュメントとフォルダーの違い

フォルダーとは、ファイルをまとめて保存する場所です。

紙の書類にたとえると、フォルダーは書類を入れる箱、ドキュメントは箱の中に入っている書類に当たります。

パソコン内の整理方法を詳しく知りたい方は、ファイルとフォルダーの違いもご覧ください。

ドキュメントとPDFの違い

ドキュメントは、文書や資料を広く表す言葉です。

一方のPDFは、文書を保存するときに使われるファイル形式の一つです。

つまり、PDFで保存された資料はドキュメントの一つですが、すべてのドキュメントがPDFというわけではありません。

Word文書やテキストファイルも、ドキュメントとして扱われます。

PDFは、使うパソコンやスマホが変わっても、文字や図の位置を保ちやすいことが特徴です。

ドキュメントファイルの種類と具体例

ドキュメントファイルとは、文書や資料を保存したファイルのことです。

文章を中心に作られたファイルを指すことが多く、作成したアプリや保存方法によって種類が変わります。

種類	主な使い方
Word文書	レポート、報告書、案内文などを作る
PDF	文書の見た目を保ったまま配る
Excelファイル	表や数値をまとめた資料を作る
PowerPointファイル	発表や説明に使う資料を作る
テキストファイル	主に文字だけを保存する

ExcelやPowerPointのファイルも、仕事の資料として使われる場合は、広い意味でドキュメントと呼ばれることがあります。

パソコンのドキュメントはどこにある？

Windowsには、ファイルを保存する場所として「ドキュメント」という名前のフォルダーが用意されています。

この場合のドキュメントは、文書や資料そのものではなく、ファイルを保存する場所です。

Windowsのドキュメントフォルダーを開く方法

一般的には、タスクバーにあるフォルダーの形をしたアイコンから、エクスプローラーを開きます。

画面の左側にある一覧から「ドキュメント」を選ぶと、ドキュメントフォルダーを開けます。

ただし、パソコンの設定によって、表示される場所や名前が異なる場合があります。

また、ドキュメントフォルダーがOneDriveなどのクラウドにつながっていることもあります。

クラウドとは、インターネット上にファイルを保存できる仕組みやサービスのことです。

ドキュメントフォルダーに必ず保存する必要はない

文書ファイルは、必ずドキュメントフォルダーに保存しなければならないわけではありません。

デスクトップ、ダウンロードフォルダー、USBメモリー、クラウドなど、別の場所にも保存できます。

どこに保存したか分からなくならないように、自分で決めた場所に整理して保存することが大切です。

スマホのドキュメントとは？どこにある？

スマホで「ドキュメント」と表示された場合は、PDFや文章ファイルなど、文書に関係するファイルを指すことが多いです。

たとえば、次のようなファイルがあります。

• メールと一緒に送られてきたPDF
• 学校や会社から配られた資料
• 文章作成アプリで作った文書
• Webサイトから保存した説明書

インターネット上のファイルをスマホやパソコンに保存することを、ダウンロードといいます。

ダウンロードした文書は、スマホのファイル管理アプリやダウンロードフォルダーに保存されることがあります。

ただし、保存場所はスマホの機種や使っているアプリによって異なります。

Googleドキュメントとドキュメントの違い

ドキュメントは、文書や資料を広く表す一般的な言葉です。

Googleドキュメントは、Googleが提供している文書作成サービスの名前です。

Googleドキュメントでは、文章を書いたり、表や画像を入れたり、ほかの人と同じ文書を編集したりできます。

Microsoft Wordも、ドキュメントを作成・編集するための代表的なアプリです。

つまり、GoogleドキュメントやWordはドキュメントそのものではなく、ドキュメントを作るための道具です。

ITの仕事でいうドキュメントとは

ITの仕事では、システムの仕組みや作業内容を記録した文書をドキュメントと呼びます。

代表的なものには、次のような文書があります。

• 仕様書：システムに必要な機能や決まりをまとめた文書
• 設計書：システムをどのように作るかをまとめた文書
• 手順書：作業の進め方や順番をまとめた文書
• マニュアル：操作方法や使い方を説明する文書
• 議事録：会議で話した内容や決定事項を記録した文書
• テスト結果：システムが正しく動くか確認した記録

会議で話したことや決まったことを記録した文書は、議事録と呼ばれます。

ITの仕事では、口頭だけで内容を伝えると、担当者によって理解が変わったり、時間がたって内容を忘れたりすることがあります。

ドキュメントとして残しておけば、担当者が変わった場合でも、同じ情報を確認しやすくなります。

ドキュメントで間違えやすい点

ドキュメントはGoogleドキュメントだけを指さない

ドキュメントは、Googleのサービスだけを表す言葉ではありません。

文書や資料を広く表す言葉であり、Googleドキュメントは文書を作るサービスの一つです。

ドキュメントとPDFは同じ意味ではない

ドキュメントは文書や資料です。PDFは、文書を保存するファイル形式の一つです。

PDFの資料はドキュメントに含まれますが、Word文書やテキストファイルもドキュメントです。

ドキュメントは紙の文書だけではない

紙に印刷された書類だけでなく、パソコンやスマホで見る文書もドキュメントです。

紙かデータかではなく、情報をまとめた文書や資料かどうかで考えると分かりやすくなります。

保存場所のドキュメントとは意味が異なる

Windowsの画面にある「ドキュメント」は、ファイルを保存するフォルダー名です。

一般的な意味のドキュメントは、文書や資料そのものを表します。

同じ言葉でも、表示されている画面や会話の内容によって意味が変わります。

ドキュメントに関するよくある質問

ドキュメントとは一言でいうと何ですか？

ドキュメントとは、文書や資料のことです。

学校のレポート、仕事の報告書、説明書、PDF資料などがドキュメントに当たります。

パソコンのドキュメントはどこにありますか？

Windowsでは、エクスプローラーを開き、画面の左側にある「ドキュメント」を選ぶと開けることがあります。

ただし、保存場所や表示方法は、パソコンの設定によって異なります。

ドキュメントとファイルの違いは何ですか？

ファイルは、パソコンやスマホに保存された情報のまとまりです。

ドキュメントは、その中でも文書や資料として使われるものを指すことが一般的です。

ドキュメントとPDFの違いは何ですか？

ドキュメントは、文書や資料を広く表す言葉です。

PDFは、文書を保存するファイル形式の一つです。PDF資料はドキュメントの一つですが、両者は同じ意味ではありません。

まとめ｜ドキュメントとは文書や資料のこと

ドキュメントとは、文章や図を使って情報をまとめた文書や資料のことです。

• ファイルは、文書、写真、動画などを含む保存データのまとまり
• フォルダーは、ファイルを整理して保存する場所
• PDFは、文書を保存するファイル形式の一つ

パソコンでは、文書そのものだけでなく、ファイルを保存する「ドキュメント」フォルダーを指すこともあります。

パソコンやスマホで「ドキュメント」という言葉を見かけたら、まずは「文書や資料に関係するもの」と考えると分かりやすいでしょう。