PREP法とは、結論から話を始めて、相手にわかりやすく伝えるための方法です。
かんたんに言うと、「先に答えを言ってから、その理由と例を伝える話し方」です。仕事の報告、メール、面接、自己PRなどでよく使われます。
PREP法は「プレップ法」と読みます。英語の頭文字を組み合わせた言葉ですが、むずかしく考える必要はありません。
たとえば、友だちにおすすめの映画を伝えるとします。先に「この映画はおすすめです」と言い、そのあとに「話がわかりやすくて、最後まで楽しく見られるからです」と理由を伝えると、相手に伝わりやすくなります。
PREP法も同じです。先に結論を伝え、そのあとに理由や具体例を加えることで、話や文章がわかりやすくなります。
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PREP法とは、結論からわかりやすく伝える話し方のこと
PREP法とは、話や文章をわかりやすく組み立てるための型です。
最初に結論を伝えるため、相手は「何について話しているのか」をすぐに理解できます。話のゴールが見えるので、聞く人や読む人が迷いにくくなります。
身近な例で言うと、道案内に近いです。最初に「駅は右です」と伝えてから、「この道をまっすぐ進むと着きます」と説明すると、相手は安心して聞けます。
PREP法も同じです。先に結論を見せてから、理由や具体例で説明を補います。
PREP法の意味
PREP法の「PREP」は、4つの英語の頭文字からできています。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：具体例
- Point：結論をもう一度
Pointは、ここでは「結論」という意味です。最初にいちばん伝えたいことを言います。
Reasonは「理由」という意味です。なぜそう考えるのかを説明します。
Exampleは「具体例」という意味です。具体例とは、実際にあったことや、身近な例のことです。
つまりPREP法は、「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」の順番で伝える方法です。
PREPは4つの英語の頭文字
PREP法では、まず言いたいことをはっきり伝えます。
そのあとに、なぜそう考えるのかを説明します。さらに具体例を出し、最後にもう一度結論を伝えます。
この流れにすると、話の筋道が通りやすくなります。
ビジネスでPREP法が使われる理由
ビジネスとは、ここでは仕事や会社でのやりとりのことです。
仕事では、短い時間でわかりやすく伝えることが大切です。会議、報告、相談、メールでは、相手に早く内容を理解してもらう必要があります。
PREP法を使うと、最初に結論が見えるため、話が回り道になりにくくなります。
PREP法の4つの流れ
PREP法は、次の4つの順番で話を組み立てます。
Point：結論を先に伝える
最初に、いちばん伝えたいことを言います。
たとえば、「私はこの方法がよいと思います」「この資料は修正が必要です」のように、答えを先に出します。
ここが長くなると、相手が迷いやすくなります。結論は短く伝えるのがポイントです。
Reason：理由を伝える
次に、なぜその結論になるのかを説明します。
たとえば、「理由は、作業時間を短くできるからです」のように伝えます。
理由があると、相手は結論に納得しやすくなります。
Example：具体例を伝える
次に、具体例を出します。
たとえば、「前回の作業では、この方法で30分ほど短縮できました」のように伝えます。
具体例があると、話が現実のものとして伝わりやすくなります。
Point：最後にもう一度、結論を伝える
最後に、もう一度結論を伝えます。
たとえば、「そのため、今回もこの方法で進めるのがよいと思います」とまとめます。
最後に結論をくり返すことで、相手の頭に内容が残りやすくなります。
PREP法の例文
ここでは、PREP法の例文を場面別に紹介します。
型を知るだけでなく、実際の使い方を見ると理解しやすくなります。
仕事で使うPREP法の例文
結論：この作業は、先に手順書を見直してから進めるのがよいです。
