RFPとは、システム開発や新しいアプリの導入を外部の会社に依頼するときに、目的や条件をまとめて伝える文書です。
かんたんに言うと、「こういうものを作りたいので、よい方法を提案してください」とお願いするための書類です。
たとえば、家のリフォームを頼むときに、「台所を広くしたい」「予算はこれくらい」「いつまでに終えたい」と伝えるメモを作ることがあります。RFPも、それに近いものです。
ただし、ITではシステム開発やアプリの導入などを依頼するときに使います。この記事では、RFPの意味、使われる場面、RFI・RFQ・SOWとの違い、書き方の基本をわかりやすく解説します。
ここだけ読めばOK
RFPとは、外部の会社から提案をもらうために出す「提案依頼書」のことです。
目的、困っていること、作りたいもの、予算、期限などを相手に伝えるために使います。
ほかのIT用語も知りたい方は、初心者向けのIT用語辞典もあわせてご覧ください。
RFPとは
RFPとは、「Request for Proposal」の略です。
日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。提案依頼書とは、仕事を頼みたい相手に対して「この内容で提案してください」と伝える文書です。
RFPは「Request for Proposal」の略
RFPの「Request」は依頼、「Proposal」は提案という意味です。
つまりRFPは、提案をお願いするための文書です。ITの仕事では、システム開発やアプリの導入を外部の会社に相談するときによく使われます。
日本語では「提案依頼書」と呼ばれる
RFPは、日本語では「提案依頼書」といいます。
たとえば、会社が新しい予約システムを作りたいとします。そのときに、何を作りたいのか、どんな条件があるのかをまとめて、開発会社に渡す文書がRFPです。
予約システムとは、お店や病院などの予約を、パソコンやスマホで受け付ける仕組みのことです。
RFPを使う目的
RFPを使う目的は、複数の会社から比べやすい提案をもらうことです。
口頭だけで依頼すると、会社ごとに受け取り方が変わることがあります。RFPにまとめておけば、同じ条件で提案を出してもらいやすくなります。
「言った・言わない」のトラブルを防ぎやすくなる
RFPを文字に残しておくことは、あとからのトラブルを防ぐ助けにもなります。
口頭だけで依頼すると、開発が始まったあとに「その機能が必要とは聞いていません」と言われてしまうことがあります。
RFPに目的や条件を書いておけば、「最初にこの内容を伝えています」と確認しやすくなります。
つまりRFPは、よい提案をもらうためだけでなく、会社同士の認識をそろえるための文書でもあります。
RFPを身近な例で考える
RFPは、初めて聞くと少しむずかしく感じるかもしれません。
身近な例で考えると、家のリフォームをお願いするときの相談書に近いものです。
家のリフォームをお願いするときの相談書に近い
家のリフォームを頼むとき、いきなり「よい感じにしてください」とだけ伝えると、相手は困ってしまいます。
「台所を広くしたい」「収納を増やしたい」「予算は100万円くらい」「夏までに終わらせたい」と伝えると、相手は提案しやすくなります。
ITでは作りたいものや条件をまとめる
ITでのRFPも考え方は同じです。
「予約をネットで受け付けたい」「スマホでも使えるようにしたい」「今あるお客さんの情報を使いたい」など、作りたいものや条件をまとめます。
その内容を見た会社が、「このような作り方ができます」「このくらいの期間がかかります」と提案します。
RFPが使われる場面
RFPは、主に会社や団体が外部の会社に仕事を依頼するときに使います。
とくに、金額が大きい仕事や、複数の会社を比べたいときに使われます。
システム開発を外部の会社に依頼するとき
RFPは、システム開発を依頼するときによく使われます。
システム開発とは、仕事を楽にしたり、情報を管理したりするための仕組みを作ることです。たとえば、予約システム、販売管理システム、会員管理システムなどがあります。
新しいアプリやサービスを使い始めるとき
新しいアプリやサービスを会社で使い始めるときにも、RFPが使われます。
たとえば、会計アプリ、お客さんの情報を管理するアプリ、問い合わせを管理するアプリなどを選ぶときです。
このような仕事を楽にするアプリやサービスを、まとめて「ツール」と呼ぶことがあります。
