議事録とは？書き方・フォーマット・例を初心者向けに解説

議事録とは、会議で話した内容や決まったことを、後から確認できるように残す記録のことです。 かんたんに言うと、会議の「大事なメモ」です。

たとえば、家族で旅行の予定を話し合ったあとに、「行き先は大阪」「出発は土曜日」「ホテル予約は父がする」とメモしておくようなものです。 会議でも同じように、何を話し、何が決まり、次に誰が何をするのかを残します。

この記事では、議事録とは何か、議事録の書き方、フォーマット、例、上手にまとめるコツを初心者向けにわかりやすく解説します。

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議事録とは

かんたんに言うと会議の大事なメモ

議事録とは、会議の内容を後から見返せるようにまとめた文書です。 会社、学校、町内会、オンライン会議など、さまざまな場面で使われます。

オンライン会議とは、インターネットを使って行う会議のことです。 パソコンやスマートフォンで、離れた場所にいる人と話し合えます。

議事録には、会議で話した内容だけでなく、決まったことも書きます。 さらに、次に誰が何をするのかまで書いておくと、会議の後に動きやすくなります。

議事録に残す主な内容

議事録に残す内容は、会議によって少し変わります。 ただし、基本になる項目はほぼ同じです。

• 会議名
• 日時
• 場所
• 会議に出た人
• 議題
• 話し合った内容
• 決まったこと
• 次にやること

議題とは、会議で話し合うテーマのことです。 たとえば「文化祭の出し物を決める」「新しい商品の売り方を考える」などが議題です。

議事録が必要な理由

決まったことを後から確認できる

会議では、いろいろな話が出ます。 その場では覚えていても、時間がたつと細かい内容を忘れやすくなります。

議事録があれば、会議で何が決まったのかを後から確認できます。 作業を進めるときの道しるべにもなります。

参加できなかった人にも内容を共有できる

会議に出られなかった人も、議事録を読めば内容を知ることができます。 そのため、同じ説明を何度もする手間を減らせます。

特に会社や学校では、全員が同じ内容を知っていることが大切です。 議事録は、そのための共有メモとして役立ちます。

言った・言わないを防ぎやすくなる

会議の内容を記録しておくと、後で確認しやすくなります。 「誰が何を担当するのか」「いつまでにやるのか」も分かりやすくなります。

これは、人を責めるためではありません。 仕事や作業をスムーズに進めるための記録です。

議事録が使われる場面

会社の会議

会社では、打ち合わせや定例会議で議事録が使われます。 定例会議とは、毎週や毎月など、決まったタイミングで開く会議のことです。

商品、売り上げ、作業予定、問題点などを話し合う場面で使われます。 会議で決まった内容を残しておくことで、次の行動に移りやすくなります。

学校やサークルの打ち合わせ

学校やサークルでも、議事録は役立ちます。 文化祭、発表会、部活動の予定などを決めるときに使えます。

「誰がポスターを作るのか」「いつまでに準備するのか」を書いておくと、後で確認しやすくなります。

町内会や自治会の集まり

町内会や自治会でも、議事録が作られることがあります。 地域の行事、清掃活動、会計、役員の話し合いなどを残すためです。

参加した人も、参加できなかった人も、後から内容を確認できます。 話し合いの結果を共有しやすくなるのがメリットです。

オンライン会議

オンライン会議でも、議事録は大切です。 画面越しの会議では、話の流れを聞き逃すこともあります。

議事録を残しておけば、会議後に内容を整理できます。 録音や文字起こしと組み合わせることもあります。

文字起こしとは、話した言葉を文字にすることです。 会議の音声を後から確認したいときに役立ちます。

議事録に書く項目

会議名

会議名には、何の会議かを書きます。 たとえば「商品企画会議」「文化祭準備会議」「自治会定例会」などです。

日時と場所

いつ、どこで行われた会議なのかを書きます。 オンライン会議の場合は、「オンライン」と書いてもよいです。

オンライン会議サービスを使った場合は、その名前を書いてもかまいません。 読む人が、どのような形で行われた会議か分かるようにします。

会議に出た人

会議に出た人の名前を書きます。 会社の場合は、部署名や役職を書くこともあります。

部署とは、会社の中で仕事ごとに分かれたグループのことです。 役職とは、部長、課長、係長など、その人の立場を表す言葉です。

初心者向けの議事録では、まず名前が分かるように書ければ十分です。 細かい書き方は、会社や団体のルールに合わせます。

議題

議題には、話し合ったテーマを書きます。 議題がいくつかある場合は、分けて書くと読みやすくなります。

話し合った内容

話し合った内容は、要点を短くまとめます。 要点とは、大事なところのことです。

すべての発言をそのまま書く必要はありません。 後から読んだ人が「何について話したのか」を分かるように書きましょう。

決まったこと