理由：なぜなら、手順が古いままだと、作業中に迷う可能性があるからです。
具体例：前回も、古い手順のまま進めたことで確認に時間がかかりました。
結論：そのため、今回は先に手順書を見直してから作業を始めるのがよいです。
メールで使うPREP法の例文
結論：来週の打ち合わせは、火曜日の午前中でお願いできますでしょうか。
理由：午後は別の予定が入っているためです。
具体例：火曜日の10時から11時であれば、こちらは対応できます。
結論：そのため、火曜日の午前中でご調整いただけますと幸いです。
面接で使うPREP法の例文
結論：私の強みは、最後までやり切る力です。
理由：理由は、決めたことを途中で投げ出さず、改善しながら続けられるからです。
具体例：大学の発表準備では、資料作成が遅れていましたが、役割を整理して期限内に完成させました。
結論：この経験から、私は最後までやり切る力を仕事でも生かせると考えています。
自己PRで使うPREP法の例文
自己PRとは、自分の強みやよいところを相手に伝えることです。
結論：私の強みは、相手に合わせてわかりやすく説明できることです。
理由：相手がどこで困っているのかを考えながら話すことを大切にしているからです。
具体例：アルバイトでは、新人に作業手順を説明するとき、先に全体の流れを伝えてから細かい作業を教えました。
結論：この強みを生かして、仕事でも周りと協力しながら進めたいです。
PREP法のテンプレート
テンプレートとは、そのまま使える型のことです。
PREP法は、テンプレートに当てはめると使いやすくなります。最初は型どおりに書いてみると、自然に流れが身につきます。
そのまま使える基本テンプレート
- 結論：私は、〇〇だと思います。
- 理由：なぜなら、〇〇だからです。
- 具体例：たとえば、〇〇があります。
- 結論：そのため、〇〇だと考えます。
短く話すときのテンプレート
- 結論：〇〇です。
- 理由：理由は〇〇です。
- 例：たとえば〇〇です。
- まとめ：なので〇〇です。
短く話すときは、すべてを長く説明する必要はありません。
相手が知りたいことに合わせて、理由や例を短くします。
文章で使うときのテンプレート
文章で使う場合は、次のような流れにすると自然です。
- まず、伝えたい結論を書く
- 次に、その理由を書く
- そのあと、具体例を書く
- 最後に、もう一度大事な点をまとめる
ブログ、レポート、メールでも使いやすい形です。
PREP法を使うメリット
PREP法には、話や文章をわかりやすくするメリットがあります。
話の結論が伝わりやすい
最初に結論を伝えるため、相手は話の目的をすぐに理解できます。
「何を言いたいのか」がはっきりするので、会話や説明が進めやすくなります。
文章の流れを作りやすい
文章を書くときも、PREP法は役に立ちます。
何から書けばよいか迷ったときでも、「結論、理由、具体例、結論」の順に並べるだけで形になります。
仕事や面接で使いやすい
仕事では、報告や相談でよく使えます。
面接では、自己PRや志望理由を話すときに使いやすいです。短い時間で自分の考えを伝えたい場面に向いています。
PREP法のデメリット
PREP法は便利ですが、どんな場面にも合うわけではありません。
使い方を知っておくと、より自然に伝えられます。
感情を伝えたい場面には合わないことがある
PREP法は、わかりやすく説明するための型です。
そのため、感謝やおわびなど、気持ちをていねいに伝えたい場面では、少し固く感じることがあります。
そのような場合は、先に気持ちを伝えてから、必要に応じて理由を説明すると自然です。
使いすぎると機械的に聞こえることがある
毎回同じ形で話すと、少し不自然に聞こえることがあります。
ここでいう機械的とは、気持ちがこもっていないように聞こえることです。相手や場面に合わせて、言葉の長さや順番を調整することも大切です。
理由や具体例が弱いと説得力が下がる
説得力とは、相手が納得しやすくなる力のことです。
PREP法では、理由と具体例が大切です。結論だけをくり返しても、相手は納得しにくくなります。
