稟議とは、会社で何かを決めるときに、関係する人へ順番に内容を確認してもらう手続きです。
たとえば、会社で新しいパソコンを買う場合、担当者だけでは購入を決められないことがあります。購入する理由や金額をまとめ、上司や関係する部署に確認してもらいます。
このような確認の流れが稟議です。この記事では、稟議の意味や流れ、稟議書、承認や決裁との違いを初心者向けに説明します。
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稟議とは
稟議とは、会社で行いたいことについて、関係する人から順番に承認を得る手続きです。
備品の購入、契約、採用、新しいシステムの導入など、会社にとって大切なことを決める場面で使われます。
稟議を簡単にいうと
稟議を簡単にいうと、会社の中で「この内容で進めてもよいですか」と確認して回る仕組みです。
関係する人が同じ場所に集まるのではなく、書類や会社内の申請システムを使って、順番に内容を確認します。
ただし、稟議の前に担当者同士で相談したり、会議で内容を話し合ったりする場合もあります。
稟議の読み方
「稟議」はりんぎと読みます。
「稟」という漢字は、日常生活ではあまり使われません。そのため、「ひんぎ」と読み間違えないようにしましょう。
会社で稟議を行う目的
稟議の主な目的は、会社の大切な判断を一人だけで決めないようにすることです。
複数の人が内容を確認すると、金額や契約内容の間違いに気づきやすくなります。誰が確認し、どのような流れで決まったのかも記録できます。
稟議を身近な例で考えてみよう
学校で新しい備品を買う場面を考えてみましょう。
生徒が先生に相談し、先生が備品を管理する担当者や校長先生に確認します。最後に購入してよいと認められれば、備品を買えます。
会社の稟議も、考え方は似ています。
担当者が提案をまとめ、上司や関係する部署に確認してもらいます。最後に決める権限を持つ人が認めると、購入や契約を進められます。
稟議書とは
稟議書とは、稟議を進めるために作る書類です。
提案の内容や理由、必要な金額などを書きます。名前に「書」とありますが、紙ではなく、会社内の申請画面へ入力する場合もあります。
稟議と稟議書の違い
稟議と稟議書は、同じ意味ではありません。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 稟議 | 関係する人に内容を確認してもらい、承認や決裁を得る手続き |
| 稟議書 | 稟議の手続きで使う書類や入力画面 |
稟議は手続き全体を表します。稟議書は、その手続きに使うものです。
稟議書に書かれる主な内容
稟議書の書き方は会社によって異なります。一般的には、次のような内容を書きます。
- 何をしたいのか
- なぜ必要なのか
- いくらかかるのか
- いつ実施するのか
- どのような効果があるのか
- 注意することはあるか
読む人が判断しやすいように、目的や理由を具体的に書くことが大切です。
稟議が使われる場面
稟議は、会社のお金、契約、人に関わる場面でよく使われます。
どのような場合に稟議が必要になるかは、会社のルールによって異なります。
備品やパソコンを購入するとき
パソコン、机、プリンターなどを購入するときに、稟議が必要になることがあります。
購入する理由、商品名、金額などを稟議書に書き、上司や経理部門に確認してもらいます。経理部門とは、会社のお金を管理する部署です。
新しいシステムを導入するとき
仕事で使う新しいシステムを導入するときにも、稟議が使われます。
システムとは、仕事を便利にするために使うコンピューターの仕組みです。導入するときは、費用や使いやすさ、情報を安全に守れるかなどを確認します。
会社によっては、情報システム部門も確認します。情報システム部門とは、会社のパソコンやシステムを管理する部署です。
取引や契約を始めるとき
新しい会社と取引するときや、ほかの会社が提供するサービスを使い始めるときにも、稟議を行う場合があります。
契約期間や金額、途中で契約をやめる場合の条件などを確認します。
人を採用するとき
会社によっては、人を採用するときにも稟議を行います。
採用する理由、採用後に働く部署、給与などを確認し、会社として採用してよいかを判断します。
稟議申請から決裁までの流れ
稟議申請とは、作成した稟議書を提出し、内容を認めてもらうよう求めることです。
一般的な稟議は、起案、申請、確認、承認、決裁の順番で進みます。
1．稟議を起案する