決まったことは、議事録の中でも特に大切です。 会議の結論が分かるように、はっきり書きます。

たとえば「次回の説明会は7月10日に行う」「資料は田中さんが作成する」のように書きます。 結論とは、話し合った結果として決まった内容のことです。

次にやること

次にやることは、「その作業をする人」と「いつまでにやるか」をセットで書くと分かりやすくなります。 仕事では、これを担当者と期限と呼ぶことがあります。

やること	その作業をする人	いつまでにやるか
案内文を作る	田中さん	6月10日
会場を予約する	佐藤さん	6月12日

議事録の書き方

会議の前に議題を確認する

議事録は、会議が始まってから急に書こうとすると大変です。 先に議題を確認しておくと、何をメモすればよいか分かりやすくなります。

会議の前に、話し合うテーマを見ておきましょう。 資料がある場合は、軽く目を通しておくと安心です。

会議中は大事な点をメモする

会議中は、すべての言葉を書こうとしなくて大丈夫です。 大事な点を中心にメモします。

• 何について話しているか
• どんな意見が出たか
• 何が決まったか
• 誰が次に何をするか

この4つを意識すると、議事録にまとめやすくなります。

決まったことと宿題を分けて書く

議事録では、「決まったこと」と「これからやること」を分けると読みやすくなります。 ここが混ざると、後で見たときに分かりにくくなります。

会議でいう宿題とは、会議の後にやる作業のことです。 たとえば「見積もりを確認する」「資料を作る」「次回までに案を出す」などです。

会議の後に読みやすく整える

会議中のメモは、急いで書くため読みにくくなりがちです。 会議が終わったら、できるだけ早めに整理します。

時間がたつと、話の流れを忘れやすくなります。 当日中か、できれば早いタイミングで整えるのがおすすめです。

議事録のフォーマット

見やすい議事録フォーマットの基本

議事録のフォーマットとは、議事録を書くための型のことです。 毎回同じ型で書くと、読む人も内容を探しやすくなります。

初心者は、以下の形から始めると書きやすいです。 必要に応じて、項目を足したり減らしたりしましょう。

会議名：
日時：
場所：
会議に出た人：
議題：
話し合った内容：
決まったこと：
次にやること：
次回の予定：

WordやExcelで作る場合のポイント

Wordとは、文章を作るためのソフトです。 文章を中心にまとめたいときに向いています。

Excelとは、表を作るためのソフトです。 その作業をする人、いつまでにやるか、進み具合などを整理したいときに向いています。

テンプレートを使うときの注意点

テンプレートとは、あらかじめ用意されたひな形のことです。 必要な項目が先に入っているため、空欄を埋めるように書けます。

ただし、項目が多すぎるテンプレートは、初心者には使いにくいことがあります。 まずは必要な項目だけにしぼると、書きやすくなります。

議事録の例

短い会議の議事録例

ここでは、学校の文化祭準備会議を例にします。 短い会議なら、以下のような形でまとめると分かりやすいです。

会議名：文化祭準備会議
日時：2026年6月5日 15:00〜16:00
場所：2年A組教室
会議に出た人：田中、佐藤、鈴木

議題：
文化祭の出し物を決める

話し合った内容：
候補として、カフェ、展示、ゲームコーナーが出た。
準備のしやすさと来場者の楽しさを考えて話し合った。

決まったこと：
出し物はゲームコーナーにする。

次にやること：
田中：ゲーム案を3つ考える。期限は6月10日。
佐藤：必要な道具を調べる。期限は6月10日。
鈴木：教室の配置案を作る。期限は6月12日。

質疑応答がある議事録例

質疑応答とは、質問と答えのやり取りのことです。 質問が多い会議では、QとAに分けると読みやすくなります。

質疑応答：
Q：準備にかかる費用はいくらですか。
A：道具代として、約5,000円を見込んでいます。

Q：当日の担当は何人必要ですか。
A：受付2人、案内2人、運営4人の予定です。

次にやることがある議事録例

仕事の会議では、次にやることを表にすると分かりやすくなります。 その作業をする人と、いつまでにやるかをセットで書くのがポイントです。

ここでは、文化祭の例とは別の仕事の会議として見てください。 登場人物を分けると、内容を混同しにくくなります。

次にやること	その作業をする人	いつまでにやるか
会議資料を修正する	Aさん	7月7日
見積もりを確認する	Bさん	7月8日
次回会議の日程を調整する	Cさん	7月9日

議事録でよく出る言葉の意味

議事録では、少し硬い言葉が出てくることがあります。 意味を知っておくと、書くときも読むときも楽になります。

言葉	かんたんな意味
議題	会議で話し合うテーマ
要点	大事なところ
決まったこと	会議で決めた内容
担当者	その作業をする人
期限	いつまでにやるか
質疑応答	質問と答えのやり取り
フォーマット	書くための型
テンプレート	あらかじめ用意されたひな形
文字起こし	話した言葉を文字にすること
要約	長い内容を短くまとめること