複数の会社から提案をもらいたいとき
1社だけに相談すると、提案内容を比べにくいことがあります。
RFPを使うと、同じ条件で複数の会社に提案を依頼できます。そのため、価格、進め方、サポート内容などを比べやすくなります。
RFPに書く主な内容
RFPには、相手が提案しやすくなる情報を書きます。
細かく書きすぎる必要はありません。目的や条件が伝わることが大切です。
依頼したいこと
まず、何を依頼したいのかを書きます。
たとえば、「予約システムを作りたい」「社内の申請を紙からWebに変えたい」などです。
Webとは、インターネット上で情報を見たり、入力したりできる仕組みのことです。
今困っていること
次に、今どんなことで困っているのかを書きます。
たとえば、「電話予約の対応に時間がかかる」「紙の書類が多く、確認に手間がかかる」などです。
作りたいものや使いたいもの
どのようなものを作りたいのかも書きます。
「スマホで使える」「予約の変更ができる」「担当者が一覧で確認できる」など、必要な内容を整理します。
予算やスケジュール
予算や期限も、できる範囲で書きます。
金額や時期の目安があると、相手は現実に合った提案をしやすくなります。
提案してほしい内容
RFPには、相手に何を提案してほしいかも書きます。
たとえば、作り方、費用、スケジュール、誰がどの役目を担当するか、サポート内容などです。
サポートとは、使い方を教えたり、困ったときに助けたりすることです。保守とは、作ったあとに直したり、見守ったりすることです。
選ぶときの基準
どのような基準で選ぶのかも書いておくと親切です。
たとえば、価格だけでなく、使いやすさ、サポート、これまでに似た仕事をした経験、説明のわかりやすさなどがあります。
RFPとRFIの違い
RFPと似た言葉に、RFIがあります。
RFIとは、「Request for Information」の略です。日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれます。
RFIは情報を集めるための文書
RFIは、まだ具体的に依頼する内容が決まっていないときに使います。
「どんなサービスがありますか」「どんな会社が対応できますか」と、情報を集めるための文書です。
RFPは具体的な提案をもらうための文書
RFPは、ある程度やりたいことが決まったあとに使います。
「この内容で、どのような提案ができますか」と聞く文書です。RFIよりも、RFPのほうが依頼内容が具体的です。
| 項目 | RFI | RFP |
|---|---|---|
| 目的 | 情報を集める | 提案をもらう |
| 使う時期 | 最初に調べている段階 | 依頼内容が見えてきた段階 |
| 内容 | サービスや会社の情報 | 作り方、費用、期間などの提案 |
RFPとRFQの違い
RFPと似た言葉に、RFQもあります。
RFQとは、「Request for Quotation」の略です。日本語では「見積依頼書」と呼ばれます。
RFQは見積もりをもらうための文書
RFQは、価格を知りたいときに使います。
「この条件なら、いくらでできますか」と見積もりを依頼する文書です。
RFPは価格だけでなく、進め方や内容も提案してもらう
RFPは、価格だけでなく、進め方や作り方も含めて提案してもらう文書です。
つまり、RFQは「いくらですか」に近く、RFPは「どう進めるのがよいですか」に近い文書です。
| 項目 | RFP | RFQ |
|---|---|---|
| 目的 | 提案をもらう | 見積もりをもらう |
| 重視する内容 | 方法、内容、価格、役割 | 主に価格 |
| 向いている場面 | 作り方も相談したいとき | 条件が決まっていて金額を知りたいとき |
RFPと要件定義書の違い
RFPと混同しやすいものに、要件定義書があります。
要件定義書とは、作るものの内容をより具体的に決めた文書です。要件とは、「必要な条件」という意味です。
RFPは依頼前に使う文書
RFPは、外部の会社に提案を依頼する前に作る文書です。
「何をしたいのか」「何を提案してほしいのか」を伝えるために使います。
要件定義書は作る内容をより具体的に決める文書
要件定義書は、実際に作る内容を細かく決める文書です。
たとえば、画面に何を表示するか、誰がどの操作をできるか、どんな情報を保存するかなどを整理します。
ここでいう画面とは、スマホやパソコンに表示される入力画面や一覧画面のことです。