最初に、担当者が提案の内容をまとめます。これを起案といいます。
起案とは、会社に提案する内容を考え、書類としてまとめることです。
2．稟議を申請する
稟議書ができたら、上司や関係する部署へ提出します。
紙の稟議書を渡す会社もあります。会社内の申請システムから提出する会社もあります。
3．関係する人が内容を確認する
提出された稟議書は、内容に関わる人へ順番に回されます。
金額や手続きが、会社で決められたルールに合っているかを確認します。
4．承認を得る
承認とは、内容を確認し、進めてよいと認めることです。
内容が足りない場合や修正が必要な場合は、作成した人へ戻されることがあります。これを差し戻しといいます。
5．決裁者が最終判断する
必要な承認が集まると、最後に決裁者が判断します。
決裁者とは、その内容を進めてよいか、最終的に決める権限を持つ人です。課長、部長、役員、社長などが決裁者になる場合があります。
たとえば、課長と部長が内容を承認し、最後に役員が決裁する場合があります。
稟議でよく使われる言葉
会社では、「稟議を上げる」「稟議を回す」などの言葉が使われます。
それぞれの意味を知っておくと、会社での会話やメールを理解しやすくなります。
稟議を上げるとは
稟議を上げるとは、稟議書を作成し、上司や関係する人へ申請することです。
「新しいパソコンを購入するため、稟議を上げます」のように使います。
稟議にかけるとは
稟議にかけるとは、提案を稟議の手続きに進めることです。
「この契約については、社内稟議にかけます」のように使います。
稟議を回すとは
稟議を回すとは、稟議書を関係する人へ順番に確認してもらうことです。
紙の書類を渡していたことから生まれた表現ですが、パソコンで稟議を行う場合にも使われます。
稟議を通すとは
稟議を通すとは、必要な承認や決裁を得ることです。
「導入の必要性を説明し、稟議を通す」のように使います。
稟議が下りるとは
稟議が下りるとは、稟議が認められ、購入や契約などを進めてよい状態になることです。
「購入の稟議が下りたので、商品を注文します」のように使います。
稟議と決裁・承認・申請の違い
稟議、決裁、承認、申請は、会社の手続きでよく使われる言葉です。
意味が似ていますが、それぞれが表す内容は異なります。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 稟議 | 関係する人に確認してもらい、会社として判断する一連の手続き |
| 申請 | 許可や承認を求めて申し出ること |
| 承認 | 内容を確認し、進めてよいと認めること |
| 決裁 | 権限を持つ人が最終的に決めること |
稟議と決裁の違い
稟議は、関係する人の確認を受けながら、最終判断まで進める手続きです。
決裁は、その手続きの最後に行う判断です。稟議の流れの中に決裁があると考えると分かりやすいでしょう。
稟議と承認の違い
承認は、内容を確認して進めてよいと認めることです。
稟議では、複数の人が承認する場合があります。ただし、承認した人が最終的に決める人とは限りません。
稟議と申請の違い
申請は、許可や承認を求めて手続きを始めることです。
稟議は、申請した後の確認、承認、決裁までを含む一連の流れです。
稟議と起案の違い
起案は、提案の内容を考え、書類としてまとめることです。
稟議は、まとめた提案を関係する人へ回し、承認や決裁を得る手続きです。
稟議制度のメリット
稟議制度には、会社として慎重に判断しやすくなる利点があります。
複数の人が内容を確認できる
一人では気づかなかった問題を、ほかの人が見つけられる場合があります。
契約、費用、情報の安全性などを、それぞれに詳しい人が確認できます。
誰が確認したかを記録できる
稟議書には、申請した人や承認した人の記録が残ります。
後から確認する必要が生じた場合も、どのような流れで決まったのかを調べやすくなります。
関係する部署と情報を共有できる
稟議を回すことで、提案に関わる部署へ情報を伝えられます。
たとえば、パソコンを購入する場合は、会社のお金を管理する部署や、パソコンを管理する部署にも内容を共有できます。
稟議制度のデメリット
稟議制度は便利ですが、確認する人が多いほど、時間や手間がかかる場合があります。
決定までに時間がかかることがある
稟議書を確認する人が多い場合、最終的に決まるまで時間がかかります。
急ぎの場合は、申請する前に関係する人へ相談しておくと、確認が進みやすくなることがあります。