議事録を上手に取るコツ

一言一句すべて書こうとしない

議事録は、会議の会話をすべて書くものではありません。 大切な内容を整理して残すものです。

すべての発言を書こうとすると、追いつかなくなります。 「何が決まったか」を中心に書くと、読みやすい議事録になります。

発言よりも決まったことを重視する

発言の流れも大切ですが、議事録で特に重要なのは結論です。 後から読む人は、「結局どうなったのか」を知りたいからです。

そのため、意見がたくさん出た場合でも、最後に決まったことをはっきり書きます。

誰が何をいつまでにやるかを書く

議事録では、次の行動が分かることも大切です。 その作業をする人と、いつまでにやるかがないと、作業が進みにくくなります。

「資料を作る」だけではなく、「田中さんが6月10日までに資料を作る」と書くと分かりやすくなります。

箇条書きを使って読みやすくする

長い文章だけで書くと、読む人が内容を探しにくくなります。 箇条書きを使うと、大事な点が見つけやすくなります。

• 決まったこと
• 次にやること
• その作業をする人
• いつまでにやるか

このように分けると、初心者でも読みやすい議事録になります。

議事録と会議録の違い

議事録は決まったことを中心に残すもの

議事録は、会議で決まったことを中心に残す記録です。 次に何をするのかを確認するために使われます。

そのため、仕事や打ち合わせでは、議事録がよく使われます。 短く、分かりやすく、行動につながる書き方が向いています。

会議録は話し合いの流れも残しやすいもの

会議録は、会議の流れや発言内容をくわしく残す場合に使われることがあります。 議事録よりも、話し合いの経過を重視することがあります。

ただし、日常では同じような意味で使われることもあります。 また、会社によっては、議事録でも会話の流れを細かく書くように言われることがあります。

迷うときは、前に作られた議事録を見たり、先輩や上司に確認したりすると安心です。 会社や団体のルールがある場合は、そのルールに合わせましょう。

議事録作成にAIやアプリは使える？

文字起こしや要約に役立つ

AIやアプリを使うと、会議の音声を文字にしたり、内容を短くまとめたりできます。 AIとは、人の作業を助けるコンピューターのしくみのことです。

アプリとは、スマートフォンやパソコンで使う道具のことです。 最近は、オンライン会議ツールそのものに、会議のメモや要約を作るAI機能が付いていることもあります。

要約とは、長い内容を短くまとめることです。 ただし、議事録では短くするだけでなく、決まったことを分かりやすく残すことが大切です。

AIの内容は最後に人が確認する

AIが作った議事録は、そのまま使う前に人が確認しましょう。 聞き間違いや、意味の取り違えが起きることがあるからです。

特に、決まったこと、その作業をする人、いつまでにやるかは必ず確認します。 ここが間違っていると、会議後の作業に影響します。

個人情報や社外秘の内容に注意する

個人情報とは、名前、住所、電話番号など、その人が分かる情報のことです。 社外秘とは、会社の外に出してはいけない情報のことです。

AIやアプリに会議内容を入れるときは、扱ってよい情報か確認しましょう。 会社や学校のルールがある場合は、そのルールに合わせます。