RFPが先、要件定義が後になることが多い
一般的には、RFPを出して提案を受けたあとに、選んだ開発会社と一緒に要件定義を進めます。
RFPは「相談と依頼のための文書」、要件定義書は「作る内容を細かく決めるための文書」だからです。
ただし、大きなプロジェクトでは、発注する側が先に要件定義書を作ることもあります。
その場合は、要件定義書をRFPと一緒に開発会社へ渡し、「この内容なら、いくらで、どのように進められますか」と提案を求めます。
つまり、RFPと要件定義書の順番は、プロジェクトの進め方によって変わることがあります。
RFPとSOWの違い
RFPとあわせて知っておきたい言葉に、SOWがあります。
SOWとは、「Statement of Work」の略です。日本語では「作業範囲記述書」と呼ばれます。
SOWは作業の範囲を決める文書
SOWは、「どこからどこまでの作業をするのか」を明確にするための文書です。
たとえば、作るもの、作業の範囲、期限、費用、担当する役目などを書きます。
RFPは依頼する文書、SOWは合意する文書
RFPは、発注する側が「この内容で提案してください」と依頼する文書です。
SOWは、仕事を受ける側と発注する側が「この範囲で作業します」と確認する文書です。
| 項目 | RFP | SOW |
|---|---|---|
| 意味 | 提案依頼書 | 作業範囲記述書 |
| 主に作る人 | 依頼する側 | 依頼する側と受ける側で確認する |
| 目的 | 提案をもらう | 作業の範囲をはっきりさせる |
| 使うタイミング | 依頼前 | 契約や作業開始の前後 |
RFPを作る流れ
RFPは、いきなり書き始めるよりも、順番に整理すると作りやすくなります。
ここでは、初心者にもわかりやすい流れで紹介します。
目的を決める
まず、何のために作るのかを決めます。
「予約の手間を減らしたい」「問い合わせ対応を早くしたい」など、目的を短く書けるようにします。
今の課題を整理する
次に、今困っていることを整理します。
課題とは、今のままだと困ることや、直したいことです。困りごとがはっきりすると、相手もよい提案をしやすくなります。
必要な機能や条件を書く
機能とは、システムやアプリでできることです。
たとえば、「予約を登録できる」「メールで知らせることができる」「担当者だけが見る画面で確認できる」などがあります。
担当者だけが見る画面のことを、管理画面と呼ぶことがあります。
予算と期限を書く
予算と期限は、できるだけ書いておくとよいです。
はっきりした金額が決まっていない場合は、目安でもかまいません。
提案の出し方を決める
最後に、提案書の出し方を決めます。
提出期限、提出先、提案書に入れてほしい内容、質問の方法などを書いておくと、やり取りがスムーズになります。
RFPを書くときの注意点
RFPは、細かく書けばよいというものではありません。
相手が正しく理解できるように、わかりやすく書くことが大切です。
あいまいな表現を減らす
「使いやすく」「よい感じに」だけでは、相手によって受け取り方が変わります。
「スマホでも入力しやすい」「3回以内の操作で予約できる」など、できるだけ具体的に書くと伝わりやすくなります。
予算や期限をできるだけ書く
予算や期限がないと、提案の幅が広がりすぎることがあります。
目安でも書いておくと、相手は現実に合った提案をしやすくなります。
必須条件と希望条件を分ける
必ず必要なものと、できれば欲しいものは分けて書きます。
たとえば、「スマホ対応は必須」「デザイン変更は希望」のように分けると、優先順位が伝わります。
専門的になりすぎないようにする
RFPは、専門的な言葉を多く使えばよいわけではありません。
自社が何をしたいのかを、相手にわかる言葉で書くことが大切です。
あとから見ても分かるように書く
RFPは、提案をもらうためだけの文書ではありません。
あとから内容を確認するための記録にもなります。
「いつ」「何を」「どの条件で」依頼したのかが分かるように書いておくと、関係者同士で確認しやすくなります。
RFPのサンプル項目
ここでは、RFPに入れる項目の例を紹介します。
実際に作るときは、今回の依頼に合わせて増やしたり減らしたりします。
会社や今回の依頼の概要
依頼する会社や、今回の依頼の概要を書きます。
どのような事業をしているのか、どのような目的の依頼なのかを簡単にまとめます。
目的と背景
なぜ今回の依頼をするのかを書きます。
