経費とは？意味・経費で落とすとは何かを初心者向けにわかりやすく解説

経費とは、かんたんに言うと「仕事のために使ったお金」のことです。

たとえば、仕事で使うノート、電車代、スマホ代の一部、仕事場の家賃などが経費になることがあります。

この記事では、経費とは何か、経費で落とすとはどういう意味か、経費にできるもの・できないものを初心者向けに解説します。

ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。

経費とは、仕事のために使ったお金のこと

経費とは、仕事をするために使ったお金のことです。

仕事をするときには、いろいろなお金がかかります。たとえば、商品を送るための送料、仕事用のパソコン、打ち合わせに行くための電車代などです。

このように、仕事に必要だったお金を経費と呼びます。

かんたんに言うと「仕事に必要だったお金」

経費をかんたんに言うと、「仕事のために出ていったお金」です。

学校の文化祭でお店を出す場面を考えてみましょう。商品を作るために材料を買ったら、その材料代はお店を出すために必要なお金です。

仕事でも同じです。仕事をするために必要だったお金は、経費として考えます。

先に知っておきたい言葉

経費を理解するには、売上と利益も知っておくと分かりやすいです。

先に知っておきたい言葉

売上とは、商品やサービスを売って入ってきたお金のことです。

経費とは、仕事のために使ったお金のことです。

利益とは、売上から経費を引いて残ったお金のことです。

たとえば、売上が10万円で、経費が3万円なら、利益は7万円です。

身近な例で見る経費

経費には、次のようなものがあります。

• 仕事で使う文房具代
• 仕事先へ行くための電車代
• 仕事で使うスマホ代やインターネット代の一部
• 仕事の打ち合わせで使った飲み物代
• 仕事用のパソコンやソフトの代金