「なぜそう思うのか」「どんな例があるのか」を具体的に入れると、伝わりやすくなります。
PREP法とSTAR法の違い
PREP法と似た言葉に、STAR法があります。
STAR法とは、過去の経験を順番に整理して話す方法です。どちらも話を整理する方法ですが、使う場面が少し違います。
PREP法は結論をわかりやすく伝える方法
PREP法は、結論を先に伝える方法です。
自分の考え、提案、報告、説明をわかりやすく伝えたいときに向いています。
STAR法は経験や行動を整理して伝える方法
STAR法は、「どんな状況で、何を課題とし、どんな行動をして、どんな結果になったか」を伝える方法です。
面接で、過去の経験を説明するときによく使われます。
面接ではどちらを使えばよいか
自己PRの結論をわかりやすく伝えたいときは、PREP法が使いやすいです。
過去の経験をくわしく説明したいときは、STAR法が向いています。
どちらか一方だけでなく、話す内容に合わせて使い分けるとよいです。
PREP法が向いている場面
PREP法は、相手にわかりやすく伝えたい場面で使えます。
報告や相談をするとき
仕事の報告では、先に結論を伝えると相手が理解しやすくなります。
たとえば、「作業は予定どおり終わりました」と先に伝えてから、理由や補足を話します。
メールやチャットを書くとき
メールやチャットでは、文章が長くなると大事な点が見えにくくなります。
PREP法を使うと、最初に要点を伝えやすくなります。
面接や自己PRで話すとき
面接では、短い時間で自分の考えを伝える必要があります。
PREP法を使うと、強みや考えを整理して話しやすくなります。
ブログやレポートを書くとき
ブログやレポートでも、PREP法は使えます。
最初に結論を伝え、そのあとに理由や例を書くと、読み手が理解しやすい文章になります。
PREP法で初心者が間違えやすい点
PREP法はシンプルですが、最初はつまずきやすい点もあります。
結論が長くなってしまう
結論は、短く言うことが大切です。
最初から理由や背景まで入れると、何が結論なのかわかりにくくなります。
まずは「私は〇〇だと思います」と短く伝えましょう。
理由と具体例が混ざってしまう
理由は「なぜそう思うのか」です。
具体例は「実際にどんなことがあったのか」です。
この2つを分けると、話が整理されます。
最後の結論を忘れてしまう
PREP法では、最後にもう一度結論を伝えます。
最後の結論があると、話のまとめがはっきりします。聞き手や読み手にも、大事な点が残りやすくなります。
PREP法に関するよくある質問
PREP法は文章でも使えますか？
はい。PREP法は文章でも使えます。
メール、ブログ、レポート、説明文などで使いやすい方法です。
PREP法は面接で使えますか？
はい。面接でも使えます。
自己PR、志望理由、長所や短所を話すときに使うと、内容を整理しやすくなります。
PREP法と起承転結は何が違いますか？
起承転結とは、話を順番に広げる文章の形です。
PREP法は、最初に結論を伝える形です。わかりやすく短く伝えたいときは、PREP法が使いやすいです。
PREP法とSDS法は何が違いますか？
SDS法とは、話を短くまとめるための別の型です。
SDS法は、「全体のまとめ、くわしい説明、最後のまとめ」の順で伝えます。
PREP法は、「結論、理由、具体例、結論」の順で伝えます。理由や具体例を入れて、相手に納得してもらいたいときに向いています。
まとめ：PREP法とは、結論から伝えて相手にわかりやすくする方法
PREP法とは、結論、理由、具体例、結論の順で話や文章を組み立てる方法です。
PREP法は「プレップ法」と読みます。最初に結論を伝えるため、相手は話の目的をすぐに理解できます。
仕事の報告、メール、面接、自己PR、ブログ、レポートなど、さまざまな場面で使えます。
ただし、すべての場面で同じように使う必要はありません。感情を伝えたい場面では、相手に合わせて言葉を調整すると自然です。
まずは「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」の型に当てはめて、短い文章から使ってみると理解しやすくなります。