目的と背景が伝わると、相手はただ作るだけでなく、目的に合った提案をしやすくなります。
依頼したい内容
何を依頼したいのかを書きます。
新しく作るのか、今あるものを直すのか、新しいアプリやサービスを使い始めたいのかを明確にします。
必要な機能
必要な機能を書きます。
たとえば、ログイン、検索、予約、通知、一覧表示、管理画面などです。
ログインとは、本人だと確認してサービスを使い始めることです。検索とは、必要な情報を探すことです。
予算とスケジュール
予算の目安と、希望するスケジュールを書きます。
いつまでに提案がほしいのか、いつまでに使い始めたいのかも書くとよいです。
提案書に入れてほしい内容
提案書に何を書いてほしいかを伝えます。
費用、作業の流れ、誰がどの役目を担当するか、スケジュール、サポート内容などを書いてもらうようにします。
選ぶときの基準
どのような基準で選ぶのかを書きます。
価格、わかりやすさ、これまでに似た仕事をした経験、サポート、使いやすさなど、重視する点を伝えます。
初心者が間違えやすいポイント
RFPは、使い方を間違えると相手に伝わりにくくなります。
ここでは、初心者が間違えやすいポイントを紹介します。
RFPは完成した設計書ではない
RFPは、完成した設計書ではありません。
「何を作るか」をすべて細かく決める文書ではなく、「何をしたいか」を相手に伝えて提案をもらうための文書です。
価格だけを見る文書ではない
RFPは、価格だけを比べるための文書ではありません。
進め方、使いやすさ、サポート、説明のわかりやすさなども比べるために使います。
テンプレートをそのまま使えばよいわけではない
RFPのテンプレートは便利です。
ただし、そのまま使うだけでは、自社の目的や困りごとが伝わらないことがあります。必要に応じて、内容を書き直すことが大切です。
SOWと同じものだと思わない
RFPとSOWは、どちらも仕事を依頼するときに関係する文書です。
ただし、RFPは提案をもらうための文書です。SOWは、作業の範囲を確認するための文書です。
RFPについてよくある質問
RFPとは何ですか？
RFPとは、外部の会社から提案をもらうために出す文書です。
日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。システム開発や新しいアプリの導入でよく使われます。
RFPは誰が作るものですか？
多くの場合、仕事を依頼する側が作ります。
ただし、社内の担当者だけで作るのが難しい場合は、外部の会社に作成を手伝ってもらうこともあります。
RFPと提案書は同じですか？
同じではありません。
RFPは、依頼する側が出す文書です。提案書は、依頼を受けた側が出す文書です。
RFPと要件定義書はどちらが先ですか？
多くの場合は、RFPが先です。
RFPで提案をもらい、その後に作る内容を細かく決めます。その細かく決めた内容をまとめるものが要件定義書です。
ただし、大きなプロジェクトでは、発注する側が先に要件定義書を作り、RFPと一緒に渡すこともあります。
RFPとSOWの違いは何ですか？
RFPは、外部の会社に提案をお願いするための文書です。
SOWは、どこからどこまでの作業をするのかを確認するための文書です。
かんたんに言うと、RFPは「提案してください」、SOWは「この範囲で作業します」という文書です。
RFPにテンプレートは必要ですか？
テンプレートはあると便利です。
ただし、テンプレートをそのまま使うだけでは不十分なことがあります。自社の目的や困りごとに合わせて直すことが大切です。
まとめ：RFPとは、よい提案をもらうための提案依頼書
RFPとは、システム開発や新しいアプリの導入を外部に依頼するときに、目的や条件をまとめて伝える提案依頼書です。
RFPを用意すると、複数の会社から提案をもらいやすくなります。また、価格だけでなく、進め方やサポート内容も比べやすくなります。
RFIは情報を集めるための文書、RFQは見積もりをもらうための文書です。SOWは、作業の範囲を確認するための文書です。
RFPは「提案してください」と依頼する文書です。SOWは「この範囲で作業します」と確認する文書です。
RFPを文字に残しておくと、あとから内容を確認しやすくなります。そのため、会社同士の認識をそろえ、トラブルを防ぐ助けにもなります。
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