大切なのは、「仕事に関係しているかどうか」です。

同じスマホ代でも、仕事で使った分は経費として考えられることがあります。一方で、自分の生活や趣味のために使った分は、経費とは分けて考えます。

経費は売上から差し引いて考える

売上がそのままもうけになるわけではありません。

仕事をするために使ったお金を差し引いて、残ったお金を見ます。

項目	意味
売上	入ってきたお金
経費	仕事のために使ったお金
利益	売上から経費を引いて残ったお金

たとえば、売上が10万円で、経費が3万円なら、利益は7万円です。

売上、経費、利益の考え方を試験向けに学びたい場合は、ITパスポートの計算問題も参考になります。

経費で落とすとは？

経費で落とすとは、仕事に使ったお金として記録することです。

むずかしく言うと「経費として処理する」という意味です。ただし、この記事では「仕事に使ったお金として記録すること」と考えれば大丈夫です。

仕事に使ったお金として記録すること

たとえば、仕事の打ち合わせに行くために電車に乗ったとします。

その電車代を仕事のためのお金として記録することが、経費で落とすという意味です。

会社員の場合は、自分で先に払ったお金を会社に申請する場面で使われることがあります。

経費にすると利益が小さくなる

経費を記録すると、利益は小さくなります。

売上が10万円で、経費が2万円なら、利益は8万円です。経費が4万円なら、利益は6万円になります。

個人事業主の場合、1年分の収入や経費をまとめて、税金を計算する手続きがあります。これを確定申告といいます。

「何でも経費になる」という意味ではない

経費で落とすとは、何でも自由に買えるという意味ではありません。

経費にできるかどうかは、仕事に必要だったかどうかで考えます。

たとえば、仕事で使うコピー用紙は経費として考えやすいです。一方で、仕事と関係ない旅行代や趣味の買い物は、経費にはしにくいです。

経費にできるものの例

経費にできるものは、仕事の内容によって変わります。

ここでは、よくある例を見ていきます。

交通費

交通費とは、仕事先へ行くための電車代、バス代、タクシー代などです。

たとえば、お客さんとの打ち合わせに行くための電車代は、仕事に関係するお金です。

通信費

通信費とは、スマホ代やインターネット代のことです。

仕事でスマホやインターネットを使っている場合、その仕事で使った分を経費として考えられることがあります。

消耗品費

消耗品費とは、使っているうちになくなったり、古くなったりするもののお金です。

たとえば、文房具、コピー用紙、プリンターのインク、仕事で使う小さな道具などです。

家賃

仕事用の事務所を借りている場合、その家賃は経費として考えられます。

自宅で仕事をしている場合は、家賃のすべてではなく、仕事で使っている分だけを分けて考えることがあります。

飲食代・交際費

交際費とは、仕事相手との付き合いに使うお金のことです。

仕事の打ち合わせで使った飲み物代や食事代は、経費として考えられることがあります。

ただし、自分だけの食事や、仕事と関係ない飲み会は経費ではありません。仕事との関係を説明できるかどうかが大切です。

経費にできないものの例

経費にできないものもあります。

判断の基本は、「仕事のために必要だったか」「仕事との関係を説明できるか」です。

仕事と関係ない買い物

仕事と関係ない買い物は、経費にはできません。

たとえば、完全に趣味で買った服、個人的な旅行代、家庭で使う日用品などです。

自分の生活や趣味のためのお金

自分の生活や趣味のために使ったお金は、基本的に経費ではありません。

食費、家族のための買い物、仕事と関係ない家賃などは、仕事とは分けて考えます。

何に使ったか説明できないお金

何に使ったのか分からないお金は、経費として説明しにくくなります。

そのため、領収書やレシートを残しておくことが大切です。

あとから見ても、いつ、どこで、何に使ったお金か分かるようにしておきましょう。

個人事業主の経費とは？

個人事業主の経費とは、自分の仕事のために使ったお金のことです。

個人事業主とは、会社に雇われるのではなく、自分で仕事をしている人のことです。フリーランスも、個人事業主として働いていることがあります。

仕事で使った分だけ経費にできる

個人事業主は、仕事に必要だったお金を経費として記録します。

ただし、仕事と私生活が混ざるお金は、仕事で使った分だけを分けて考えることがあります。

家賃やスマホ代は、仕事で使った分だけ分けることがある

家賃やスマホ代は、仕事でも生活でも使うことがあります。

このような場合は、仕事で使った分と、自分の生活で使った分を分けて考えることがあります。

この分け方を専門用語で「家事按分（かじあんぶん）」といいます。むずかしく考えなくて大丈夫です。私生活と仕事の割合に応じて、仕事で使った分だけを分けることです。

確定申告では経費を記録しておくことが大切

確定申告とは、1年分の収入や経費をまとめて、税金を計算する手続きです。

個人事業主は、日々の売上や経費を記録しておく必要があります。

まずは、いつ、何に、いくら使ったのかを残すことが大切です。

経費として記録するとは？

経費として記録するとは、仕事に使ったお金を分かるように残すことです。

会計では「経費計上」という言葉が使われることがあります。初心者のうちは、「経費として記録すること」と覚えれば十分です。

お金の記録表に書くこと

帳簿とは、お金の出入りを記録するノートや表のようなものです。

今は、会計ソフトやアプリで記録する人も多いです。