初心者が間違えやすい点

会話をそのまま全部書こうとする

議事録は、会話をそのまま全部書くものではありません。 すべて書こうとすると、長くなりすぎて読みにくくなります。

大切なのは、話の要点をまとめることです。 特に、決まったことを分かりやすく書きましょう。

決まったことが分からないまま終わる

会議では、たくさん話したのに結論が分からないことがあります。 そのまま議事録を書くと、読んだ人も困ってしまいます。

会議中に分からないときは、「今の結論はこれでよいですか」と確認するとよいです。 確認することで、議事録も書きやすくなります。

次にやることを書き忘れる

議事録では、次にやることを書き忘れないようにします。 会議で決まったことは、その後の行動につながるからです。

「誰が」「何を」「いつまでに」を書くと、後で見ても分かりやすくなります。

読みにくい長文にしてしまう

議事録は、後から読む人のためのものです。 長い文章が続くと、必要な情報を探しにくくなります。

見出し、箇条書き、表を使うと読みやすくなります。 短い文で書くことも大切です。

議事録についてよくある質問

議事録はいつまでに作ればいいですか？

できれば、会議が終わった当日か翌日までに作るのがおすすめです。 時間がたつと、細かい内容を忘れやすくなるためです。

ただし、期限は会社や団体のルールに合わせます。 大切なのは、関係者が早めに内容を確認できることです。

議事録に敬称は必要ですか？

社内の議事録では、敬称を省いて名前だけを書くこともあります。 敬称とは、「さん」「様」など、名前に付ける言葉のことです。

外部の人がいる会議では、「田中様」「佐藤様」と書く場合もあります。 迷うときは、前の議事録や会社のルールに合わせましょう。

議事録は箇条書きでもいいですか？

議事録は、箇条書きでも問題ありません。 箇条書きとは、内容を1つずつ短く並べて書く方法です。

決まったことや次にやることは、箇条書きの方が読みやすいです。 文章で説明する部分と、箇条書きで整理する部分を分けるとよいでしょう。

録音だけ残せば議事録はいらないですか？

録音は、会議の内容を確認する助けになります。 ただし、録音だけでは、必要な情報をすぐに探しにくいことがあります。

議事録にまとめておくと、決まったことや担当者をすぐ確認できます。 録音は補助として使い、議事録で要点を残すと便利です。

AIで作った議事録をそのまま使ってもいいですか？

AIで作った議事録は、最後に人が確認することが大切です。 AIは便利ですが、内容を間違えることがあります。

特に、名前、数字、期限、決まったことは見直しましょう。 確認してから共有すると、安心して使えます。

まとめ：議事録とは会議の内容を後から確認するための記録

議事録とは、会議で話した内容や決まったことを残す記録です。 かんたんに言うと、会議の大事なメモです。

議事録では、すべての会話を書く必要はありません。 大切なのは、決まったこと、次にやること、その作業をする人、いつまでにやるかを分かりやすく残すことです。

初心者は、まず基本のフォーマットに沿って書くと始めやすいです。 慣れてきたら、会議の内容や会社のルールに合わせて項目を調整しましょう。