誰が最終的に判断したのか分かりにくいことがある
多くの人が承認すると、誰が最後に判断したのか分かりにくくなる場合があります。
そのため、会社では決裁者や確認する順番をあらかじめ決めています。
書類を作る手間がかかる
稟議書には、目的、金額、効果などを整理して書く必要があります。
ただし、内容を整理することで、本当に必要な提案なのかを見直せる利点もあります。
紙の稟議と電子稟議の違い
以前は、紙の稟議書に印鑑を押して回す方法がよく使われていました。
現在は、パソコンやスマートフォンを使う電子稟議を取り入れている会社もあります。電子稟議とは、紙を使わず、会社内の申請システムで行う稟議です。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 紙の稟議 | 紙の書類を関係する人へ回し、印鑑や署名で確認する |
| 電子稟議 | 会社内の申請システムを使い、画面上で申請や承認を行う |
電子稟議では、今どの人が確認しているのかを画面で調べられます。過去の稟議書も探しやすくなります。
稟議で初心者が間違えやすい点
稟議では、似た言葉や同じ読み方の言葉を間違えやすいため、違いを確認しておきましょう。
稟議と稟議書は同じではない
稟議は、承認や決裁を得るための手続きです。
稟議書は、その手続きを進めるために使う書類や入力画面です。
承認と決裁は同じではない
承認は、内容を確認して進めてよいと認めることです。
決裁は、決める権限を持つ人が最終的に判断することです。
「決済」と書かない
会社の提案を最終的に決める場合は、決裁と書きます。
決済は、商品やサービスのお金を支払うことです。同じ「けっさい」という読み方ですが、意味は異なります。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 決裁 | 権限を持つ人が内容を最終的に決めること |
| 決済 | 商品やサービスのお金を支払うこと |
稟議が必要な金額は会社によって違う
稟議が必要になる金額に、すべての会社で共通する決まりはありません。
1万円以上で必要な会社もあれば、10万円以上で必要な会社もあります。誰が、いくらまで決められるのかを定めた会社のルールを確認しましょう。
稟議が通っても予定が変わる場合がある
稟議が通ると、申請した内容を進められるようになります。
ただし、予算や予定が変わった場合は、購入や実施の時期が変わることもあります。
稟議とは何かについてよくある質問
稟議書は誰が書くのですか？
一般的には、その提案を行う担当者が稟議書を作成します。
内容によっては、担当者の上司や、会社の手続きを管理する部署が作成する場合もあります。
稟議は必ず必要ですか？
すべての会社や仕事で稟議が必要なわけではありません。
少額の購入は、上司の許可だけで進められる場合もあります。稟議が必要になる条件は、会社のルールによって異なります。
稟議が通るとはどういう意味ですか？
稟議が通るとは、必要な承認や決裁を得た状態です。
稟議が通ると、申請した購入、契約、採用などを進められます。
「稟議が下りる」と「稟議が通る」は同じ意味ですか？
どちらも、稟議が認められた意味で使われることが多い表現です。
ただし、会社によって言葉の使い方が少し異なる場合があります。
稟議と会議は何が違いますか？
会議では、複数の人が同じ時間に集まり、意見を出し合います。
稟議では、書類や会社内の申請システムを使い、関係する人が順番に内容を確認します。
「稟議を上げる」と「稟議を回す」は何が違いますか？
稟議を上げるとは、稟議書を作成して申請することです。
稟議を回すとは、申請された稟議書を関係する人が順番に確認することです。
稟議にはどのくらい時間がかかりますか？
稟議にかかる時間は、確認する人の数や内容によって異なります。
簡単な購入であれば早く決まる場合があります。高額な契約や多くの部署が関わる内容では、確認に時間がかかることもあります。
まとめ｜稟議とは会社の提案を関係者が確認する手続き
稟議とは、会社で購入や契約などを決めるときに、関係する人へ順番に内容を確認してもらう手続きです。
担当者が稟議書を作成して申請し、関係する人の承認を受けます。最後に、決める権限を持つ決裁者が、購入や契約を進めてよいか判断します。
稟議は手続き全体、稟議書は手続きに使う書類や入力画面です。承認は内容を認めること、決裁は最終的に決めることだと覚えると分かりやすいでしょう。