たとえば、仕事用のノートを500円で買ったとします。その500円を仕事のお金として記録することが、経費として記録することです。

勘定科目とは、お金の使い道を分ける名前

勘定科目とは、お金の使い道を分けるための名前です。

たとえば、電車代は「旅費交通費」、スマホ代は「通信費」、文房具は「消耗品費」のように分けることがあります。

最初からすべて覚える必要はありません。まずは、お金を何に使ったのかを分かるようにしましょう。

領収書やレシートを残す理由

領収書やレシートは、そのお金を使ったことを示すものです。

あとから見返したときに、何を買ったのか、いつ買ったのか、いくら払ったのかが分かります。

経費として記録するなら、できるだけ領収書やレシートを残しておきましょう。

会社員が立て替えたお金を返してもらうこと

会社員の場合、経費は「経費精算」という言葉で出てくることが多いです。

経費精算とは、仕事のためにいったん自分のお金で払った分を、あとで会社に返してもらう手続きです。

立て替えとは、いったん自分のお金で払うこと

たとえば、会社の用事で文房具を買ったとします。

その場では自分のお金で払います。あとで会社に申請して、会社からそのお金を返してもらいます。

このように、先に自分のお金で払うことを立て替えといいます。

経費精算でよく使うもの

経費精算では、次のようなものを使うことがあります。

• 領収書
• レシート
• 交通費の記録
• 経費精算書
• 経費精算システム

経費精算システムとは、経費の申請や確認をパソコンやスマホで行う仕組みのことです。

経費で落ちませんと言われる理由

会社で「経費で落ちません」と言われることがあります。

これは、そのお金が会社の仕事に必要だと認められなかった、または会社のルールに合わなかったという意味です。

会社員の場合は、税金の考え方だけでなく、会社ごとのルールも関係します。

経費と費用はどう違う？

経費と費用は似た言葉です。

日常会話では、ほぼ同じように使われることもあります。ただし、会計では少し意味が分かれることがあります。

経費は仕事に必要なお金を指すことが多い

経費は、仕事のために使ったお金を指すことが多い言葉です。

たとえば、交通費、スマホ代、家賃、文房具代などです。

費用は会計で使う広い言葉

費用は、会計で使う広い言葉です。

経費も費用の一部として考えられることがあります。

初心者のうちは、「経費は仕事に必要だったお金」と覚えると分かりやすいです。

初心者が間違えやすいポイント

経費は身近な言葉ですが、間違えやすい点もあります。

ここでは、特に大切なポイントを整理します。

自分の生活や趣味の買い物まで経費にしない

仕事と関係ない買い物は、経費ではありません。

たとえば、私用の服、趣味の道具、家族だけで使うものなどは、仕事のお金とは分けて考えます。

高いものなら必ず経費になるわけではない

金額が高いか安いかだけで、経費になるかは決まりません。

高いものでも、仕事に関係なければ経費にはしにくいです。反対に、少額でも仕事に必要なら経費として考えられることがあります。

ただし、仕事で使うものであっても、1個あたり10万円以上するパソコンなどは、買った年に全額をまとめて経費にできないことがあります。

このような場合は、何年かに分けて少しずつ経費にする「減価償却」というルールが関係します。

高額なものを買うときは、日付、金額、使い道が分かる記録を残しておきましょう。

領収書があれば必ず経費になるわけではない

領収書があることは大切です。

ただし、領収書があれば何でも経費になるわけではありません。

仕事との関係を説明できることが大切です。

経費についてよくある質問

領収書なしでも経費にできますか？

領収書がない場合でも、支払いの内容を説明できれば経費として記録できることがあります。

ただし、証明しにくくなるため、できるだけ領収書やレシートを残しておくのが基本です。

レシートでも経費になりますか？

レシートでも、経費の記録に使えます。

日付、金額、店名に加えて、「何を買ったか」が細かく書かれているレシートは、あとから内容を確認しやすいです。

領収書だけでなく、レシートも捨てずに残しておきましょう。大切なのは、何のために使ったお金かを説明できることです。

経費はいくらまで使えますか？

経費は「いくらまでなら必ず大丈夫」と一律に決まるものではありません。

仕事に必要かどうか、内容を説明できるかどうかで考えます。

金額が大きい場合は、何のために使ったお金か分かるように記録を残しておくと安心です。

経費と税金はどう関係しますか？

個人事業主の場合、売上から経費を引いて残った利益をもとに税金を考えます。

そのため、仕事に必要な経費を正しく記録することは大切です。

ただし、税金を減らすためだけに、仕事と関係ないものまで経費にする考え方は避けましょう。

経費を英語で言うと何ですか？

経費は英語で「expense」と表すことがあります。

複数形で「expenses」と使われることもあります。

会社の経費精算では「expense report」という言葉が使われることもあります。

まとめ：経費とは、仕事のために使ったお金のこと

経費とは、仕事のために使ったお金のことです。

経費で落とすとは、そのお金を仕事のためのお金として記録することです。売上から経費を引くことで、利益が分かりやすくなります。

ただし、何でも経費になるわけではありません。仕事に必要だったか、あとから説明できるかが大切です。

個人事業主の場合は、確定申告に向けて、日々のお金の記録を残しておきましょう。会社員の場合は、会社のルールに沿って経費精算を行いましょう。